進銷存的財務(wù)軟件

一、ERP 系統(tǒng)的實施過程

　　(一)ERP 財務(wù)管理模塊內(nèi)容包括：財務(wù)核算層面、財務(wù)管理層面和財務(wù)報表三部分。

　　1. 財務(wù)核算層面包括：總賬會計、應(yīng)付會計、應(yīng)收會計、資產(chǎn)會計、貸款管理和資金管理。通過核算系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的有效集成，實現(xiàn)規(guī)范、及時、準確的財務(wù)核算。

　　2. 財務(wù)管理層面包括：成本中心會計、利潤中心會計、獲利能力分析、內(nèi)部訂單會計、基金管理會計。這一層面是借助系統(tǒng)功能對核算數(shù)據(jù)進行加工、分類實現(xiàn)財務(wù)分析和管控功能。

　　3. 財務(wù)報表包括：ERP 自帶報表、ERP 開發(fā)報表以及報表分析。這一板塊對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行不同緯度報表統(tǒng)計和對比分析，提供決策依據(jù)。

　　(二)ERP 財務(wù)管理模塊實施策略

　　由于集團下屬的全資控股公司推廣單位眾多，所處行業(yè)復雜。為了更好的對各推廣單位的系統(tǒng)進行設(shè)計、實施，集團采用區(qū)域集中的方式，按照各單位的主要業(yè)務(wù)類型進行歸集劃分區(qū)域。在四個月內(nèi)完成實現(xiàn)人、財全覆蓋的 ERP 系統(tǒng)建設(shè)目標。

　　(三)ERP 財務(wù)管理模塊實施計劃

　　ERP 財務(wù)管理模塊實施計劃分為五個階段：分析與設(shè)計階段(組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)流程、藍圖研討與設(shè)計關(guān)鍵用戶系統(tǒng)操作培訓)、構(gòu)建與測試階段(系統(tǒng)構(gòu)建、單元測試、集成測試)、上線準備階段(最終用戶培訓、模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入、正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入)、系統(tǒng)上線與支持(系統(tǒng)上線)、數(shù)據(jù)清理階段

　　(數(shù)據(jù)清理方案、模板培訓、數(shù)據(jù)清理)。

　　二、ERP 系統(tǒng)的實施過程中存在的問題

　　(一)分析與設(shè)計階段：由各公司財務(wù)經(jīng)理及關(guān)鍵用戶設(shè)計自己的業(yè)務(wù)藍圖———確定組織機構(gòu)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、設(shè)定公司會計科目。這一階段是實施過程中的基礎(chǔ)跟重點，如果參與人員對公司的組織結(jié)構(gòu)了解不到位、對各項業(yè)務(wù)流程不夠熟悉、對公司財務(wù)會計科目使用不夠前瞻性，那么設(shè)計出來的業(yè)務(wù)藍圖將會漏洞百出，甚至嚴重影響到系統(tǒng)實施的效果。

　　(二)構(gòu)建與測試階段：該階段關(guān)鍵用戶參與培訓、單元測試和集成測試工作(培訓含理論培訓和系統(tǒng)操作培訓)。

　　1. 由于集團購買的 ERP 軟件是德國版本的，直譯過來的培訓教材晦澀難懂，不是我們所熟悉的財務(wù)通用語言，對

　　ERP 理論知識聽不懂、理解慢是普遍現(xiàn)象。

　　2. 培訓時間緊、培訓內(nèi)容多，對 ERP 理論知識沒有做到完全消化，累積的問題很多。

　　3. 培訓老師的財務(wù)知識有限，對 ERP 軟件系統(tǒng)的講解不夠?qū)I(yè)、不夠到位。這對培訓人員在理解 ERP 來說有一定的偏差。

　　4. 指導老師人員配備有限，參與培訓的公司及人員眾多，不能及時指導與答疑，培訓效率、效果沒有達到預期。

　　5. 在單元測試和集成測試階段，測試的內(nèi)容大多是 ERP 系統(tǒng)功能方面的，很少涉及公司自己相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容方面的測試，對系統(tǒng)正式上線的質(zhì)量造成一定的影響。

　　6. ERP 系統(tǒng)操作手冊內(nèi)容較粗，有些常用業(yè)務(wù)沒有涉及，如：貸款業(yè)務(wù)中沒有提前還款的內(nèi)容，無法達到使用效果，有待完善。

　　(三)上線準備階段(最終用戶培訓、模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入、正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入)

