泛普政府項目檔案管理軟件功能

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 　　目前，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，以往的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)工作需求，有必要將信息化技術(shù)應(yīng)用在管理工作中，能夠有效提升政府采購工作效率。檔案管理工作是一項不可替代的重要工作，只有不斷革新當(dāng)前的檔案管理模式，才能更好地滿足社會發(fā)展需求。

　　一、政府采購檔案信息化管理的現(xiàn)狀

　　1、安全保障水平低下

　　政府采購檔案是寶貴的智力資源，檔案管理一旦實行信息化管理，在安全保障方面就會降低，容易造成采購信息資料流失或者泄露出去，會給國家采購部門、供應(yīng)商帶來巨大的損失和麻煩，信息技術(shù)為政府采購部門提供了有權(quán)限的信息檢索，這樣可以降低安全隱患，避免不必要的麻煩。

　　2、管理人員的信息技術(shù)水平低下

　　如今，信息化時代飛速發(fā)展，然而對于信息化的政府采購檔案管理，需要信息技術(shù)高的一批專業(yè)人士，這是擺在政府采購部門的一個突出問題。檔案管理人員不僅要具備較高的檔案管理方面的專業(yè)知識，還要懂得如何運用網(wǎng)絡(luò)來維護好檔案管理信息資料，保證政府采購檔案資料的有效性、安全性、真實性，要學(xué)習(xí)掌握電子檔案如何建立和搜集資料，提高使用信息技術(shù)進行政府采購檔案管理的水平，政府的內(nèi)部人員對于計算機的錄入知識比較容易上手，但是對于網(wǎng)絡(luò)的運用，各種軟件的使用情況還是不太明了，掌握熟練的能力很有必要。很多政府采購檔案管理者的數(shù)據(jù)庫管理和網(wǎng)絡(luò)管理基本技能較弱，必須要加以提高和學(xué)習(xí);一些政府采購單位內(nèi)部的人員知識結(jié)構(gòu)老化，服務(wù)技能比較單一，這種落后的技能，不適應(yīng)信息技術(shù)的應(yīng)用要求。

　　3、 政府采購檔案信息化的內(nèi)容不規(guī)范

　　在我國，政府采購檔案信息化還處在初步的建設(shè)當(dāng)中。許多細(xì)微的地方處理得不夠完善和規(guī)范化，缺乏統(tǒng)一的各級政府采購檔案管理中心，各個采購機構(gòu)的采購檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的形式有分差，規(guī)范性和共享性能低下，不能適應(yīng)采購檔案信息資源共享的要求，有的部門把信息化只是用在采購檔案的錄入，信息化利用率比較低下，浪費了人力物力和時間，影響了采購檔案信息的縱向溝通，不能利用電腦網(wǎng)絡(luò)進行信息共享。

　　二、泛普政府項目檔案管理軟件功能

　　1、提高工作效率

　　檔案管理系統(tǒng)軟件的發(fā)明，逐漸取代了傳統(tǒng)的單一文件歸檔模式，不需要像以前那樣過多地編輯文件的條目和內(nèi)容，完全可以根據(jù)系統(tǒng)軟件的提示，在下一步進行歸檔和文件歸檔。一旦發(fā)現(xiàn)錯誤的檔案信息，可以直接在系統(tǒng)中修改，省去了傳統(tǒng)檔案管理模式中重新編輯打印的環(huán)節(jié)，節(jié)省了時間和資源。

　　2、能夠更好地開發(fā)檔案內(nèi)容信息

　　一般辦公軟件只能編輯單個文件，還要掃描文件附帶的文件，既浪費時間又浪費資源。檔案管理系統(tǒng)軟件可以在編輯檔案基本信息后添加檔案的掃描電子圖片，這樣打開目錄檔案就可以同時采集檔案的電子圖片，方便檔案管理人員查閱和上報檔案工作。檔案管理系統(tǒng)軟件還可以對相關(guān)檔案進行編輯，使各種相關(guān)的電子檔案可以很容易地被檢索工具檢索到，用戶可以更好地了解事件的來龍去脈，使檔案內(nèi)容發(fā)揮更大的作用。同時，文件管理系統(tǒng)軟件還包括數(shù)據(jù)傳輸、接收、備份、恢復(fù)等功能。，方便快捷。此外，它還具有用戶管理、日志功能、交易提醒等。

　　3、 更好地實現(xiàn)檔案保密功能

　　一般的辦公軟件只能設(shè)置簡單的密碼，非常容易造成泄密。但是，文件管理系統(tǒng)軟件可以劃分管理員、顧問等角色。通過設(shè)置權(quán)限管理，可以設(shè)置人員的訪問權(quán)限等。，從而達(dá)到保密的效果。當(dāng)文件搜索者搜索文件時，系統(tǒng)可以自行記錄，并形成查詢?nèi)罩?。對?shù)據(jù)傳輸、用戶訪問、內(nèi)容打印等操作進行安全設(shè)計，確保文件的安全使用。文件管理系統(tǒng)軟件還配有電子鎖，使鎖與機器分離。即使別人打開了文件管理器的電腦，文件管理系統(tǒng)軟件也無法打開。

