社交網(wǎng)站向ERP滲透

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

IT產(chǎn)業(yè)正在發(fā)生一場(chǎng)變革，這場(chǎng)變革由蘋果、谷歌和Facebook等電子產(chǎn)品或互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)供應(yīng)商驅(qū)動(dòng)，它們讓人們對(duì)應(yīng)用軟件有了新的需求。很長(zhǎng)時(shí)間以來，人們對(duì)應(yīng)用軟件的需求是，要么能夠幫助人們解決業(yè)務(wù)問題，要么完成指定的交易或者管理業(yè)務(wù)進(jìn)程。而如今，人們希望除此之外，應(yīng)用軟件還能支持用戶相互交流，而且是像在Facebook上那樣以一種互動(dòng)的方式進(jìn)行，還希望能集成有像Google一樣功能強(qiáng)大的搜索引擎，并且能像iPad一樣操作簡(jiǎn)單、直觀。

事實(shí)上，今天大多數(shù)企業(yè)的員工都已經(jīng)在使用各種各樣具有上述功能的Web 2.0工具進(jìn)行溝通?，F(xiàn)在的問題是，這些溝通大都發(fā)生在企業(yè)IT系統(tǒng)之外，企業(yè)的安全策略或者安全系統(tǒng)對(duì)此沒有任何控制。為此，一些商業(yè)軟件的供應(yīng)商開始設(shè)法把自己的軟件直接和各種在線工具（如Twitter或Facebook）進(jìn)行整合，不過要想真正安全而且高效地發(fā)揮這些工具的作用，最好的辦法還是讓ERP和其他企業(yè)級(jí)軟件能提供與這些流行的在線工具類似的功能。這既有助于改善企業(yè)內(nèi)部溝通的效率，同時(shí)也可把發(fā)生erp系統(tǒng)以外的交易重新納入到ERP系統(tǒng)中來。

改進(jìn)IT系統(tǒng)安全的需要

ERP解決方案的一個(gè)重要特性（或者說要求）是保證企業(yè)數(shù)據(jù)和系統(tǒng)本身的安全，辦法之一是嚴(yán)格控制對(duì)數(shù)據(jù)的訪問，同時(shí)，ERP系統(tǒng)還通過限制企業(yè)中哪些人可以進(jìn)行哪些操作或者完成哪些流程并對(duì)此進(jìn)行跟蹤和審計(jì)來保證數(shù)據(jù)和系統(tǒng)的安全。

如果某項(xiàng)技術(shù)或某個(gè)人規(guī)避了ERP系統(tǒng)，那么ERP系統(tǒng)所具有的這些安全性就都失效了，而把具有社交網(wǎng)站功能的Enterprise 2.0功能集成到ERP中，將能充分利用ERP系統(tǒng)本身所固有的安全性。因?yàn)镕acebook、Twitter等社交媒體以及各種即時(shí)消息服務(wù)在安全性上距離現(xiàn)代的ERP系統(tǒng)還有不小的差距。如果企業(yè)的高管人員使用這些公共工具討論一些比較敏感的問題，無(wú)疑會(huì)增加企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

而且，使用Facebook、Twitter這樣的社交媒體還可能無(wú)法保證一些關(guān)鍵和有可能給企業(yè)造成損害的信息不被未經(jīng)授權(quán)的人讀取。不僅如此，那些依照法律和規(guī)范要求必須保密的內(nèi)容也可能處于危險(xiǎn)之中。使用免費(fèi)的公共社交媒體另一個(gè)風(fēng)險(xiǎn)是，這些社交媒體所采用的技術(shù)可能會(huì)改變，這樣企業(yè)保存在這些社交媒體上的數(shù)據(jù)可能有一天會(huì)無(wú)法使用。

