工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢(shì)

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 　　利用電子管理技術(shù)對(duì)工程檔案信息進(jìn)行管理，可以增加信息的安全性，提高其利用率，應(yīng)引起重視。在此基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)要分析了工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢(shì)，并通過(guò)建立專(zhuān)業(yè)的技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)、檔案電子簽名系統(tǒng)介紹、加強(qiáng)電子檔案信息的保護(hù)、重視電子檔案管理培訓(xùn)等關(guān)鍵點(diǎn)，從而提高工程檔案信息管理的質(zhì)量。

　　一、工程檔案信息電子化管理的優(yōu)勢(shì)

　　1、精準(zhǔn)查詢(xún)信息

　　工程檔案的資料除了文字資料外，還包括磁帶記錄、視頻剪輯等豐富信息。工程項(xiàng)目的順利實(shí)施往往依賴(lài)于工程檔案信息。因此，有必要對(duì)其進(jìn)行電子化管理。從電子化管理技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用結(jié)果中，可以總結(jié)出其主要優(yōu)勢(shì)，其中最明顯的就是工程檔案信息的準(zhǔn)確查詢(xún)。過(guò)去，相關(guān)人員要查找某個(gè)項(xiàng)目信息，往往要?jiǎng)佑萌肆Ψ壹堎|(zhì)檔案，造成精力投入、時(shí)間較大。電子化管理可以在計(jì)算機(jī)平臺(tái)上直接向搜索引擎輸入關(guān)鍵詞，從而在信息共享的情況下適當(dāng)提高信息搜索的速度。

　　2、實(shí)現(xiàn)安全存儲(chǔ)

　　工程檔案的傳統(tǒng)存放方式主要是文件架存放。因?yàn)閷儆诩堎|(zhì)版，看多了容易損壞。電子化管理可以將工程檔案信息存儲(chǔ)在電子磁盤(pán)中，供相關(guān)人員隨時(shí)獲取，其損壞將得到合理控制。如果能夠結(jié)合保護(hù)技術(shù)，可以提高存儲(chǔ)安全性。同時(shí)，在電子化管理中，可以適當(dāng)存儲(chǔ)原始信息，減少瀏覽頻率。

　　3、節(jié)省保管空間

　　在工程檔案信息管理的過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)按照排序進(jìn)行分類(lèi)、歸檔編號(hào)等順序妥善保管。隨著我國(guó)工程建設(shè)規(guī)模的擴(kuò)大，檔案信息日益增多，導(dǎo)致原有存儲(chǔ)空間不足的問(wèn)題。而且電子化管理，信息可以保存在磁盤(pán)里，甚至可以借助u盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等方式保存，進(jìn)而有效節(jié)省信息存儲(chǔ)空間，為工程建設(shè)中產(chǎn)生的大量信息提供充足的存儲(chǔ)空間。

　　二、泛普工程檔案管理軟件的功能

　　1、檔案的生命周期管理

　　紙質(zhì)文檔和電子文檔結(jié)合流程，文檔從、移交，到歸檔、用，整個(gè)過(guò)程都在管理范疇。

　　2、跨單位協(xié)同

　　工程項(xiàng)目結(jié)構(gòu)層次分明，涉及單位多，檔案管理協(xié)作難規(guī)范。統(tǒng)一平臺(tái)管理，項(xiàng)目文件系統(tǒng)全管控，為其打造一站式項(xiàng)目文件管理平臺(tái)。企業(yè)可以通過(guò)一個(gè)平臺(tái)完成從制圖到各種工程文件、錄入、從歸檔到再利用的生命周期管理，可以同步管理實(shí)體和電子文件。無(wú)論是項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的過(guò)程文件，還是項(xiàng)目結(jié)束后的成果文件，都可以集中統(tǒng)一，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化歸檔。

　　3、項(xiàng)目進(jìn)度同步

　　在工程的建設(shè)上、承建、監(jiān)理單位按照業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)文件的歸檔和移交，實(shí)時(shí)監(jiān)控項(xiàng)目資料的到達(dá)。

