知識經(jīng)紀人－排除企業(yè)免費信息管理系統(tǒng)的軟障礙

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一、何謂知識經(jīng)紀人

在知識經(jīng)濟時代，許多大型企業(yè)都將知識管理（Knowledge Management）放到了企業(yè)戰(zhàn)略的高度。中國企業(yè)對于免費信息管理系統(tǒng)也不再陌生，不少企業(yè)也開始嘗試通過免費信息管理系統(tǒng)來提高企業(yè)的管理水平和盈利能力。免費信息管理軟件咨詢多年來一直在做企業(yè)免費信息管理系統(tǒng)的相關(guān)研究，發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理者在實踐過程中也有不少難題。比如知識共享不夠、知識使用不充分、知識創(chuàng)新不足等硬件設(shè)備、軟件系統(tǒng)之外的“軟障礙”，這些問題不但困擾了實施免費信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)的企業(yè)，也使不少新的企業(yè)嘗試者望而卻步。

這些軟障礙的解決，需要人們更多從企業(yè)文化的角度進行思考。企業(yè)采取某些變革策略與激勵措施，實踐中取得了很好效果。作為免費信息管理系統(tǒng)的一種制度安排的產(chǎn)物，知識經(jīng)紀人也將幫助企業(yè)快速的跳出上述問題的困擾，獲得免費信息管理系統(tǒng)帶來的巨大收益。

牛津英文字典對經(jīng)紀人（broker）是這樣解釋的：商業(yè)交易或談判的中間人，常見有證券經(jīng)紀人（bill broker）、典當商（pawnbroker）等。一般人們對經(jīng)紀人理解是：一群個人或組織，他們處于兩個以上相互并無聯(lián)系的人和組織之間，促成資源從富裕的地方流向稀缺的地方，他們的主要功能是將買者和賣者召集到一起，并幫助他們討價還價。常見的經(jīng)紀人包括貨物經(jīng)紀人、房地產(chǎn)經(jīng)紀人、保險經(jīng)紀人、公債經(jīng)紀人等。

顯而易見，知識經(jīng)紀人區(qū)別于其他經(jīng)紀人的特征在于“知識”。知識經(jīng)紀人（Knowledge broker，也有稱為Knowledge coordinator, Knowledge steward, facilitator, champion），指的是企業(yè)內(nèi)部致力于企業(yè)內(nèi)知識的創(chuàng)造、分享和傳播的那部分員工。知識經(jīng)紀人這個詞有時也被用于描述那些從事知識交易或與知識相關(guān)的服務(wù)的企業(yè)和個人，比較著名的有：加拿大的Interhealth致力于將本國的醫(yī)療專家資源展開國際化服務(wù)；世界銀行開發(fā)的知識評估（Knowledge Assesement）試用于多個國家；國際發(fā)展研究中心（IDRC）開發(fā)的Acacia項目幫助非洲國家獲取更多的信息和技術(shù)。本文主要探討的企業(yè)內(nèi)部的知識經(jīng)紀人如何幫助企業(yè)排除免費信息管理系統(tǒng)實踐中的“軟障礙”，從而快速獲取免費信息管理系統(tǒng)的收益。

二、企業(yè)免費信息管理系統(tǒng)實踐的軟障礙

知識共享不足

當企業(yè)實施免費信息管理系統(tǒng)項目后，硬件和軟件支撐的系統(tǒng)平臺基本搭建完畢，但隨之而來的問題是，知識庫中沒有足夠的各種形式的文檔構(gòu)成的知識，這個瓶頸問題不解決，企業(yè)的免費信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)形同虛設(shè)。企業(yè)員工知識共享不夠，是產(chǎn)生這種狀況的罪魁禍首。