有利于知識(shí)庫(kù)的建立

讓ERP平臺(tái)具有社交媒體的功能還能確保員工使用Web 2.0工具（如即時(shí)消息或維基等）時(shí)不會(huì)離開他們的工作平臺(tái)，這有助于提高工作效率。通常，類似Enterprise 2.0這樣直觀的通信工具可能吸引員工更積極地關(guān)注企業(yè)內(nèi)所最新發(fā)生的一切，即使當(dāng)他們不在辦公室時(shí)也是如此。同時(shí)，也減少員工使用其他同類工具的可能。而且，直觀的企業(yè)2.0工具還可以讓員工們更有可能與他人分享信息，把更多的知識(shí)融入到ERP解決方案中。

雖然有些國(guó)家提出要延遲員工退休時(shí)間，但目前的總體趨勢(shì)仍然是，在大多數(shù)國(guó)家適齡的勞動(dòng)力人數(shù)實(shí)際是在減少。這一趨勢(shì)給一些行業(yè)帶來很大沖擊，尤其是包括公用事業(yè)、工藝制造以及其他一些復(fù)雜的工程密集型行業(yè)所受到的沖擊比其他行業(yè)更大。而支持Enterprise 2.0的ERP則可以在一定程度上為這些企業(yè)提供幫助，幫助這些企業(yè)捕獲和保留一些高級(jí)人才、專家以及專業(yè)技術(shù)人員的知識(shí)，否則它們可能就會(huì)白白流失。

用維基記錄流程變化

“精益（Lean）”有一個(gè)始終堅(jiān)持的也是很基本的原則，就是記錄下隨時(shí)間推移而發(fā)生的所有變化。由于組織內(nèi)的流程和各種實(shí)踐活動(dòng)隨著時(shí)間的變化會(huì)發(fā)生變化，因此有必要記錄當(dāng)時(shí)的事情是如何做、為什么那么做以及由此產(chǎn)生的結(jié)果。

通過構(gòu)造一個(gè)類似維基（Wiki）這樣的軟件文檔記錄工具，不僅可能記錄下ERP軟件是如何被使用的，同時(shí)還可以記錄下使用它的流程。同時(shí)，維基這種格式還能自動(dòng)地記錄流程的變化：只要流程發(fā)生改變，維基就自動(dòng)更新，這也就記錄了流程發(fā)生變化的時(shí)間和發(fā)生了哪些變化以及隨之而來的結(jié)果。

維基還可以減少查找信息的難度，有助于快速?zèng)Q定在某些特殊的情況下所要采取的最佳處理辦法。同時(shí)，也有助于對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，幫助他們迅速掌握ERP的使用，使得新員工更快地成長(zhǎng)。

如何選擇合適的ERP

一旦已經(jīng)確定Web 2.0對(duì)你的企業(yè)非常有價(jià)值，那么在正式選擇支持Web 2.0的ERP產(chǎn)品之前有幾個(gè)因素要考慮。

毫無(wú)疑問，最重要的考慮因素是集成性。如果社交媒體功能無(wú)法與ERP平臺(tái)非常緊密地集成，那么就無(wú)法發(fā)揮Web 2.0的優(yōu)點(diǎn)。同時(shí)，這種集成還必須是雙向的。既需要能夠快速找出談話內(nèi)容以及其他社交媒體中的數(shù)據(jù)，從而可以快速地明確誰(shuí)對(duì)誰(shuí)說了什么以及何時(shí)說的；同時(shí)，也需要能自由地把應(yīng)用軟件中的任何對(duì)象與社交媒體中的對(duì)話聯(lián)系起來。比如，當(dāng)員工在討論客戶訂單時(shí)，軟件能自動(dòng)地把訂單和這個(gè)對(duì)話聯(lián)系起來，同樣，在查詢某個(gè)客戶的發(fā)票時(shí)，軟件可以直接把客戶信息與這個(gè)對(duì)話聯(lián)系起來。

與應(yīng)用軟件全面的集成非常重要的另一個(gè)原因在于，它能確保員工真正看清公司是如何運(yùn)作的以及事情是如何發(fā)生的。當(dāng)像對(duì)話和維基這些非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)直接嵌入了員工的工作環(huán)境中以后，公司就能成為一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，能以一種可執(zhí)行的模式吸收和保留高級(jí)經(jīng)理、一般管理者以及普通員工的智慧和各種知識(shí)。

