北京工程檔案管理軟件

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　項(xiàng)目檔案管理是指建設(shè)項(xiàng)目在項(xiàng)目申請(qǐng)、立項(xiàng)、現(xiàn)場勘察、圖紙?jiān)O(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收、質(zhì)量監(jiān)督等環(huán)節(jié)中形成的文字、表格、圖像、圖紙等文件材料的歸檔和管理，為企業(yè)項(xiàng)目績效評(píng)價(jià)和投資決策提供依據(jù)。工程檔案管理具有專業(yè)性、周期性和服務(wù)性的特點(diǎn)。施工企業(yè)加強(qiáng)工程檔案管理，可以為工程改擴(kuò)建提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，在避免施工盲目性的基礎(chǔ)上，有效降低施工成本。建設(shè)項(xiàng)目是城市發(fā)展的重要組成部分，項(xiàng)目檔案管理可以為相關(guān)領(lǐng)域提供數(shù)據(jù)支持。

　　一、北京工程檔案管理存在的難題

　　1、檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。施工檔案的管理存在很多不規(guī)范的地方，比如資料的收集整理需要聯(lián)系施工進(jìn)度，同步更新資料。但從目前的情況來看，企業(yè)施工資料的收集往往滯后于項(xiàng)目的實(shí)際施工進(jìn)度。這種數(shù)據(jù)收集方式可能會(huì)影響工程竣工驗(yàn)收的效率，也不能保證數(shù)據(jù)的全面性和真實(shí)性。企業(yè)檔案編研缺乏主動(dòng)性，檔案分類、重裝、整理、修訂落實(shí)不到位，無法保證檔案的系統(tǒng)化建設(shè)。在檔案管理過程中，企業(yè)沒有制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)和基本流程，大大降低了檔案的利用價(jià)值。

　　2、檔案管理的保障措施不完善。部分施工機(jī)構(gòu)未設(shè)置檔案管理的專業(yè)部門和崗位，檔案管理往往由項(xiàng)目部其他非專業(yè)人員管理。甚至可能造成重要資料的遺漏或丟失，這也是施工檔案管理過程中的通病。檔案管理主要以電子檔案和紙質(zhì)檔案為主。紙質(zhì)檔案容易受到溫度、濕度、地形等因素的影響。由于設(shè)備的存儲(chǔ)功能沒有加密，電子檔案也可能存在一定的潛在管理風(fēng)險(xiǎn)。如果企業(yè)在檔案管理的保障措施上存在資金投入不足、設(shè)備管理不嚴(yán)等問題，可能會(huì)給檔案管理帶來安全隱患。

　　3、歸檔的及時(shí)性有待提高。在建筑工程檔案管理過程中，普遍存在資料收集和檔案歸檔不及時(shí)的問題。在一些建設(shè)項(xiàng)目中，由于檔案管理人員不深入一線業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，檔案資料收集與施工進(jìn)度差異較大，無法保證項(xiàng)目前期資料收集的完整性和及時(shí)性;有的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人是檔案管理的第一主體，但檔案收集后，并不主動(dòng)向檔案管理人員移交檔案。檔案在項(xiàng)目施工人員手中停留時(shí)間過長，檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)也隨之增加。

　　二、優(yōu)化工程檔案管理的對(duì)策分析

　　1、實(shí)現(xiàn)檔案管理的有序發(fā)展

　　在合同簽訂過程中，建設(shè)單位和施工單位必須保證合同內(nèi)容中關(guān)于檔案移交的相關(guān)規(guī)定，明確規(guī)定檔案的移交時(shí)間、責(zé)任人等。并要求施工方嚴(yán)格按照合同內(nèi)容執(zhí)行。作為建筑材料的檢驗(yàn)，建筑工程的質(zhì)量檢驗(yàn)，隱蔽工程的檢測等。檔案是數(shù)據(jù)采集的重要組成部分，企業(yè)有必要加強(qiáng)對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的監(jiān)管。要求相關(guān)部門提供質(zhì)量檢驗(yàn)證明，經(jīng)施工單位驗(yàn)收合格后方可進(jìn)場。材料抽樣送檢，送檢前應(yīng)填寫抽樣委托單，包括抽樣材料的批號(hào)、規(guī)格、用途等信息，以質(zhì)檢報(bào)告為依據(jù)，質(zhì)檢報(bào)告應(yīng)納入檔案管理范疇。