　　三、信息化形勢下的政府采購項目檔案管理策略

　　1、加強管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)

　　隨著我國社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，人們對管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高的要求，相關(guān)人才的培養(yǎng)也受到了足夠的關(guān)注。在檔案管理工作的過程中，為了不斷提升管理工作的質(zhì)量，應(yīng)該不斷加強培養(yǎng)管理人員的綜合素質(zhì)。第一，重點培訓(xùn)檔案管理人員的管理技能，通過參加培訓(xùn)提升管理人員的管理水平，同時還要學(xué)習(xí)先進的管理知識，學(xué)會使用計算機落實管理工作，爭取為檔案管理貢獻自己的力量;第二，積極招聘一些經(jīng)驗豐富且管理水平較強的人才，充實管理團隊，從根本上提升檔案管理工作的綜合水平。

　　2、增強管理觀念，投入足夠的資金、人力、物力資源

　　在信息技術(shù)發(fā)展的形勢下，檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)，檔案的自身價值也逐漸凸顯出來，基于此，相關(guān)人員理應(yīng)給予檔案管理工作足夠的關(guān)注。第一，重視政府采購項目檔案管理工作，實時監(jiān)控好檔案管理的每一項工作，確保每項工作都能夠認(rèn)真落實，同時還應(yīng)該加強管理人員的教育力度，增強管理觀念;第二，投入足夠的人力、物力資源，確保相關(guān)設(shè)備配備齊全，在信息化發(fā)展的模式下，事業(yè)單位的信息量越來越大，為了不斷提升政府采購項目檔案管理的工作質(zhì)量，政府應(yīng)該采購先進的設(shè)備，提升檔案信息化管理水平。政府采購代理機構(gòu)是政府采購工作中的重要機構(gòu)，是政府采購具體實施者，有專業(yè)的政府采購人員，加強政府采購代理機構(gòu)專業(yè)人員檔案管理培訓(xùn)與考核，對促進政府采購檔案信息化管理水平提高有非常好的成效。

　　3、加強檔案管理的信息化建設(shè)

　　政府采購的檔案管理工作，正在由手工管理向計算機網(wǎng)絡(luò)化管理在轉(zhuǎn)變，對于檔案管理人員的現(xiàn)代化意識、計算機網(wǎng)絡(luò)意識、檔案管理意識都必須加以提升。政府采購檔案管理應(yīng)該對原來的檔案學(xué)科體系進行充實和完善，運用先進的計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，結(jié)合現(xiàn)代化的檔案管理模式，實現(xiàn)對政府采購檔案管理的信息化建設(shè)，要充分使用現(xiàn)在的信息管理和辦公自動化系統(tǒng)，引入信息化技術(shù)成果，政府的采購檔案管理人員要有敏銳的觀察力，時刻關(guān)注檔案管理知識結(jié)構(gòu)的改革和創(chuàng)新，積極拓展檔案信息資源，把上下各個層次和各個部門辦公自動化等都納入統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，實行集中管理，使信息技術(shù)發(fā)揮最大作用，保證檔案管理的工作順利進行，進一步促進檔案管理水平的提高。

　　4、做好安全管理工作

　　在信息化時代，信息網(wǎng)絡(luò)在帶來便利的同時，其安全問題也備受關(guān)注，一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)攻擊他人的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，竊取檔案信息，從而會危害單位利益。為此，在政府采購項目檔案管理工作的過程中，必須做好安全管理工作，尤其是網(wǎng)絡(luò)安全管理工作，要善于利用先進的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，如身份認(rèn)證技術(shù)、防火墻等來提高政府采購項目檔案管理信息化系統(tǒng)的安全性。

　　綜上所述，在這個信息化飛速發(fā)展的時候，政府采購各單位的內(nèi)部工作人員要不斷鉆研，合理的規(guī)劃和調(diào)整，加大投入，充實信息化人才，抓住有效時機，努力把檔案管理信息化建設(shè)當(dāng)成政府電子商務(wù)建設(shè)的一個重要內(nèi)容方向，一步步建立起各個地方的網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)，提高政府采購的工作效率，加強服務(wù)的質(zhì)量，要不斷制定戰(zhàn)略方針和短期的發(fā)展目標(biāo)，爭取政府部門和上級部門的大力支持，慢慢增加配備軟硬件設(shè)施，做好工作的基礎(chǔ)準(zhǔn)備，使政府的采購檔案管理進入一個新的臺階，為社會的發(fā)展創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。