　　1. 最終用戶培訓時間為五天，時間短，強度大，效果不太理想。最終用戶對 ERP 系統(tǒng)僅是一知半解，無法達到獨立操作的程度，還需要進一步加強后續(xù)的培訓工作。

　　2. 模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入工作沒有做細，導致正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入時出現(xiàn)了較大的困難，如公司大部分資產(chǎn)是收購而來的，資產(chǎn)數(shù)據(jù)導入時如果按資產(chǎn)實際購買時間作為資本化的時間，那么資產(chǎn)折舊計提會出現(xiàn)嚴重的錯誤(折舊甚至出現(xiàn)負數(shù)，和實際不符)。

　　四)系統(tǒng)上線與支持階段(系統(tǒng)上線)

　　1. 正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入的當月即 ERP 系統(tǒng)正式上線，沒有一段時間的過渡期，以更好地熟悉 ERP 系統(tǒng)、適應(yīng) ERP 系統(tǒng)。對 ERP 系統(tǒng)上線的質(zhì)量也是很大的考驗。

　　2. 緊、任務(wù)急、強度大，公司其他最終用戶接受 ERP 系統(tǒng)的培訓也沒有到位，無法獨立操作 ERP 系統(tǒng)，正式上線的任務(wù)就落到了接收培訓的一兩個關(guān)鍵用戶身上，這對關(guān)鍵用戶而言是巨大的挑戰(zhàn)。

　　3. 務(wù)管理與人力資源系統(tǒng)集成：人力資源系統(tǒng)將人力成本數(shù)據(jù)傳送到財務(wù)管理系統(tǒng)，生成會計憑證，共享員工人事信息。公司人員關(guān)系復雜，涉及跨部門、跨公司，影響到人力資源系統(tǒng)錄入的數(shù)據(jù)信息與實際發(fā)生的人工成本產(chǎn)生差異，給財務(wù)部門核對數(shù)據(jù)和調(diào)整賬務(wù)帶來困難。

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　　三、ERP 系統(tǒng)實施過程中問題的對策

　　(一)分析與設(shè)計階段

　　在財務(wù)經(jīng)理及關(guān)鍵用戶人員確定組織機構(gòu)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、設(shè)定公司會計科目等業(yè)務(wù)藍圖過程中，需要公司有關(guān)領(lǐng)導嚴格把關(guān)，以保證公司業(yè)務(wù)藍圖的實際性、合理性、前瞻性。

　　(二)構(gòu)建與測試階段

　　1. 建議 ERP 軟件系統(tǒng)操作手冊由財務(wù)專業(yè)人員進行二次編寫，使用財務(wù)通用語言，讓 ERP 軟件系統(tǒng)更通俗易懂，讓接收培訓的最終用戶更好理解與吸收。

　　2. 建議聘請既懂財務(wù)專業(yè)知識又懂 ERP 軟件系統(tǒng)的老師來進行 ERP 軟件系統(tǒng)的培訓，這樣無論是講解，還是溝通、指導都要容易得多。

　　3. 建議完善 ERP 軟件系統(tǒng)操作手冊，操作步驟更細化，補充不完整的內(nèi)容，使操作路徑更清晰。

　　4. 建議 ERP 軟件系統(tǒng)操作培訓內(nèi)容應(yīng)多涵蓋公司自有業(yè)務(wù)，在測試過程中才能發(fā)現(xiàn)更多的問題和難點，以便關(guān)鍵用戶與培訓老師、軟件開發(fā)方及時溝通、及時解決問題。

　　(三)上線準備階段(最終用戶培訓、模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入、正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入)

　　1. 最終用戶是 ERP 軟件操作系統(tǒng)常用人員，建議對他們的培訓時間盡量充足一些，培訓內(nèi)容更系統(tǒng)一些;對最終用戶的培訓應(yīng)側(cè)重于系統(tǒng)實際操作而不是理論知識的學習;在培訓的過程中，應(yīng)由先接受過培訓的關(guān)鍵用戶從旁協(xié)助指導，以避免最終用戶在理解和操作上的誤區(qū)，起到事半功倍的效果。

