完善企業(yè)內(nèi)部控制，適應(yīng)ERP管理要求

[關(guān)鍵詞：內(nèi)控流程,業(yè)務(wù)流程,ERP管理]

ERP實(shí)施后，管理層次和業(yè)務(wù)流程都發(fā)生了很大的變化，我們需要從以下幾個(gè)方面來完善內(nèi)控體系，使之更好地符合新的控制環(huán)境，適應(yīng)ERP管理的需要。

我們應(yīng)該對現(xiàn)有內(nèi)控流程進(jìn)行重新梳理、分類

從內(nèi)控具體流程角度來分析，ERP實(shí)施后，對現(xiàn)有內(nèi)控流程的影響分為三類：一類是影響很少或幾乎沒有影響內(nèi)控流程。這主要是指非集成業(yè)務(wù)流程，如貨幣資金、合同管理、財(cái)務(wù)報(bào)告等流程；另一類是影響較大的內(nèi)控流程。這主要指集成業(yè)務(wù)流程，如采購、銷售、修理費(fèi)、人工成本等涉及到跨部門的業(yè)務(wù)流程；第三類是原來沒有現(xiàn)在需要新增的內(nèi)控流程。如信息系統(tǒng)操作權(quán)限方面的相關(guān)流程。

1．對第一類流程，我們可以繼續(xù)沿用既定的控制點(diǎn)，同時(shí)根據(jù)信息化的特點(diǎn)對電子檔案的保存方式做適當(dāng)調(diào)整。

2．對第二類流程，就需要根據(jù)ERP流程的中的相關(guān)業(yè)務(wù)點(diǎn)刪除已經(jīng)合并或取消的控制點(diǎn)，增加與新業(yè)務(wù)點(diǎn)相對應(yīng)的控制點(diǎn)。以修理費(fèi)流程為例，在ERP系統(tǒng)中，修理材料的入賬由原來財(cái)務(wù)根據(jù)料單手工人賬變更為由物資裝備部門根據(jù)車間提報(bào)、設(shè)備部門審批的物資計(jì)劃直接發(fā)料到維修工單，形成費(fèi)用；同樣，修理勞務(wù)也由財(cái)務(wù)經(jīng)設(shè)備部門審核，審計(jì)部門審定的決算書、發(fā)票入賬，變更為直接由設(shè)備管理部門根據(jù)審核、審定后的決算書、發(fā)票執(zhí)行ERP中的“收貨”操作，形成修理費(fèi)用。因此，該流程的控制點(diǎn)“修理費(fèi)用的確認(rèn)與核算”就應(yīng)該做出較大的改動(dòng)，將原流程描述為“各級財(cái)務(wù)部門根據(jù)審定后的工程結(jié)算書或其他報(bào)銷原始單據(jù)，結(jié)合修理預(yù)算，審核并編制會計(jì)憑證，經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核無誤后登記入賬”的責(zé)任部門為“設(shè)備管理部門”，執(zhí)行業(yè)務(wù)改為“收貨并生成相應(yīng)集成憑證”，復(fù)核責(zé)任人為“設(shè)備管理部門負(fù)責(zé)人”，并可增加由財(cái)務(wù)部門復(fù)核的條款。經(jīng)過修改，該流程的控制點(diǎn)才能與實(shí)際業(yè)務(wù)達(dá)到一致，真正起到明確責(zé)任、控制風(fēng)險(xiǎn)的作用。

