管理咨詢公司免費(fèi)信息管理系統(tǒng)小議

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    隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，知識(shí)管理作為一種嶄新的管理模式和管理理念在組織中扮演著越來(lái)越重要的角色，也越來(lái)越得到企業(yè)的認(rèn)同和重視。特別是對(duì)于主要依靠知識(shí)給客戶提供服務(wù)的管理咨詢公司(咨詢公司專題：http://www.globrand.com/special/consultation-corp/)來(lái)說(shuō)，在企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，如何對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效的識(shí)別、獲取和傳播并充分發(fā)揮其作用，對(duì)管理咨詢公司的發(fā)展來(lái)說(shuō)有著十分重要的意義。

    免費(fèi)信息管理系統(tǒng)可以定義為組織為了獲得持久的競(jìng)爭(zhēng)力，對(duì)組織內(nèi)外的知識(shí)資源，通過(guò)獲取、創(chuàng)造、分享、整合、記錄、存取、更新等一系列過(guò)程，達(dá)到知識(shí)的不斷積累、創(chuàng)新和有效利用的管理活動(dòng)。組織的知識(shí)資源可分為內(nèi)部知識(shí)和外部知識(shí)兩種。內(nèi)部知識(shí)是組織自有的知識(shí)，包括員工個(gè)人知識(shí)、人際關(guān)系網(wǎng)絡(luò)、企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、產(chǎn)品和服務(wù)等；外部知識(shí)是指與組織相關(guān)的各組織、機(jī)構(gòu)擁有的知識(shí)，來(lái)源主要有學(xué)術(shù)研究機(jī)構(gòu)、咨詢機(jī)構(gòu)、專家、學(xué)術(shù)會(huì)議、期刊雜志、外部數(shù)據(jù)庫(kù)、供應(yīng)商、客戶等等。此外，根據(jù)組織知識(shí)的表現(xiàn)形式不同，知識(shí)又分為顯性知識(shí)和隱性知識(shí)兩種。隱性知識(shí)是高度個(gè)性化而且難于格式化的知識(shí)，像組織中員工個(gè)人知識(shí)尚未共享的部分；顯性知識(shí)是已經(jīng)用文字或數(shù)字表達(dá)出來(lái)，并且容易以數(shù)據(jù)或文字的形式進(jìn)行交流和共享的知識(shí)。

    “它山之石，可以攻玉”，在了解了免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的定義以及知識(shí)的不同分類以后，讓我們先來(lái)看看國(guó)外管理咨詢公司在免費(fèi)信息管理系統(tǒng)方面是如何對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效的管理和利用，從而不斷提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的。

    麥肯錫作為全球最大的管理咨詢公司之一，從上世紀(jì)80年代初就開始把知識(shí)的學(xué)習(xí)和積累作為組織獲得和保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一項(xiàng)重要工作。其中在免費(fèi)信息管理系統(tǒng)方面，它的一個(gè)重要核心理念就是：知識(shí)的積累和提高，必須成為公司的中心任務(wù)；知識(shí)的學(xué)習(xí)過(guò)程必須是持續(xù)不斷的，而不是與特定咨詢項(xiàng)目相聯(lián)系的暫時(shí)性工作；不斷學(xué)習(xí)過(guò)程必須由完善、嚴(yán)格的制度來(lái)保證和規(guī)范。麥肯錫通過(guò)學(xué)習(xí)型組織創(chuàng)建以及卓越的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)，最終在組織內(nèi)部形成了一個(gè)深度與廣度相結(jié)合的多維矩形知識(shí)創(chuàng)新網(wǎng)絡(luò)。

