借助項(xiàng)目管理提升企業(yè)團(tuán)隊(duì)的效率怎么做

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 　　越來越多的管理者認(rèn)可，企業(yè)持續(xù)發(fā)展就意味著團(tuán)隊(duì)需要更高效的合作，而提升工作效率是唯一可持續(xù)優(yōu)化，并降低發(fā)展成本，減少浪費(fèi)的有效方式。在項(xiàng)目管理中，團(tuán)隊(duì)協(xié)作的重要性顯而易見，項(xiàng)目經(jīng)理要利用自己的權(quán)力與責(zé)任，保證團(tuán)隊(duì)效率，最大程度發(fā)揮效率的團(tuán)隊(duì)，分配的任務(wù)與資源。

　　一、提升項(xiàng)目管理效率的關(guān)鍵點(diǎn)

　　好的計(jì)劃雖然可以起到事半功倍的效果，若沒有強(qiáng)有力的執(zhí)行，計(jì)劃也是空談。任何目標(biāo)都需要執(zhí)行才能實(shí)現(xiàn)，高質(zhì)量的執(zhí)行是計(jì)劃真正開始的第一步。

　　1、確定利益相關(guān)者

　　在項(xiàng)目開始前，首先要與利益相關(guān)者會(huì)面，針對(duì)他們的需求和期望進(jìn)行討論，為項(xiàng)目范圍、項(xiàng)目預(yù)算和項(xiàng)目時(shí)間軸建立基線。項(xiàng)目需要有一個(gè)完整的生命周期，而這個(gè)周期開始于項(xiàng)目計(jì)劃，因此，制訂科學(xué)合理的項(xiàng)目計(jì)劃、按照利益相關(guān)者的需求來出發(fā)，會(huì)事半功倍。

　　2、定義目標(biāo)，劃分優(yōu)先級(jí)

　　在了解利益相關(guān)者的需求之后，定義清晰的項(xiàng)目目標(biāo)和確定目標(biāo)的優(yōu)先級(jí)。

　　3、定義里程碑和可交付成果

　　明確重要的里程碑、交付成果以及根據(jù)所定義的項(xiàng)目目標(biāo)制定所需要的項(xiàng)目計(jì)劃步驟。

　　4、創(chuàng)建工作分解結(jié)構(gòu)和時(shí)間表

　　針對(duì)每個(gè)可交付成果，定義必須完成的一系列任務(wù)，從而完成每個(gè)可交付成果。并給每個(gè)活動(dòng)確定活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)責(zé)任人以及活動(dòng)需要的資源。

　　5、向利益相關(guān)者展示項(xiàng)目計(jì)劃

　　向利益相關(guān)者解釋你的項(xiàng)目計(jì)劃如何滿足他們的需求，同時(shí)展示沖突解決方案。

　　二、項(xiàng)目經(jīng)理在提高項(xiàng)目管理效率時(shí)應(yīng)該怎么做

　　高效的項(xiàng)目管理和協(xié)作也需要在啟動(dòng)前明確項(xiàng)目的動(dòng)機(jī)、項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、參與人員及擔(dān)任角色、溝通反饋機(jī)制(包括固定反饋時(shí)間和突發(fā)情況反饋機(jī)制)、項(xiàng)目周期、潛在風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及提出對(duì)應(yīng)方案等。

　　1、明確成員各自的任務(wù)

　　項(xiàng)目經(jīng)理可以使用項(xiàng)目管理工具編制項(xiàng)目計(jì)劃，明確任務(wù)開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間，分配項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，明確每個(gè)任務(wù)及對(duì)應(yīng)的負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目成員通過甘特圖查看自己有哪些任務(wù)。

　　2、明確任務(wù)耗時(shí)

　　將任務(wù)按照工作量(工作時(shí)間)進(jìn)行評(píng)估，不能確認(rèn)工作時(shí)間的，可以和成員溝通，確認(rèn)時(shí)間分配是否合理。如在進(jìn)程中，項(xiàng)目進(jìn)度有提前或延后，要及時(shí)明確原因，進(jìn)行調(diào)整。