3．對于第三類流程，比較具有代表性的就是ERP系統(tǒng)權(quán)限管理業(yè)務(wù)。目前雖然內(nèi)控制度中沒有增加相應(yīng)的流程，但外部審計(jì)機(jī)構(gòu)的內(nèi)控穿行測試已經(jīng)把該流程作為重點(diǎn)項(xiàng)目，可見ERP權(quán)限管理的重要性已經(jīng)越來越得到關(guān)注和重視。在原先只有財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)的管理?xiàng)l件下，權(quán)限管理的范圍較窄，只是對財(cái)務(wù)人員錄入憑證、查詢賬簿、編制報(bào)表等業(yè)務(wù)的操作進(jìn)行控制；在ERP系統(tǒng)中，若干可操作的事務(wù)碼構(gòu)成了一個(gè)具體的“角色”，一個(gè)“角色”就對應(yīng)著企業(yè)現(xiàn)實(shí)中一個(gè)具體的崗位，它涉及到企業(yè)方方面面的業(yè)務(wù)，貫穿了各個(gè)管理層次和業(yè)務(wù)部門，涉及的人員也就廣泛得多；同時(shí)，透過權(quán)限和角色的設(shè)置，可以清晰地掌握每個(gè)崗位、每個(gè)具體操作人員的業(yè)務(wù)職能，有助于更好的設(shè)置不相容崗位，或及時(shí)發(fā)現(xiàn)某崗位賦予的權(quán)限不合理的問題。因此，增加權(quán)限管理業(yè)務(wù)流程，在ERP管理模式下是非常有必要的。具體控制點(diǎn)可以從以下幾個(gè)方面來設(shè)置：角色的設(shè)計(jì)、角色與崗位的對應(yīng)、角色的具體分配、權(quán)限的管理等。每一個(gè)大的控制點(diǎn)都應(yīng)該明確業(yè)務(wù)流程和具體執(zhí)行、審批和復(fù)核的部門和責(zé)任人。如角色的設(shè)計(jì)，先由ERP各模塊關(guān)鍵用戶根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)角色和企業(yè)實(shí)際進(jìn)行設(shè)計(jì)，再由模塊負(fù)責(zé)人復(fù)核，業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批確定；設(shè)計(jì)好的角色提交到信息管理部門，由其權(quán)限管理負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人層層審批后，最終由權(quán)限管理人員在系統(tǒng)中配置。通過補(bǔ)充類似的流程，我們就能對ERP系統(tǒng)帶來的新的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行較好的防范與控制。

進(jìn)一步加強(qiáng)會計(jì)、業(yè)務(wù)和信息檔案的管理工作

針對ERP運(yùn)行中大量紙質(zhì)單據(jù)不再使用、數(shù)據(jù)流直接在系統(tǒng)中體現(xiàn)給內(nèi)控帶來的不利影響，我們應(yīng)該重視各種檔案的保留、存檔，包括集成憑證及單據(jù)的裝訂、數(shù)據(jù)庫備份等。另外還應(yīng)根據(jù)權(quán)限和管理的要求增加一些書面檔案。ERP系統(tǒng)的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是每一個(gè)操作都會在系統(tǒng)中留下痕跡。如編制會計(jì)憑證，ERP系統(tǒng)無法對編制錯(cuò)誤的憑證進(jìn)行更改，只能通過沖銷錯(cuò)誤憑證并錄入新憑證的方法來改正但可以對憑證抬頭數(shù)據(jù)如附件張數(shù)、摘要等相對次要的內(nèi)容進(jìn)行更改，但更改時(shí)也會在系統(tǒng)中記錄更改的時(shí)間、內(nèi)容及操作人員的用戶名；又如成本中心主數(shù)據(jù)、內(nèi)部訂單主數(shù)據(jù)、分配和分?jǐn)傃h(huán)等重要數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與更改等都會在系統(tǒng)中留下痕跡，因此，對這些創(chuàng)建和更改除嚴(yán)格權(quán)限控制外，其相關(guān)信息也應(yīng)該形成紙質(zhì)文檔并作為檔案留存，以防止隨意更改、影響會計(jì)核算一貫性并可明確相關(guān)責(zé)任。

加強(qiáng)內(nèi)控流程負(fù)責(zé)人員和審計(jì)人員ERP系統(tǒng)應(yīng)用的培訓(xùn)

這是非常重要的一項(xiàng)內(nèi)容。內(nèi)控流程的負(fù)責(zé)人員、審計(jì)人員只有全面掌握了ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)、各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的查詢方法、某項(xiàng)業(yè)務(wù)在ERP中的流程、可能產(chǎn)生錯(cuò)誤或舞弊的業(yè)務(wù)點(diǎn)，才能有針對性地完善內(nèi)控流程、發(fā)現(xiàn)存在的問題。這就不僅要求上述人員“會用”ERP，還要求他們“精通”ERP，否則內(nèi)控管理、測試工作根本無法有效地開展。綜上所述，ERP作為控制環(huán)境的一部分，深刻影響著各個(gè)控制要素，為企業(yè)內(nèi)部控制提供更強(qiáng)有力的技術(shù)支持，帶來一些新的控制方法，但同時(shí)企業(yè)內(nèi)部控制也隨著會計(jì)信息的應(yīng)用出現(xiàn)許多新問題，實(shí)現(xiàn)信息化后，企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)節(jié)、控制點(diǎn)以及風(fēng)險(xiǎn)特征都會有所變化，因而相應(yīng)的對企業(yè)內(nèi)部控制體系就要提出更多更高的要求，而這一過程也是完善企業(yè)內(nèi)控的必由之路。我們應(yīng)該充分利用ERP下新的控制手段，同時(shí)通過完善內(nèi)控體系應(yīng)對ERP帶來的新的風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)的管理水平，為企業(yè)發(fā)展筑牢根基。

發(fā)布：2007-03-14 11:26 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

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