企業(yè)無(wú)紙化辦公平臺(tái)

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 　　在提倡環(huán)保低碳的現(xiàn)代社會(huì)，無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為潮流。無(wú)紙化辦公不僅環(huán)保而且方便。如何在企業(yè)中推行無(wú)紙化辦公需要深層的思考解決。

　　一、無(wú)紙化辦公的現(xiàn)實(shí)意義

　　(一)隨時(shí)隨地處理公務(wù)，提高辦公效率。公文對(duì)于電子化審批的相關(guān)功能，基本上可以確保審批同步化，也就是當(dāng)天提交申請(qǐng)，當(dāng)天就可以完成審批，還能避免一文多投等現(xiàn)象，提高公文流轉(zhuǎn)的審批速度。并且文件查找快，在查找某一文件時(shí)只要在計(jì)算機(jī)的共享資源中輸查找文件題目或關(guān)鍵詞就能快速完成查找。網(wǎng)絡(luò)的傳輸速度快，傳播面廣，能精確快速進(jìn)行數(shù)字計(jì)算并且不受地點(diǎn)時(shí)間的限制等。主要是基于內(nèi)部的局域網(wǎng)，在采用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)后，擺脫時(shí)間與地點(diǎn)限制，隨時(shí)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的共享與協(xié)同。

　　(二)降低消耗節(jié)省人力，節(jié)約辦公成本。一方面是能削減人力資源開(kāi)支。大部分的機(jī)關(guān)內(nèi)部均配備復(fù)印室，在進(jìn)行無(wú)紙化辦公之后，這部分的人力資源就會(huì)得到釋放。伴隨電子文件增多也將促使各個(gè)部門(mén)在對(duì)大量文件的處理問(wèn)題上能夠節(jié)約大量的人力與空間。無(wú)紙化辦公，將紙質(zhì)文件被電子文件所取代，造成紙質(zhì)文件大大減少，也會(huì)大幅度減少打印等辦公耗材的相關(guān)費(fèi)用。

　　(三)規(guī)范辦公流程，排除安全隱患。無(wú)紙化辦公可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)的方式進(jìn)行傳送，并可以準(zhǔn)確記載閱讀與批示時(shí)間以及內(nèi)容。這可以責(zé)任明確，權(quán)限分明，查有所依，杜絕推脫，保證及時(shí)反應(yīng)。另外，各個(gè)部門(mén)可以通過(guò)電腦來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的交流，領(lǐng)導(dǎo)者也能夠通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)于各個(gè)用戶的終端工作內(nèi)容來(lái)監(jiān)督，必要的時(shí)候能夠?qū)ζ溥M(jìn)行相應(yīng)控制。

　　(四)公開(kāi)行政事務(wù)，提升服務(wù)水平。開(kāi)展無(wú)紙化辦公，一方面可以更好的加快行政化審批和收費(fèi)相關(guān)事項(xiàng)的辦公速度。群眾可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)對(duì)項(xiàng)目在辦理時(shí)所需手續(xù)進(jìn)行了解，并能直接的填報(bào)相關(guān)性資料，縮短審批與辦理的流程;另一個(gè)方面，市民與政府領(lǐng)導(dǎo)以及基層間增加一條快速又便捷的溝通通道，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)市民能及時(shí)的了解政府工作的中心，動(dòng)態(tài)和政策文件，政府也可以知道群眾中亟需解決的問(wèn)題，及時(shí)的了解百姓的生活，能更好地改善民生問(wèn)題。

　　(五)節(jié)能低碳，保護(hù)環(huán)境。低碳辦公即是指在節(jié)約相關(guān)能源的前提下的辦公，減少污染物的產(chǎn)生以及排放，可以回收并利用這些產(chǎn)品。無(wú)紙化辦公是進(jìn)行低碳辦公的一個(gè)主要渠道，無(wú)需紙張不僅能夠節(jié)省制造原材料，還可以避免造紙工業(yè)對(duì)于水資源等等環(huán)境的污染。除此，紙質(zhì)的文件打印和印刷所需碳粉和油墨等材料的生產(chǎn)與使用也能造成環(huán)境的污染。所以無(wú)紙化辦公做到了節(jié)能和減排。

　　二、無(wú)紙化辦公的現(xiàn)狀及難以實(shí)現(xiàn)的原因

　　(一)積習(xí)難改，始終無(wú)人重視。傳統(tǒng)的手工公文處理方式已經(jīng)運(yùn)行了幾十年，有一套完善的制度和行之有效的方法，辦公人員也習(xí)慣了這種公文處理模式，在人們的傳統(tǒng)觀念中，“白紙黑字”具有一定的權(quán)威性，是真實(shí)可信的，特別是領(lǐng)導(dǎo)批示或簽字，大多數(shù)人都認(rèn)為網(wǎng)絡(luò)是虛擬的，缺乏真實(shí)性和無(wú)證據(jù)可查性。另外不少人認(rèn)為閱讀紙上的東西比較容易放松，而且不受網(wǎng)絡(luò)條件的限制，書(shū)面的東西便于攜帶。所以，要一下子改變?cè)械墓ぷ鞣绞胶土?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)處理公文，確實(shí)會(huì)在一部分辦公人員特別是領(lǐng)導(dǎo)之間產(chǎn)生疑問(wèn)和抵觸情緒。