　　3、讓項(xiàng)目成員充分發(fā)揮自己的能力

　　項(xiàng)目經(jīng)理將項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行分解之后，分配項(xiàng)目任務(wù)的時(shí)候應(yīng)按照每個(gè)項(xiàng)目成員的特長進(jìn)行分配工作，特長就是效率。

　　4、團(tuán)隊(duì)溝通與激勵(lì)

　　當(dāng)任務(wù)分配后，項(xiàng)目經(jīng)理要去主動(dòng)與項(xiàng)目成員進(jìn)行溝通交流，了解工作的進(jìn)展的同時(shí)，也能了解到項(xiàng)目成員的情況。獎(jiǎng)勵(lì)任務(wù)完成高效、高質(zhì)的成員，在項(xiàng)目開始時(shí)就要明確規(guī)則。

　　5、做好進(jìn)度跟蹤

　　進(jìn)度跟蹤是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，項(xiàng)目經(jīng)理要學(xué)會(huì)怎么控制項(xiàng)目推進(jìn)節(jié)奏。項(xiàng)目經(jīng)理要考慮下一階段的計(jì)劃是什么，某個(gè)問題發(fā)生后會(huì)對(duì)項(xiàng)目的發(fā)展產(chǎn)生什么樣的影響，進(jìn)入下一個(gè)階段還需要哪些條件等。

　　三、借助項(xiàng)目管理提升企業(yè)團(tuán)隊(duì)的效率怎么做

　　當(dāng)企業(yè)的團(tuán)隊(duì)要進(jìn)行一個(gè)項(xiàng)目開展時(shí)，往往會(huì)做大量的工作來保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行，對(duì)企業(yè)來說需要有效的項(xiàng)目管理來節(jié)省多個(gè)項(xiàng)目同時(shí)開展的時(shí)候所消耗的企業(yè)資源，提升企業(yè)團(tuán)隊(duì)效率，泛普軟件項(xiàng)目管理軟件就是一個(gè)能夠幫助企業(yè)提高團(tuán)隊(duì)效率的軟件。

　　1、幫助項(xiàng)目分解

　　泛普軟件項(xiàng)目管理工具中通常含有任務(wù)管理、里程碑管理和計(jì)劃管理等功能，通過將復(fù)雜項(xiàng)目分解為項(xiàng)目里程碑，任務(wù)列表，任務(wù)和子任務(wù)，可以輕松地對(duì)其進(jìn)行管理。通過使用甘特圖中的任務(wù)依賴關(guān)系來處理相互依賴的任務(wù)。

　　2、提升在線協(xié)作效率

　　項(xiàng)目管理過程中需要有團(tuán)隊(duì)成員來協(xié)作進(jìn)行。借助泛普軟件項(xiàng)目管理系統(tǒng)，團(tuán)隊(duì)成員可以在平臺(tái)上及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)度、共享文件、實(shí)時(shí)溝通，從而提升團(tuán)隊(duì)成員的協(xié)作效率。

　　3、快速生成圖表和報(bào)告

　　在項(xiàng)目進(jìn)行過程中，往往會(huì)產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)，項(xiàng)目經(jīng)理需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理和分析。然使用泛普軟件項(xiàng)目管理工具，可以在項(xiàng)目進(jìn)行的過程中自動(dòng)將數(shù)據(jù)都記錄下來，一鍵生成數(shù)據(jù)報(bào)表，讓數(shù)據(jù)更加直觀，從而幫助項(xiàng)目經(jīng)理把控項(xiàng)目整體情況。

　　4、項(xiàng)目工時(shí)管理

　　項(xiàng)目管理軟件的時(shí)間管理工具，可幫助項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)保證工作進(jìn)度、協(xié)調(diào)工作，以及記錄每小時(shí)的工作量，不僅僅能提高項(xiàng)目管理效率，還有助于提升人員協(xié)作效率，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。

　　透明度的推進(jìn)來自團(tuán)隊(duì)公平下的利益相關(guān)者的人們的反饋意見。它的提升能夠幫助團(tuán)隊(duì)成員對(duì)項(xiàng)目和企業(yè)發(fā)展有更立體的認(rèn)知，以便他們看到各自的個(gè)人貢獻(xiàn)，使團(tuán)隊(duì)更有激勵(lì)和動(dòng)力。