企業(yè)員工不愿意分享他們的經(jīng)驗和知識，受到多重因素的影響。部分員工本身不具有分享的性格，他們往往不擅長人際交往，獨自埋頭工作。有些員工處理工作和生活的壓力；會感覺時間和精力不足，他們對于知識分享的態(tài)度常常趨于保守；企業(yè)員工分享知識的前提之一是成員彼此之間充滿強烈的愛、關(guān)懷、信任與承諾，如果信任不足，知識共享也將要舉步維艱；溝通和交流的渠道通常不是影響知識共享的主要因素，但在某些企業(yè)里，由于缺乏通常的溝通渠道，知識共享也無從談起；企業(yè)成員之間工作的關(guān)聯(lián)性決定了知識共享的必要性，如果員工之間在共同工作時，沒有彼此的依賴和影響，知識分享行為也很難產(chǎn)生。

知識使用不充分

當企業(yè)構(gòu)建了相對完備的免費信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)，并整合了不同崗位和員工的顯性和隱形知識后，第二個常見問題就出現(xiàn)了，這些知識被沉積起來得不到徹底的使用。企業(yè)知識庫成為一個免費信息管理系統(tǒng)項目產(chǎn)成品的象征物，員工對免費信息管理系統(tǒng)項目的熱情、對知識庫的熱衷也隨著時間的推移消失殆盡。

導(dǎo)致企業(yè)知識使用不充分的因素通常有：企業(yè)的知識文化沒有完全形成，員工遇到問題時不會從免費信息管理系統(tǒng)角度出發(fā)獲取解決的方法，而是按照固有的思維方式來工作；企業(yè)的知識體系不完整，不同部門、不同崗位的知識豐富程度不同，員工都需要的核心知識不足，員工都熟悉的知識冗余；免費信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)不太符合企業(yè)特點，使用不便捷；知識的儲存形式不規(guī)范，比如文檔類型（有紙質(zhì)文本、電子郵件、Word文檔、Excel文檔）繁多，員工很難有效的使用這些知識。

知識創(chuàng)新不夠

市場競爭的加劇時刻提醒企業(yè)必須通過創(chuàng)新來獲得競爭優(yōu)勢，免費信息管理系統(tǒng)應(yīng)該成為企業(yè)產(chǎn)品創(chuàng)新、市場創(chuàng)新、業(yè)務(wù)創(chuàng)新的助動器。企業(yè)需要重新對“創(chuàng)新”一詞進行重新定位。能給企業(yè)帶來價值的任何改善都是創(chuàng)新，這種改善可以是工作方式改善提高了效率，也可以是新的營銷方式促進了銷售業(yè)績。比較常見的企業(yè)創(chuàng)新，通常來自于某些員工的自我思索和判斷，這種創(chuàng)新具有隨機性，企業(yè)需要通過免費信息管理系統(tǒng)將創(chuàng)新變成一個常規(guī)的工作，源源不斷產(chǎn)生的創(chuàng)新在各個層面提高企業(yè)的經(jīng)營和管理水平。如何有效的從企業(yè)現(xiàn)有知識和資源中提取有價值的信息，為企業(yè)創(chuàng)新提供原動力，很多企業(yè)對此一籌莫展。

三、知識經(jīng)紀人的功能角色與組織方式

知識經(jīng)紀人在企業(yè)內(nèi)部的出現(xiàn)，能幫助企業(yè)排除上述免費信息管理系統(tǒng)實踐的常見“軟障礙”。下表展示了企業(yè)內(nèi)部知識經(jīng)紀人的功能角色。

表1：知識經(jīng)紀人在促進知識共享方面的功能角色

角色

應(yīng)對的問題

知識經(jīng)紀人的對策

1.信任培育者

缺乏信任

培育企業(yè)融洽的團隊氛圍；

降低員工之間知識的交易成本；

通過承諾來避免員工知識共享后的不確定性；

通過制度來避免投機主義者對知識的攫??；

2..渠道維護者

溝通渠道不足

建立不同級別員工的通常的溝通渠道

確立明確的溝通與反饋機制；

定期召開正式和非正式討論會；

3.工作設(shè)計者

工作無關(guān)聯(lián)

組建不同部門員工構(gòu)成的團隊展開工作；

員工在不同部門之間進行輪調(diào)