　　2、完善檔案管理的保障機(jī)制

　　為了保證檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，設(shè)立專門的管理部門和責(zé)任制度尤為重要。施工單位需要設(shè)立資料管理崗，派駐一線施工現(xiàn)場，根據(jù)施工進(jìn)度及時(shí)收集整理相關(guān)資料，并定期對(duì)資料進(jìn)行檢查整理，在保證資料完整性的同時(shí)，確保資料能夠全面反映實(shí)際施工情況。企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理的安全場所建設(shè)，提供相應(yīng)的硬件設(shè)備，規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。具體來說，紙質(zhì)檔案管理場所的選擇要注意避開地勢過高或過低的場所，選擇溫濕度適宜的場所;但電子檔案管理需要企業(yè)投入足夠的資金和人力，定期維護(hù)系統(tǒng)設(shè)備，特別要注意系統(tǒng)安全防護(hù)，降低信息被盜或信息被篡改的風(fēng)險(xiǎn)

　　3、確保檔案的完整性和及時(shí)性

　　為加強(qiáng)項(xiàng)目檔案全過程監(jiān)管，提高歸檔時(shí)效，企業(yè)可從項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目監(jiān)管、檔案保管三個(gè)環(huán)節(jié)開展管理活動(dòng)。企業(yè)需要把工程項(xiàng)目的驗(yàn)收階段作為檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在驗(yàn)收的各個(gè)階段，要充分把握時(shí)機(jī)，反復(fù)審查檔案內(nèi)容，做好查漏補(bǔ)缺工作，為工程檔案轉(zhuǎn)入驗(yàn)收做好準(zhǔn)備。工程監(jiān)督檢查也是檔案監(jiān)督的重要契機(jī)。在這個(gè)環(huán)節(jié)中，檔案管理人員可以及時(shí)核對(duì)數(shù)據(jù)，有針對(duì)性地補(bǔ)充數(shù)據(jù)內(nèi)容，保證檔案信息的完整性。

　　三、泛普軟件-工程檔案管理軟件的好處

　　1、檔案整理與數(shù)字化流程管理

　　各單位通過可直接采用工程檔案管理軟件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的方式，錄入、掃描以及上傳對(duì)應(yīng)的工程成果文件，形成檔案案卷，并對(duì)應(yīng)打印檔案整理所需的封面、目錄、背脊等，以完成完整的紙質(zhì)案卷。這種分布式的檔案整理，同時(shí)減輕了建設(shè)與承建單位的工作量，也直接采用標(biāo)準(zhǔn)化方式，保障工程檔案的完整性與規(guī)范性。

　　2、實(shí)現(xiàn)檔案的實(shí)時(shí)歸檔管理

　　事后歸檔是一種工作量大、周期長、易出錯(cuò)的工作流程，采用后，給承建單位一個(gè)可實(shí)時(shí)歸檔工程成果文檔的平臺(tái)，建設(shè)與監(jiān)理單位可以在工程檔案管理軟件中實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目資料的到位情況，先審查電子文檔，再對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行比對(duì)，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)歸檔管理。

　　3、工程項(xiàng)目的監(jiān)控與進(jìn)度管理

　　工程檔案管理軟件分布式的檔案整理提高了檔案制作的效率，解決了規(guī)范性的問題，實(shí)時(shí)歸檔也讓檔案可以起到監(jiān)控工程實(shí)施進(jìn)度以及工程實(shí)施情況的重要作用，把龐大的工程項(xiàng)目，結(jié)合管理節(jié)點(diǎn)，利用檔案資料進(jìn)行再一層的審核，為工程項(xiàng)目監(jiān)控與進(jìn)度管理提供多一重保障。

　　大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息資源關(guān)系到建筑領(lǐng)域的經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定，也影響著城市的規(guī)劃和發(fā)展。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)與建設(shè)單位的聯(lián)系，從項(xiàng)目建設(shè)的全過程入手，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性;同時(shí)，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，企業(yè)除了建設(shè)智能化的檔案管理系統(tǒng)外，還可以發(fā)揮信息技術(shù)縮短空間距離的作用，通過搭建信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)總部對(duì)各項(xiàng)目部的監(jiān)督管理，這也是提高檔案管理質(zhì)量的有效途徑。