    麥肯錫免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的重點(diǎn)是對(duì)隱性知識(shí)的發(fā)掘、傳播和利用。（1）在知識(shí)的獲取和儲(chǔ)備方面：麥肯錫設(shè)立專門負(fù)責(zé)免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的知識(shí)主管（CKO）職位；同時(shí)，麥肯錫還建有一個(gè)名為“麥肯錫實(shí)踐發(fā)展網(wǎng)絡(luò)”的專門數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，用來(lái)保存各種信息資源，并委派專人進(jìn)行維護(hù)，該數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)包括：人員數(shù)據(jù)庫(kù)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目的數(shù)據(jù)庫(kù)、文獻(xiàn)庫(kù)、分類(按職能、行業(yè))與人員網(wǎng)絡(luò)等，這些數(shù)據(jù)庫(kù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)形成了一個(gè)彼此間相互鏈接、可隨時(shí)隨地訪問(wèn)的知識(shí)資源系統(tǒng)；此外，麥肯錫還創(chuàng)辦了一份內(nèi)部刊物《麥肯錫高層管理論叢》，引導(dǎo)有益的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)在公司內(nèi)部進(jìn)行傳播和共享。（2）在知識(shí)的研究和開發(fā)方面：麥肯錫將每年收入的10%作為知識(shí)研發(fā)的費(fèi)用，成立有專門負(fù)責(zé)知識(shí)開發(fā)和研究的部門—信息與研究部，還鼓勵(lì)咨詢顧問(wèn)做一些深層次的研究工作，或是將項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)在公司內(nèi)部交流和分享；此外，麥肯錫還建立了科學(xué)的知識(shí)開發(fā)能力評(píng)價(jià)系統(tǒng)，定期對(duì)研究人員的知識(shí)研究和開發(fā)能力進(jìn)行評(píng)價(jià)。（3）在知識(shí)的傳播和共享方面：麥肯錫公司通過(guò)“麥肯錫實(shí)踐發(fā)展網(wǎng)絡(luò)”(PDNet)的數(shù)據(jù)庫(kù)，為知識(shí)的傳播和共享提供平臺(tái)；麥肯錫還有自己的圖書館并與互聯(lián)網(wǎng)上一些主要的商業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)建立有接口，能夠隨時(shí)為顧問(wèn)提供信息支持和幫助。（4）在知識(shí)應(yīng)用和創(chuàng)新方面：麥肯錫通過(guò)其獨(dú)特的思考企業(yè)問(wèn)題和解決企業(yè)問(wèn)題的工作原則和方法將企業(yè)積累的知識(shí)有效的轉(zhuǎn)化為客戶的解決方案，并通過(guò)不斷的管理實(shí)踐完成對(duì)知識(shí)的應(yīng)用和創(chuàng)新。

    麥肯錫公司正是通過(guò)其卓有成效的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)建設(shè)，為建立公司的知識(shí)儲(chǔ)備以及提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。那么麥肯錫在免費(fèi)信息管理系統(tǒng)方面的實(shí)踐對(duì)我國(guó)管理咨詢企業(yè)在免費(fèi)信息管理系統(tǒng)建設(shè)方面會(huì)有何借鑒和啟示呢？

    首先，創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織，在企業(yè)內(nèi)部形成完善的學(xué)習(xí)機(jī)制。企業(yè)要開展免費(fèi)信息管理系統(tǒng)建設(shè)，首先要在企業(yè)內(nèi)部營(yíng)造一個(gè)學(xué)習(xí)的氛圍，企業(yè)上下要善于不斷學(xué)習(xí)，而這也正是學(xué)習(xí)型組織的一個(gè)本質(zhì)特征。學(xué)習(xí)型組織強(qiáng)調(diào)“終生學(xué)習(xí)、全員學(xué)習(xí)、全過(guò)程學(xué)習(xí)和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)”，學(xué)習(xí)型組織為企業(yè)開展免費(fèi)信息管理系統(tǒng)提供了一個(gè)寬松的、適于員工學(xué)習(xí)和交流的氣氛，有利于員工之間的溝通和知識(shí)共享；另外，學(xué)習(xí)型組織一般都建立有一定的學(xué)習(xí)制度，通過(guò)定期組織員工培訓(xùn)，鼓勵(lì)員工學(xué)習(xí)，有利于企業(yè)知識(shí)的更新和深化。例如，北大縱橫每周不定期舉行的“項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)交流”或培訓(xùn)就是這種學(xué)習(xí)制度的一個(gè)體現(xiàn)。因此說(shuō)創(chuàng)建學(xué)習(xí)型組織是企業(yè)有效開展免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的一個(gè)必要前提。