　　4、實(shí)時(shí)協(xié)同歸檔

　　在工程的建設(shè)上、承建、監(jiān)理單位按照業(yè)務(wù)流程實(shí)現(xiàn)檔案的歸檔和移交。

　　5、有序分類(lèi)，滿足標(biāo)準(zhǔn)化管理的要求

　　通過(guò)自定義分類(lèi)和屬性的功能，將檔案按照不同的工程項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)，按照管理要求按照相應(yīng)的分類(lèi)進(jìn)行歸檔，從工程項(xiàng)目的招投標(biāo)階段開(kāi)始進(jìn)行規(guī)范化收集、立項(xiàng)階段、從施工階段到竣工驗(yàn)收階段的各種報(bào)告、設(shè)計(jì)圖、合同、審批等材料。屬性清晰，分類(lèi)明確，員工可以快速找到需要的檔案進(jìn)行后續(xù)統(tǒng)計(jì)、分析也有了支撐。

　　三、工程檔案信息電子化管理技術(shù)要點(diǎn)

　　1、建立專(zhuān)業(yè)的技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)

　　由于電子管理技術(shù)是檔案管理的一項(xiàng)新技術(shù)，它往往會(huì)導(dǎo)致相關(guān)人員固有的深刻的管理觀念。此時(shí)，技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)也應(yīng)配備監(jiān)督崗位，嚴(yán)格監(jiān)督電子化管理模式的推廣進(jìn)度必要時(shí)可采用聯(lián)合激勵(lì)制度，對(duì)優(yōu)秀員工進(jìn)行表彰，并給予獎(jiǎng)金，以激勵(lì)其他人員以電子管理技術(shù)為主導(dǎo)，最終保證檔案管理的質(zhì)量。

　　2、檔案電子簽名系統(tǒng)介紹

　　在工程檔案信息管理過(guò)程中，還應(yīng)積極引入電子簽名系統(tǒng)，保證電子檔案信息的真實(shí)性，避免檔案信息不實(shí)，給建設(shè)單位造成經(jīng)濟(jì)損失。

　　3、加強(qiáng)電子檔案信息的保護(hù)

　　與紙質(zhì)版相比，建設(shè)工程檔案電子信息的主要威脅來(lái)自黑客。如果不能得到有效的保護(hù)，就容易受到病毒的攻擊、不法分子的入侵造成了電子文件信息的丟失和泄露。因此，在應(yīng)用電子化管理技術(shù)的同時(shí)，也要切實(shí)加強(qiáng)信息保護(hù)，增加其安全性。

　　4、重視電子檔案管理培訓(xùn)

　　從事建設(shè)項(xiàng)目檔案信息管理的員工也要接受專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，使其能夠快速接受全新的管理模式，掌握電子化管理技術(shù)，從而推動(dòng)建設(shè)單位逐步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)。專(zhuān)業(yè)團(tuán)隊(duì)的組建上面已經(jīng)提到了。此時(shí)，將專(zhuān)門(mén)針對(duì)文件管理員進(jìn)行詳細(xì)討論。過(guò)去，面對(duì)文件信息，文件管理員的工作量很大?，F(xiàn)在，你可以利用過(guò)去的歸檔和分類(lèi)時(shí)間，積極參加培訓(xùn)活動(dòng)這種培訓(xùn)既可以是實(shí)踐課程，也可以是理論學(xué)習(xí)。施工單位應(yīng)為他們提供充分使用計(jì)算機(jī)平臺(tái)的機(jī)會(huì)，并隨時(shí)與團(tuán)隊(duì)中的技術(shù)人員進(jìn)行交流，以增強(qiáng)他們?cè)谂嘤?xùn)中的專(zhuān)業(yè)技能。

　　綜上所述，工程檔案信息電子化管理技術(shù)的應(yīng)用，既能保證信息安全，又能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用。相應(yīng)地，從專(zhuān)業(yè)技術(shù)管理團(tuán)隊(duì)、檔案電子簽名系統(tǒng)、電子檔案信息保護(hù)、電子文件管理培訓(xùn)等，為項(xiàng)目順利建設(shè)提供依據(jù)，促進(jìn)建筑業(yè)經(jīng)濟(jì)穩(wěn)定發(fā)展。