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項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)
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項(xiàng)目檔案數(shù)量非常巨大，歸整復(fù)雜，人工查詢速度慢，無法產(chǎn)生應(yīng)有的效益，工作效率低下，并且由于大部分檔案信息在保存期間受制于檔案保存環(huán)境影響，以及檔案利用者的重復(fù)調(diào)用影響，有可能造成原件的受損或破壞，為檔案的復(fù)查以及重復(fù)利用帶來極大的困難。
因此，利用項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，提高項(xiàng)目檔案管理是企業(yè)當(dāng)前最主要的工作。
一、項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的基本原則
建設(shè)項(xiàng)目檔案信息來源廣，種類多，形式多樣，建設(shè)單位是全套項(xiàng)目檔案信息的接收、使用者。建設(shè)項(xiàng)目檔案信息的流向也具有多樣性。所以，做法上也有所不同。
1、各參建方在一個(gè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用同一軟件系統(tǒng)。作為一個(gè)多單位共用的系統(tǒng)，建立各方共同遵守的規(guī)則，規(guī)則主要應(yīng)從以下幾方面加以考慮。
(1)各參建各方之間的信息交流必須利用該系統(tǒng)來進(jìn)行，利用該系統(tǒng)進(jìn)行的交流視同為正式的書面交流;
(2)各參建方必須每天進(jìn)入該系統(tǒng)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)與己有關(guān)的信息，并迅速做出反應(yīng);
2、參建各方使用不同的系統(tǒng)軟件。系統(tǒng)不同時(shí)必須明確數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，導(dǎo)出的信息要按以下規(guī)則存放:;
(1)文件原件的電子文件類型:一個(gè)卷內(nèi)目錄題名對(duì)應(yīng)一個(gè)電子文件，電子文件的類型，文件、掃描的PDF文件等各種通用的文件格式;
(2)文件存放要求:一個(gè)案卷題名建立一個(gè)文件夾，文件夾內(nèi)存放以卷內(nèi)標(biāo)題作為文件名的電子文件。如果案卷較多，可以在案卷文件夾的上一級(jí)按分類建立文件夾，便于按文件夾方式進(jìn)入文件;
(3)數(shù)據(jù)庫(kù)類型:目前導(dǎo)入的數(shù)據(jù)庫(kù)格式采用大眾化的DBF數(shù)據(jù)庫(kù)，功能完善后可以導(dǎo)入各種通用的數(shù)據(jù)庫(kù)。
二、泛普軟件檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的效果
檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)企業(yè)單位不可缺少的部分，它的內(nèi)容對(duì)于企業(yè)的決策者和管理者來說都至關(guān)重要，所以檔案管理系統(tǒng)能夠?yàn)橛脩籼峁┏渥愕男畔⒑涂旖莸牟樵兪侄巍?/p>
用泛普軟件檔案管理系統(tǒng)，能實(shí)現(xiàn)檔案的錄入、修改、查找、刪除、統(tǒng)計(jì)、查詢、預(yù)覽、編輯、打印、打印預(yù)覽、取消、刷新、視圖、系統(tǒng)維護(hù)、幫助等功能。此外，在程序中還設(shè)計(jì)了用戶登陸，并設(shè)定了密碼，以確保本系統(tǒng)應(yīng)用的安全性。
泛普軟件項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)合理、界面美觀、操作方便、運(yùn)行穩(wěn)定、功能完備，為進(jìn)行企業(yè)現(xiàn)代化的項(xiàng)目檔案管理工作起到了重要作用，具有較高的實(shí)用價(jià)值。
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