    其次，打造企業(yè)共享文化，在企業(yè)內(nèi)部建立起知識(shí)共享的制度和文化。知識(shí)共享是企業(yè)免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的出發(fā)點(diǎn)和最重要的內(nèi)容。麥肯錫認(rèn)為：90%的知識(shí)都在大家的腦子里，最重要的是建立知識(shí)共享的制度和文化。由于在企業(yè)內(nèi)部有一部分知識(shí)是以隱性知識(shí)的形式存在，如何實(shí)現(xiàn)個(gè)人的隱性知識(shí)向企業(yè)隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化是免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的關(guān)鍵，這就需要打造企業(yè)知識(shí)共享文化，幫助員工破除知識(shí)獨(dú)占的觀念，加強(qiáng)知識(shí)的交流和共享。要讓員工認(rèn)識(shí)到將知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)隱藏起來(lái)短期對(duì)個(gè)人有一定好處，但知識(shí)是在不斷更新的，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，只有通過(guò)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的分享，大家才能共同進(jìn)步、共同提高。此外，除了需要在企業(yè)培育和倡導(dǎo)一種共享的文化以外，還必須建立有員工共享知識(shí)的激勵(lì)機(jī)制，用制度來(lái)保證和鼓勵(lì)員工積極共享知識(shí)。例如，為了保證知識(shí)共享，麥肯錫有一項(xiàng)激勵(lì)考核制度—“全球一張損益表”，對(duì)知識(shí)分享進(jìn)行全球考核。比如某個(gè)分公司員工的工資并不是由分公司的業(yè)績(jī)來(lái)決定的，而是要由全球的業(yè)績(jī)來(lái)決定，你幫助別人的同時(shí)實(shí)際上也是在幫助自己，這就是鼓勵(lì)知識(shí)共享的機(jī)制保證。

    再次，完善免費(fèi)信息管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部建立知識(shí)交流和共享的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。免費(fèi)信息管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)是一個(gè)建立在管理信息系統(tǒng)基礎(chǔ)之上的可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的獲取、存儲(chǔ)、共享和應(yīng)用的綜合系統(tǒng)，它為企業(yè)實(shí)現(xiàn)知識(shí)的傳播和共享提供了一個(gè)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。該系統(tǒng)通過(guò)文件管理系統(tǒng)、群件技術(shù)、搜索引擎、專家系統(tǒng)和知識(shí)庫(kù)等技術(shù)工具，可以實(shí)現(xiàn)企業(yè)隱性知識(shí)和顯性知識(shí)之間的相互轉(zhuǎn)化，同時(shí)，管理信息系統(tǒng)還可以幫助咨詢公司提高知識(shí)收集、存儲(chǔ)、整理、更新的速度和效率；管理信息系統(tǒng)另外一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是可以為知識(shí)在組織內(nèi)部傳播和共享提供便利，跨越了地域和時(shí)間的限制，企業(yè)員工無(wú)論身在何處，都可以隨時(shí)通過(guò)該系統(tǒng)輕松實(shí)現(xiàn)知識(shí)的交流和共享。例如，IBM可以通過(guò)公司信息系統(tǒng)里面的“專家網(wǎng)絡(luò)”在全公司范圍內(nèi)尋找專家，搭建一個(gè)協(xié)助解決問(wèn)題的平臺(tái)。

    最后，加強(qiáng)外部知識(shí)學(xué)習(xí)，在企業(yè)內(nèi)部搭建內(nèi)外部知識(shí)轉(zhuǎn)化的平臺(tái)。對(duì)于免費(fèi)信息管理系統(tǒng)我們平時(shí)更多關(guān)注的是組織內(nèi)部知識(shí)以及組織中知識(shí)型員工的管理，但組織知識(shí)的積累除了來(lái)源于內(nèi)部以外還有很大一部分是來(lái)源于組織外部。這些外部知識(shí)對(duì)提升企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力也是至關(guān)重要?！皢?wèn)渠那得清如許，為有源頭活水來(lái)”，在經(jīng)濟(jì)全球化的今天，企業(yè)開展免費(fèi)信息管理系統(tǒng)，不能閉門造車，除了在積極做好內(nèi)部免費(fèi)信息管理系統(tǒng)以外，還應(yīng)該積極關(guān)注組織外部知識(shí)變化的情況，及時(shí)做到“吐故納新”，吸收外部新知識(shí)、新理念為我所用，這樣才能與時(shí)俱進(jìn)，才能為客戶提供卓越的咨詢服務(wù)。外部知識(shí)獲取的途徑有很多，包括發(fā)掘外部穩(wěn)定、可靠的顯性知識(shí)源，供應(yīng)商以及客戶的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)、購(gòu)買外部數(shù)據(jù)庫(kù)、邀請(qǐng)外部專家培訓(xùn)等等。在加強(qiáng)外部知識(shí)獲取和積累的同時(shí)，如何實(shí)現(xiàn)外部知識(shí)向內(nèi)部知識(shí)的轉(zhuǎn)化是關(guān)鍵。因此，管理咨詢公司需要為內(nèi)外部知識(shí)的轉(zhuǎn)化搭建平臺(tái)，使外部隱性知識(shí)和顯性知識(shí)能夠順利轉(zhuǎn)化為公司員工的隱性知識(shí)或顯性知識(shí)。例如，北大縱橫近來(lái)在企業(yè)內(nèi)部開辦的“縱橫名家講壇 ”，定期邀請(qǐng)外部知名專家來(lái)企業(yè)講課，通過(guò)專家講課以及和員工的互動(dòng)交流，不但能向員工提供外部最新的理論、思想，實(shí)現(xiàn)外部知識(shí)向內(nèi)部知識(shí)的轉(zhuǎn)化，而且還為企業(yè)提供了向外界交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。