　　(二)系統(tǒng)未統(tǒng)一，單位之間的協(xié)調(diào)不夠。一個(gè)安全、高效、易用的軟件平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公的重要保障。目前財(cái)政、稅務(wù)部門(mén)等條管單位的業(yè)務(wù)處理方面雖然已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，但是文件收發(fā)等日常辦公運(yùn)轉(zhuǎn)方面就很少有統(tǒng)一的辦公系統(tǒng)了。所以要實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化或無(wú)紙化首先要有一個(gè)共同的、高度的安全的、操作方便簡(jiǎn)單的、相對(duì)獨(dú)立的辦公平臺(tái)。這也是當(dāng)前辦公自動(dòng)化建設(shè)中最突出的問(wèn)題。

　　三、環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公的推廣實(shí)施

　　(一)企業(yè)工作人員應(yīng)對(duì)環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公予以充分重視。由于受傳統(tǒng)辦公模式的影響，企業(yè)工作人員認(rèn)為白紙黑字的書(shū)面辦公形式更加可靠，而對(duì)于自動(dòng)化、現(xiàn)代化的無(wú)紙化辦公模式則抱有懷疑的態(tài)度。對(duì)于此，可以將電子筆跡技術(shù)應(yīng)用到無(wú)紙化辦公中，使得文件簽名內(nèi)容不可更改、安全并保證其來(lái)源的真實(shí)性。這對(duì)于轉(zhuǎn)變企業(yè)工作人員對(duì)于無(wú)紙化辦公不信賴(lài)的態(tài)度有著很大的作用。只有消除企業(yè)工作人員對(duì)無(wú)紙化辦公的疑慮，使企業(yè)工作人員對(duì)于無(wú)紙化辦公予以充分的理解和認(rèn)同，認(rèn)識(shí)到無(wú)紙化辦公的重要性，并積極的進(jìn)行無(wú)紙化辦公宣傳教育活動(dòng)，才能使環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公真正得以實(shí)現(xiàn)、落實(shí)到位。

　　(二)環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公人才的培養(yǎng)。通過(guò)培訓(xùn)，使企業(yè)工作人員的專(zhuān)業(yè)水平及素質(zhì)得以提高，充分掌握無(wú)紙化辦公所必需的相關(guān)知識(shí)和技能，從而使環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公得以全面、深入的實(shí)施。同時(shí)，對(duì)企業(yè)員工進(jìn)行相關(guān)方面的培訓(xùn)，以及無(wú)紙化辦公形式的全面深入實(shí)施，對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化、科技化的發(fā)展也有著重要的意義。

　　(三)環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公要建立安全保密系統(tǒng)。建立安全保密系統(tǒng)對(duì)于環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公的實(shí)施有著重要的意義及作用。建立企業(yè)內(nèi)部專(zhuān)用局域網(wǎng)絡(luò)，限制使用外聯(lián)網(wǎng)，對(duì)于企業(yè)文件及資料的保密工作起著積極的保護(hù)作用。同時(shí)，要加強(qiáng)辦公各環(huán)節(jié)之間銜接的管理，確保各項(xiàng)工作分配到崗、責(zé)任落實(shí)到人。加強(qiáng)安全保密系統(tǒng)的管理，確保企業(yè)資料安全性，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。

　　(四)加強(qiáng)對(duì)環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公的技術(shù)支持。企業(yè)在無(wú)紙化辦公中不但要保證企業(yè)資料及信息的安全性、穩(wěn)定性及保密性，同時(shí)也應(yīng)與無(wú)紙化辦公技術(shù)的不斷創(chuàng)新及發(fā)展保持同步，以確保企業(yè)無(wú)紙化辦公技術(shù)的實(shí)時(shí)性，對(duì)企業(yè)信息及資源提供最大限度的保護(hù)，使無(wú)紙化辦公得以切實(shí)高效地施行，服務(wù)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。

　　(五)對(duì)環(huán)保高效之無(wú)紙化力公提供資金支持。保證對(duì)無(wú)紙化辦公所需的設(shè)施、技術(shù)、人才培訓(xùn)等方面資金的投入，是企業(yè)開(kāi)展環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公的先決條件和物質(zhì)基礎(chǔ)。企業(yè)對(duì)于無(wú)紙化辦公的投資，是企業(yè)走向現(xiàn)代化、科技化的必要手段，是保證企業(yè)不斷發(fā)展壯大的基本條件。因此，企業(yè)對(duì)環(huán)保高效之無(wú)紙化辦公提供必要的資金支持具有十分重要的意義