如何搭建企業(yè)“互聯(lián)網(wǎng)辦公室”

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  重回懸崖

   陳言從老板那兒灰頭土臉地離開(kāi)，回到自己的辦公室，仍是愁眉不展。

  陳言是公司IT信息部的主管，為公司信息化建設(shè)立下了汗馬功勞。他見(jiàn)證了公司的信息化建設(shè)從無(wú)到有，在幾年間迅速成長(zhǎng)為行業(yè)內(nèi)標(biāo)桿企業(yè)的過(guò)程?？墒?，在如何滿足員工信息共享、商務(wù)溝通和辦公協(xié)同方面的需求上，卻總有些力不從心的感覺(jué)。

   與信息化建設(shè)的循序漸進(jìn)和節(jié)節(jié)勝利不同，公司在面對(duì)員工內(nèi)外溝通和協(xié)作上的經(jīng)歷卻并不那么順利。從最初QQ+MSN+飛信的無(wú)序狀態(tài)，到后來(lái)的強(qiáng)行屏蔽和嚴(yán)格管控、再到花重金購(gòu)置EIM軟件和架設(shè)專(zhuān)用服務(wù)器，最后又重新回到混亂失控的局面。

   直到前些天，因?yàn)閭€(gè)人即時(shí)通訊軟件的安全漏洞而引發(fā)的局域網(wǎng)癱瘓，終于讓老板痛下決心——在公司不準(zhǔn)使用QQ和MSN這樣的個(gè)人即時(shí)通訊軟件，不管有用沒(méi)用，一律屏蔽!

   老板的怒發(fā)沖冠直接導(dǎo)致了員工的怨聲載道，腹背受敵的局面讓陳言感到似乎又回到了當(dāng)初的困境，就好像努力跋涉了很久、走了很多彎路，最后又重新繞回了最初的懸崖邊上。

   這其中的酸甜苦辣只有陳言最清楚。

   公司里有很多業(yè)務(wù)人員都需要隨時(shí)跟客戶保持聯(lián)系，總部與分公司之間也經(jīng)常需要相互溝通。最開(kāi)始員工只是自發(fā)地利用各自熟悉的個(gè)人即時(shí)通訊軟件來(lái)保持聯(lián)系，不但比郵件往來(lái)效率更高，公司也節(jié)省了不少電話和傳真的開(kāi)支，老板對(duì)此當(dāng)然是樂(lè)見(jiàn)其成。

   但是，因?yàn)閮?nèi)部缺乏統(tǒng)一的管理和維護(hù)，員工升級(jí)和打補(bǔ)丁往往不及時(shí)，加之個(gè)人即時(shí)通訊軟件本身存在的安全漏洞等問(wèn)題，給IT信息部日常維護(hù)工作增加了不少麻煩。此外，個(gè)人即時(shí)通訊的服務(wù)器不穩(wěn)定，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)頻繁掉線、傳輸速度慢等現(xiàn)象，導(dǎo)致溝通不暢的問(wèn)題常常出現(xiàn)。

   后來(lái)，隨著個(gè)人即時(shí)通訊所附帶的娛樂(lè)功能越來(lái)越多，交友、游戲、股票等開(kāi)始占用員工大量工作時(shí)間，老板的臉色也因此越來(lái)越不好看。

   老板臉色不好的直接結(jié)果就是陳言必須想出各種手段，限制員工使用個(gè)人即時(shí)通訊軟件中的娛樂(lè)功能。

   陳言確實(shí)想了不少辦法，比如只給特定員工開(kāi)通外網(wǎng)權(quán)限、屏蔽娛樂(lè)網(wǎng)站、累計(jì)上網(wǎng)流量等被員工深?lèi)和唇^的手段。這些手段在引起員工不滿的同時(shí)，卻沒(méi)有取得預(yù)期的效果，沒(méi)有權(quán)限的員工，總有自己的辦法繞過(guò)陳言的監(jiān)管。

   老板的耐性在員工上班時(shí)間“偷菜”的行為愈演愈烈時(shí)，徹底崩潰了。他責(zé)令陳言限期整改，務(wù)必讓辦公室“清靜”下來(lái)!

   陳言提出的方案是用EIM軟件代替娛樂(lè)色彩濃厚的個(gè)人即時(shí)通訊軟件。他選擇用騰訊通RTX，作為企業(yè)內(nèi)部的即時(shí)通訊軟件。

   從老板的角度看，QQ和MSN這種個(gè)人即時(shí)通訊軟件為了增強(qiáng)用戶的黏性，往往提供五花八門(mén)的娛樂(lè)和游戲功能。在辦公室里，不但員工的正常工作經(jīng)常被頻繁跳出的新聞彈窗打斷，類(lèi)似設(shè)好鬧鐘準(zhǔn)點(diǎn)兒“偷菜”的情形也屢禁不止，也難怪老板要抓狂。 其實(shí)，有關(guān)在企業(yè)和組織內(nèi)部使用個(gè)人即時(shí)通訊軟件的現(xiàn)狀一直有頗多爭(zhēng)議。而個(gè)人即時(shí)通訊存在的先天不足和娛樂(lè)色彩過(guò)濃也讓一些企業(yè)對(duì)其又愛(ài)又恨。如放任自流，不但員工的工作效率降低，對(duì)內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)安全也是個(gè)威脅;如完全屏蔽，畢竟它們除了娛樂(lè)功能，還有很多實(shí)用功能是企業(yè)需要的，因噎廢食不是長(zhǎng)久之計(jì)。 陳言同樣是在經(jīng)歷了對(duì)個(gè)人即時(shí)通訊放任、嚴(yán)控、松懈、重新嚴(yán)防死守這樣的循環(huán)之后，才選擇了EIM軟件，可惜效果卻并不理想。首先購(gòu)買(mǎi)成本很高，而且還有部署專(zhuān)業(yè)服務(wù)、優(yōu)化局域網(wǎng)。還經(jīng)常因?yàn)椴煌娔X環(huán)境需要調(diào)試維護(hù)，大大增加了部門(mén)技術(shù)人員的工作量，最重要的是，在廣域網(wǎng)上無(wú)法互聯(lián)互通，只能作為內(nèi)部交流用。 這讓他陷入苦思，到底有什么工具能兼具這兩方面的長(zhǎng)處，既有適合企業(yè)溝通的辦公特性和組織特性，又有個(gè)人即時(shí)通訊軟件的免費(fèi)特性和互聯(lián)互通特性?