    另外，管理咨詢公司在進(jìn)行免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中也要注意處理好以下一些問(wèn)題：

    首先，免費(fèi)信息管理系統(tǒng)模式的選擇。美國(guó)哈佛大學(xué)教授漢森和羅利亞將免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的模式分為“編碼管理模式”和“人物化管理模式”兩類。前者是通過(guò)技術(shù)的方法把知識(shí)編碼、貯存在數(shù)據(jù)庫(kù)里，公司任何人都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)直接調(diào)用；后者是指知識(shí)與知識(shí)的所有人沒有分離，知識(shí)只有通過(guò)人員的直接交流才能得到傳播和分享。前者強(qiáng)調(diào)信息技術(shù)的應(yīng)用，主張建立能迅速收集、傳播知識(shí)的管理系統(tǒng)，這種模式可以節(jié)省員工收集信息的時(shí)間，降低顧問(wèn)享用知識(shí)的成本。后者強(qiáng)調(diào)投資人力資源，主張面對(duì)面進(jìn)行知識(shí)的交流和共享，此種模式的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)成本較高，但知識(shí)交流和共享的效果明顯。就管理咨詢公司的內(nèi)部免費(fèi)信息管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，應(yīng)區(qū)別不同的學(xué)習(xí)方式和目的采取不同的管理模式。對(duì)于顯性知識(shí)可以編碼管理模式為主，例如，對(duì)于一些行業(yè)資料、市場(chǎng)信息的收集和積累，應(yīng)采取公司自建數(shù)據(jù)庫(kù)或外購(gòu)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式，方便咨詢顧問(wèn)對(duì)資料的收集和分析。對(duì)于個(gè)性化的隱性知識(shí)應(yīng)采取人物化管理模式為主，例如，咨詢顧問(wèn)的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)交流，宜采取面對(duì)面培訓(xùn)交流的方式為主。

    其次，免費(fèi)信息管理系統(tǒng)中知識(shí)的共享和保護(hù)。企業(yè)在處理知識(shí)共享和保護(hù)問(wèn)題的過(guò)程中經(jīng)常會(huì)面對(duì)“囚徒困境”，這種困境指的是企業(yè)有時(shí)為了便于知識(shí)的傳播和交流，需要對(duì)知識(shí)進(jìn)行有效的編碼，把個(gè)人的隱性知識(shí)轉(zhuǎn)化為公司的顯性知識(shí)。這樣既可以避免因員工流失可能造成的知識(shí)流失現(xiàn)象，又可以促進(jìn)公司內(nèi)部知識(shí)的有效積累。但在知識(shí)顯性化的同時(shí)也容易存在企業(yè)內(nèi)部知識(shí)或商業(yè)機(jī)密外泄的風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)轱@性知識(shí)很容易在外部形成大面積的交流和傳播。然而，如果不實(shí)施知識(shí)編碼化，隱性知識(shí)就很難在企業(yè)內(nèi)部形成有效的積累和共享。這樣企業(yè)就面臨著進(jìn)退兩難的境地。例如，在公司日常的培訓(xùn)過(guò)程中，主講人的PPT課件是很少提供給聽眾的，這雖然是出于知識(shí)保護(hù)的考慮，但這也在一定程度上會(huì)給聽眾課下進(jìn)一步學(xué)習(xí)造成障礙。目前針對(duì)這種情況，大部分管理咨詢公司采取的方式是配備專門的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)人員或是加大知識(shí)獲取權(quán)限的控制。筆者認(rèn)為對(duì)于知識(shí)共享和保護(hù)問(wèn)題的處理，企業(yè)應(yīng)該采取靈活的方式加以解決，不能對(duì)知識(shí)形成過(guò)度保護(hù)。知識(shí)保護(hù)過(guò)度有時(shí)反而會(huì)給知識(shí)的交流和共享造成障礙，一旦過(guò)多的知識(shí)成為了企業(yè)密不可宣的東西，免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的效果也就會(huì)隨之大打折扣。