還有一個(gè)同樣重要的考慮因素是，要確保嵌入Web 2.0功能的ERP產(chǎn)品能同時(shí)支持社交媒體的兩種溝通類型，即實(shí)時(shí)交流和非實(shí)時(shí)交流。實(shí)時(shí)交流就是實(shí)時(shí)發(fā)生的通信，如即時(shí)消息、聊天、IP電話及其他類似方式；非實(shí)時(shí)交流則主要指允許用戶有“時(shí)間差”的工具，如維基、博客和留言板等。每一個(gè)工具分別適用于不同的情況。通常情況下，如果希望立即得到答案，人們首先會(huì)針對(duì)一到兩個(gè)人使用實(shí)時(shí)交流方式，如果問題沒有得到解決或解決得不夠徹底，就會(huì)使用非實(shí)時(shí)的方式向更多的人廣播他的請(qǐng)求，希望得到組織內(nèi)其他人的幫助和意見。

最有用的溝通工具應(yīng)該允許用戶與任何一個(gè)要聯(lián)系的客戶或者供應(yīng)商（無(wú)論他是系統(tǒng)內(nèi)的還是系統(tǒng)外的）進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通。這一溝通是基于一個(gè)可定制的聯(lián)系卡進(jìn)行的。只要之前曾有過溝通和對(duì)話，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)建立起這樣一個(gè)聯(lián)系卡。這一功能非常重要，比如，正在與某個(gè)客戶討論訂單時(shí)，過去關(guān)于這個(gè)訂單的所有交流都清楚地顯示在屏幕上，這將極大地提高對(duì)客戶需求的響應(yīng)能力，提高客戶的滿意度。

ERP中的非實(shí)時(shí)通信功能非常適合有問題但并不想馬上得到答案的情形。比如，組織中很多人就某一主題提出自己的想法，或在某個(gè)時(shí)期內(nèi)共同對(duì)文件進(jìn)行修改。此類溝通工具非常類似于Facebook，你可以就剛剛購(gòu)買的一個(gè)新智能手機(jī)發(fā)表看法或者就如何對(duì)這個(gè)手機(jī)進(jìn)行配置發(fā)出請(qǐng)求。你的那些精通技術(shù)的朋友、那些想要展示自己知識(shí)的人以及其他樂意助人的人都可以為你提供具體而詳細(xì)的幫助。

另一個(gè)殺手級(jí)的非實(shí)時(shí)通信形式是像維基那樣用于提供幫助說明的結(jié)構(gòu)，它允許用戶通過自動(dòng)化的工作流程對(duì)幫助文本進(jìn)行修改和補(bǔ)充。這有助于組織成為一個(gè)學(xué)習(xí)型組織，其最為直接和現(xiàn)實(shí)的意義是讓組織從過去的失敗中吸取教訓(xùn)，以避免再次犯同樣的錯(cuò)誤。而且，如前所述，使用維基來記錄組織中的流程也可以支持記錄流程的變化。

毫無(wú)疑問，社交媒體工具在溝通方面是非常有效的工具。然而，有人認(rèn)為它們的功能可能過于強(qiáng)大了，以至于很多公司禁止在企業(yè)網(wǎng)中訪問Facebook這樣的網(wǎng)站。而現(xiàn)在是時(shí)候重新評(píng)估社交媒體工具的作用，最好的辦法不應(yīng)是一味地禁止，而應(yīng)該是在企業(yè)軟件內(nèi)提供這些功能。作為公司內(nèi)部的運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)，ERP是社交媒體工具進(jìn)入企業(yè)的自然入口。而且，Web 2.0的功能還能提高ERP系統(tǒng)的利用率，給管理人員和高層經(jīng)理們提供更多、質(zhì)量更高的信息。同時(shí)，還能消除因員工圖方便而使用公共社交媒體網(wǎng)站帶來的潛在風(fēng)險(xiǎn)以及對(duì)生產(chǎn)力的影響。

對(duì)于社交媒體工具的使用，最好的辦法不應(yīng)是一味地禁止，而應(yīng)該是在企業(yè)軟件內(nèi)提供這些功能。