突破電氣借華天協(xié)同管理軟件強化競爭優(yōu)勢

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    2011年下半年，突破電氣正式上線了華天動力OA辦公系統(tǒng)。經(jīng)過了半年多的應用，突破電氣發(fā)現(xiàn)OA辦公系統(tǒng)的價值并不只是簡單的效率提升，更重要的是，通過團隊協(xié)同辦公能力的提升，明顯提升了企業(yè)的隱性競爭優(yōu)勢，這也正是企業(yè)的核心競爭力。

一、項目背景與需求

    突破電氣1995年在中關(guān)村創(chuàng)業(yè)，專業(yè)從事電氣及末端電源集成互聯(lián)解決方案產(chǎn)品的投資、研發(fā)、制造、銷售、服務。目前已經(jīng)成為行業(yè)的領(lǐng)軍企業(yè)，擁有百余項專利，是十余個國家級標準化委員會的委員單位，先后參與了六十余項行業(yè)標準的建立，是國家和北京市重點扶持的高新技術(shù)企業(yè)。

    突破電氣的業(yè)務遍布全國，在國內(nèi)三十多個城市設有辦事處，并且擁有眾多行業(yè)代理商和直控賣場。隨著業(yè)務戰(zhàn)略的不斷延伸，企業(yè)管理中的一些問題也日益凸顯，比如：

    1.很多財務表單需要領(lǐng)導及時的進行審核、批準，否則就可能貽誤時機，導致?lián)p失?，F(xiàn)在的情況是，只要一個領(lǐng)導忽略了急需審批的單據(jù)，單據(jù)就卡在那里沒法繼續(xù)流轉(zhuǎn)下去了。怎樣才能讓百忙的領(lǐng)導及時知道有待審的單據(jù)呢？

    2.突破電氣擁有兩家大型直屬公司和兩家控股公司。根據(jù)業(yè)務的需要，突破電氣的財務數(shù)據(jù)需要分成兩個不同的帳套進行錄入，怎樣才能使財務數(shù)據(jù)錄入到對應的帳套中去呢？

    3.公司規(guī)定，在前一筆借款沒有結(jié)清的情況下，后一筆借款是不能借支的。如果是由財務人員直接來操作，只需檢查一下憑證里是否有該人未還的借款單即可，但是如何通過辦公系統(tǒng)來控制呢？

    4.很多表單之間存在著關(guān)聯(lián)關(guān)系，比如采購辦公用品，需要先申請借款，采購后再進行報銷。這個業(yè)務的流程是用報銷單沖銷之前的借款單，那么借款單和報銷單之間的數(shù)據(jù)是怎樣通過系統(tǒng)實現(xiàn)關(guān)聯(lián)和沖銷呢？

    5.突破電氣的年度、月度財務數(shù)據(jù)非常龐雜，管理人員面對各式各樣的數(shù)據(jù)一時不知從何入手。只有將數(shù)據(jù)進行整合、匯總才是管理層真正需要的數(shù)據(jù)。怎樣能為企業(yè)高層提供清晰、直觀、多維度的報表呢？

    突破電氣希望通過一套OA辦公系統(tǒng)來幫助自己解決上述問題。在對市場上主流的OA系統(tǒng)考察比較后，很快就鎖定了以技術(shù)領(lǐng)先著稱的華天動力OA辦公系統(tǒng)，通過在線體驗華天動力OA官網(wǎng)（www.oa8000.com）上面的試用版，突破電氣對華天動力OA辦公系統(tǒng)強大的工作流系統(tǒng)、良好的操作便利性、開放的平臺，和突出的性價比非常青睞。

二、解決方案與實例

    根據(jù)突破電氣的實際情況，華天動力與突破電氣的項目負責人針對需求進行了一系列的分析、討論、改進，以流程管理為核心，最終在短時間內(nèi)拿出了一套行之有效、且簡單易行的解決方案：

    1.關(guān)于領(lǐng)導不能及時審批單據(jù)的問題。華天動力OA通過完善的提醒機制輕松解決這一問題。提醒機制包括：彈出窗口提醒、短消息提醒、待辦審批提醒。如此強大的提醒功能，即使領(lǐng)導再忙，都能讓他及時知道有需要自己審批的單據(jù)。

    2.關(guān)于多帳套問題的問題。華天動力OA將四個公司的四套數(shù)據(jù)分為兩個帳套，每個帳套包含兩個公司。這樣，每個帳套就能獨立的進行請款、報銷、預算、結(jié)算等流程了，流程的使用和維護也非常方便。

    3.關(guān)于前賬未清，后賬不得再借的問題。華天動力的解決方法是在借款單上添加一個查詢按鈕，用于查詢之前的借款是否核銷。如有未核銷的借款，系統(tǒng)會自動作出判斷，該借款單就無法發(fā)送了。

    4.關(guān)于表單之間數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的問題。華天動力OA辦公系統(tǒng)具有非常靈活的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設置，可以輕松實現(xiàn)各表單間的數(shù)據(jù)整合。

    以報銷和借款為例，申請人先起草“個人借款單”（圖1）支出費用，然后可以直接在“通用報銷單”（圖2）來沖銷“個人借款單”。

圖1

圖2

    在“通用報銷單”中，用戶點擊“借款單”按鈕，就能將原有的借款明細全部列出，選擇本次要沖銷的單據(jù)，原借款金額就會自動被帶到“通用報銷單”中。填寫沖銷金額后，系統(tǒng)就自動計算出支付金額、交回金額、報銷總額。

    5.關(guān)于統(tǒng)計報表的問題。華天動力OA辦公系統(tǒng)可以自動將審批單中的數(shù)據(jù)形成報表，非常便于管理人員站在宏觀層面對數(shù)據(jù)進行分析及預測。以“支出匯總報表”為例，管理者能夠清楚的看到當月的各種數(shù)據(jù)：

    1）每個項目的月度總預算及月度總費用；

    2）所有項目的月度總預算及月度總費用；

    3）各部門的月度總預算及月度總費用；

    4）所有部門的月度總預算及月度總費用；

    5）各部門每項支出的預算費用及實際費用；

    6）各部門所有項目的預算費用及實際費用；

    7）另外，報表中的數(shù)據(jù)還可以生成多種圖形，如餅狀圖、柱狀圖等等。報表圖形化功能使管理者能夠更直觀的對數(shù)據(jù)進行分析和預測。

圖3

三、后記

    在華天動力OA辦公系統(tǒng)上線的短短數(shù)月中，協(xié)同辦公的成效已在突破電氣的日常業(yè)務活動中顯現(xiàn)出來。領(lǐng)導的審批變得迅速、及時；多帳套的使用，使數(shù)據(jù)規(guī)整、有序；業(yè)務流程的流轉(zhuǎn)更加有條不紊；報表數(shù)據(jù)清晰、直觀。

    優(yōu)秀的企業(yè)在內(nèi)部組織設置和管理杠桿運用方面都具有卓越的特色，他們的執(zhí)行力比競爭對手更快、更好。突破電氣的信息化之路，正是著眼于高效的組織機制建設，培養(yǎng)長期的、可持續(xù)發(fā)展的經(jīng)營能力，這正是突破電氣快速發(fā)展背后最重要的隱性優(yōu)勢。