    最后，免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的有效實(shí)施需要企業(yè)全員積極參與。免費(fèi)信息管理系統(tǒng)建設(shè)作為企業(yè)的一項(xiàng)系統(tǒng)性工程，不僅需要“全員共享”更需要“全員參與”。免費(fèi)信息管理系統(tǒng)并不是企業(yè)某個(gè)部門的事情，它的成功需要企業(yè)每位員工都能夠自發(fā)、主動(dòng)的參與到免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的建設(shè)中來(lái)，只有員工都積極主動(dòng)參與到知識(shí)的收集、交流和共享的過(guò)程當(dāng)中，知識(shí)才能在企業(yè)的內(nèi)部形成一種良性循環(huán)，也才能不斷創(chuàng)造出更大的價(jià)值。當(dāng)然，企業(yè)也不能寄希望于員工一開始就能認(rèn)識(shí)到免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的重要性并積極參與其中，要改變員工舊有的學(xué)習(xí)習(xí)慣甚至惰性需要一定的時(shí)間，因此需要企業(yè)不斷循序漸進(jìn)的加以引導(dǎo)，讓員工能從免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的過(guò)程中體會(huì)到切實(shí)的好處和對(duì)自身的幫助，這樣員工才會(huì)有興趣參與其中。如果一開始就強(qiáng)制推行某套系統(tǒng)，必然會(huì)讓員工產(chǎn)生反感，甚至?xí)械钟|情緒。當(dāng)然要鼓勵(lì)員工積極參與其中，有效的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲制度必不可少。因此，只有在積極引導(dǎo)的同時(shí)配合以有效的激勵(lì)措施，免費(fèi)信息管理系統(tǒng)才能在企業(yè)得以順利推行。以北大縱橫為例，公司在推行“協(xié)同管理平臺(tái)”這套免費(fèi)信息管理系統(tǒng)系統(tǒng)時(shí)，剛開始也不是一帆風(fēng)順，但最終還是得到了大家的認(rèn)可和接受。當(dāng)然，一個(gè)企業(yè)要成功實(shí)施免費(fèi)信息管理系統(tǒng)，不是上了某套信息管理系統(tǒng)就能解決所有問(wèn)題，真正重要的是系統(tǒng)背后知識(shí)的建設(shè)、維護(hù)和有效利用，企業(yè)的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)只有最終對(duì)提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力有所幫助，才能稱得上是成功的免費(fèi)信息管理系統(tǒng)。

    總之，管理咨詢公司開展免費(fèi)信息管理系統(tǒng)不可能是一蹴而就的事情，它既是企業(yè)內(nèi)部的一項(xiàng)系統(tǒng)性工程更是一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略性工程，它需要企業(yè)上下齊心協(xié)力，無(wú)論是企業(yè)文化培育還是管理制度變革等各方面的共同配合和全員共同參與才能取得最終的成功。

 

參考文獻(xiàn)：

1、馬唯星，麥肯錫的學(xué)習(xí)機(jī)制與免費(fèi)信息管理系統(tǒng).外國(guó)經(jīng)濟(jì)與管理2002.9

2、陳菁華 王政，企業(yè)免費(fèi)信息管理系統(tǒng)模式的研究.中國(guó)信息導(dǎo)報(bào).2007.3

3、袁磊，組織內(nèi)部知識(shí)共享方式及策略. 免費(fèi)信息管理軟件研究院

4、王德祿，免費(fèi)信息管理系統(tǒng)的IT實(shí)現(xiàn).電子工業(yè)出版社.2003