利眾集團(tuán)OA辦公系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的整合應(yīng)用

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    一、企業(yè)現(xiàn)狀與需求

    上海利眾集團(tuán)創(chuàng)建于2003年3月，位于松江進(jìn)出口加工區(qū)，是一家集大型餐飲、便利店連鎖、保潔服務(wù)社連鎖、團(tuán)膳配送、食堂托管、生鮮冷鏈?zhǔn)称芳庸?、配送與銷(xiāo)售為一體的大型外商獨(dú)資企業(yè)。

    利眾集團(tuán)旗下目前擁有上海利眾快餐供應(yīng)有限公司、上?？炜衫儇浻邢薰?、上海悅心樓餐飲有限公司、蘇州利得餐飲管理有限公司、常熟勤豐餐飲管理有限公司、上海利達(dá)保潔服務(wù)社。擁有各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才及員工1000余人。

    2010年上半年，利眾集團(tuán)決定采購(gòu)一套新的OA辦公系統(tǒng)，用以替換原來(lái)已經(jīng)嚴(yán)重不適用的老系統(tǒng)。除了一些基本的需求外，他們考察的重點(diǎn)就是工作流功能，要求必須能夠?qū)崿F(xiàn)以下應(yīng)用：

    1、 圖形化的流程和表單設(shè)計(jì)界面，要非常靈活、完善、易用，能夠動(dòng)態(tài)適應(yīng)集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)和人員變動(dòng)的需要；

    2、 能夠?qū)徟鷶?shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)方便的統(tǒng)計(jì)匯總，生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表；

    3、 具有開(kāi)放的接口工具，能夠和HR系統(tǒng)進(jìn)行充分整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交換和共享，這一條是項(xiàng)目的重中之重。

    二、實(shí)施效果

    1、工作流統(tǒng)一化

    經(jīng)過(guò)一番詳細(xì)的比對(duì)和試用，他們選擇了華天動(dòng)力OA辦公系統(tǒng)，并很快就實(shí)施上線(xiàn)。

    現(xiàn)在，他們已經(jīng)該OA辦公系統(tǒng)上建立了包含總經(jīng)辦、財(cái)務(wù)部、品管部、人力資源部、采購(gòu)部、營(yíng)銷(xiāo)部、總務(wù)部、便利店等八大類(lèi)的50多項(xiàng)審批流程。集團(tuán)所有審批事務(wù)均實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)上操作，平均每天有70余項(xiàng)審批在網(wǎng)上進(jìn)行，而平均審批時(shí)間則由原來(lái)的3—7天縮短到1—3天，極大的提升了整個(gè)集團(tuán)的協(xié)同辦公效率。

    由于所有的申請(qǐng)單全部使用電子表單的形式，這樣利用系統(tǒng)內(nèi)的自定義報(bào)表工具，利眾集團(tuán)可以直接統(tǒng)計(jì)審批數(shù)據(jù)，生成各種統(tǒng)計(jì)報(bào)表。

圖一：審批流程監(jiān)控界面（部分）

    2、數(shù)據(jù)整合

    在OA辦公系統(tǒng)和HR系統(tǒng)的數(shù)據(jù)整合上，利眾集團(tuán)也取得了良好的效果。事實(shí)上，OA辦公系統(tǒng)中的所有審批單都和HR系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)。

    因?yàn)闉榱司S護(hù)方便，利眾集團(tuán)沒(méi)有在OA辦公系統(tǒng)中新建一套人員結(jié)構(gòu)，而是共用HR系統(tǒng)中的部門(mén)和人員信息。這就意味著，在OA辦公系統(tǒng)中打開(kāi)一個(gè)審批單，里面的部門(mén)、人員等信息直接調(diào)用自HR系統(tǒng)。

    如下面的“員工請(qǐng)假申請(qǐng)單”，“申請(qǐng)人信息”和“詳細(xì)信息”中的工號(hào)、姓名、部門(mén)、職務(wù)等信息都是從HR系統(tǒng)中自動(dòng)調(diào)用過(guò)來(lái)的。更重要的是，表單的已請(qǐng)事假、已請(qǐng)病假、已請(qǐng)年假等數(shù)據(jù)也都直接取自HR系統(tǒng)，記錄了該員工自入職以來(lái)的請(qǐng)假天數(shù)，讓申請(qǐng)人和審批人都可以直接看到，大大方便了工作管理。

圖二：?jiǎn)T工請(qǐng)假申請(qǐng)單界面