通過改變工作編制與設(shè)計，提高成員工作的互賴性；

4.引導(dǎo)者

性格因素

招募具備團隊合作、求知若渴且好為人師特點的員工；

通過知識分享的例行報告、定期會議、執(zhí)行的檢討報告等，促使團隊成員分享到相關(guān)的知識；

組織員工之間的相互培訓(xùn)；

表2：知識經(jīng)紀人在促進知識使用方面的功能角色

角色

應(yīng)對的問題

知識經(jīng)紀人的對策

1.知識整理者

使用不方便

規(guī)范企業(yè)知識的種類和命名規(guī)則；

梳理不同部門和崗位的特殊知識；

建設(shè)完備的知識地圖和搜索路徑；

2..知識收集者

缺乏相關(guān)知識

根據(jù)知識需求，在企業(yè)內(nèi)部和外部收集相關(guān)知識；

通過知識社區(qū)，獲取內(nèi)部員工的隱形知識；

根據(jù)知識需求，制作規(guī)范的知識產(chǎn)品；

3.知識促銷者

知識價值未知

企業(yè)知識庫的展示與使用培訓(xùn)；

知識使用心得交流與競技比賽；

4.制度設(shè)計者

無知識市場

設(shè)計員工知識貢獻的激勵制度；

制定企業(yè)內(nèi)部的知識產(chǎn)品定價和競價制度；

制定企業(yè)內(nèi)部知識產(chǎn)品的交易規(guī)則；

表3：知識經(jīng)紀人在促進知識創(chuàng)新方面的功能角色

角色

應(yīng)對的問題

知識經(jīng)紀人的對策

1.溝通者

無創(chuàng)新觸發(fā)點

安排不同部門的員工進行交流；

與企業(yè)各層員工進行溝通，發(fā)現(xiàn)問題；

整理員工對免費信息管理系統(tǒng)及系統(tǒng)的反饋；

2..創(chuàng)新者

沒有專人負責創(chuàng)新

收集員工在知識庫的零散建議；

根據(jù)特定問題，研究應(yīng)對策略；

3.創(chuàng)新培育者

沒有創(chuàng)新積極性

制定員工創(chuàng)新的激勵制度；

構(gòu)建松散興趣團隊，進行創(chuàng)新活動；

鼓勵并培育員工的創(chuàng)造性的工作作風；

4.創(chuàng)新實踐者

創(chuàng)新沒有實施

收集并評估創(chuàng)新點；

推薦創(chuàng)新點應(yīng)用到企業(yè)的相關(guān)部門或個人；

知識經(jīng)紀人在企業(yè)免費信息管理系統(tǒng)的各個層面都起到相當?shù)拇龠M作用，因此這個負責的崗位需要員工具備相當?shù)臏贤芰?、組織協(xié)調(diào)能力等。大型企業(yè)需要專職的知識經(jīng)紀人，一般可以根據(jù)自身的免費信息管理系統(tǒng)發(fā)展戰(zhàn)略的要求，對進行部分員工進行特定的培訓(xùn)和規(guī)劃，以獲取合適的知識經(jīng)紀人。從外部引進熟悉本行業(yè)、本業(yè)務(wù)，對免費信息管理系統(tǒng)有深入理解的優(yōu)秀人才也是可取之道。對于中小企業(yè)而言，知識經(jīng)紀人也可以成為企業(yè)內(nèi)的一個靈活的松散的團隊，由企業(yè)各業(yè)務(wù)部門的合適員工兼職構(gòu)成，通過定期的會議和協(xié)同工作完成目標。

企業(yè)建設(shè)功能強大的免費信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)，如同建設(shè)了便利的高速公路，只有優(yōu)質(zhì)的轎車在高速公路上緊張有序的行駛，免費信息管理系統(tǒng)才能為企業(yè)帶來切實的價值。高速公路需要專職的服務(wù)人員進行高效的組織和調(diào)配，企業(yè)內(nèi)部的知識經(jīng)紀人通過促進知識的創(chuàng)造、分享和利用，幫助企業(yè)獲取持續(xù)的競爭優(yōu)勢。