　　2. 正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、導入之前的模擬數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入至關(guān)重要，是對數(shù)據(jù)導入真實場景的模擬，在這一步驟會真實反映出各種各樣的問題，問題暴露出來是好事，想辦法解決它就對了。建議模擬數(shù)據(jù)這一步驟不能省略，而且跟正式數(shù)據(jù)導入一樣要認真對待。模擬數(shù)據(jù)的順利與否直接決定了正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換的成功與否。

　　3. 正式數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入階段：數(shù)據(jù)模板由各企業(yè)關(guān)鍵用戶人員填寫提供，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入由系統(tǒng)維護人員老操作，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導入過程應(yīng)該設(shè)置審核控制環(huán)節(jié)，以合理保證數(shù)據(jù)導入的準確性、完整性，避免事后再來調(diào)整數(shù)據(jù)導入差錯。

　　(四)系統(tǒng)上線與支持階段(系統(tǒng)上線)

　　1.建議在系統(tǒng)正式上線之前先模擬上線三個月，此三個月為系統(tǒng)運行的過渡期，企業(yè)的關(guān)鍵用戶和最終用戶只有通過使用 ERP 系統(tǒng)，才能真正了解、熟悉 ERP 系統(tǒng)，對使用過程中遇到的問題才具備相應(yīng)的反映能力、處理能力。

　　1. 系統(tǒng)正式上線過程中，企業(yè)錄入的是自己的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，碰到的實際問題也很多，因系統(tǒng)維護人員是非專業(yè)財務(wù)人員，對提交的各種問題無法做到及時有效的解決、反饋，一定程度上影響了工作效率。建議集團公司建立一支自己的

　　ERP 系統(tǒng)專業(yè)運維隊伍，這支隊伍既熟練掌握 ERP 又懂財務(wù)專業(yè)知識，以更好服務(wù)于各企業(yè)。

　　2. 因人員關(guān)系的復雜性導致財務(wù)管理與人力資源系統(tǒng)集成產(chǎn)生的數(shù)據(jù)差異，建議負責人力資源系統(tǒng)的關(guān)鍵用戶針對自身的需求，及時與集團運維團隊、系統(tǒng)軟件開發(fā)方溝通，完善系統(tǒng)功能設(shè)計配置。

　　3. 系統(tǒng)正式上線后，新的問題會不斷暴露出來，有的涉及系統(tǒng)主數(shù)據(jù)，有的涉及報表，有的涉及業(yè)務(wù)流程，有的涉及操作問題，有的涉及功能配置問題。針對各企業(yè)的問題，建議集團運維團隊定期整理問題清單及問題解決方案，不斷完善

　　ERP 系統(tǒng)，并且定期發(fā)布相關(guān)信息，讓各企業(yè)共享。

　　4. 隨著 ERP 軟件系統(tǒng)正式取代用友財務(wù)軟件，財務(wù)業(yè)務(wù)流程也發(fā)生了變化，財務(wù)管理的模式也跟著發(fā)生變化，這對財務(wù)人員來說提出了更新、更高的要求：財務(wù)觀念的更新、財務(wù)思維的拓展、財務(wù)技能的提高。建議持續(xù)開展對財務(wù)人員的專業(yè)培訓，不斷提升專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。

　　四、ERP 系統(tǒng)的未來發(fā)展：財務(wù)管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)集成

　　1. 與資金管理信息系統(tǒng)集成，將資金管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)相關(guān)的會計憑證傳送到財務(wù)系統(tǒng);資金管理信息系統(tǒng)收付款信息傳送到財務(wù)系統(tǒng)，并關(guān)聯(lián)合同、項目信息，可進行合同、項目相關(guān)收付款信息;資金年、月、周計劃傳送到資金管理信息系統(tǒng);資金預算信息傳送到資金管理信息系統(tǒng);

　　2. 與全面預算系統(tǒng)接口，將預算編制結(jié)果傳遞到 ERP 系統(tǒng)，作為預算進行控制;

　　3. 與合并報表系統(tǒng)接口，將財務(wù)數(shù)據(jù)傳遞給合并報表系統(tǒng)，生成合并報表;

　　4. 與 ERP 系統(tǒng)集成，進行部分集成信息展示共享員工人事信息

　　5. 與郵件系統(tǒng)集成，以便發(fā)送業(yè)務(wù)及預警相關(guān)郵件