金山品科: 讓協(xié)同實現(xiàn)六大管理

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    “上協(xié)同，我們很實際，這個產(chǎn)品要能真正解決我們企業(yè)遇到的問題，我們只相信事實”，深圳市金山品科科技有限公司總經(jīng)理張靜與泛普軟件的售前人員初次會面，沒有寒暄，第一句話便直奔主題，這位親自主抓協(xié)同選型的一把手始終以慎重的眼光看待各家廠商的協(xié)同產(chǎn)品，雖說泛普軟件是行業(yè)內(nèi)響當當?shù)钠放疲耙卜喠怂麄兒芏喑晒Π咐?，可是不是適合公司，能不能順利實施并應(yīng)用推廣，她心里一堆問號。

    2010年5月底，在經(jīng)過了3周的實施后，金山品科科技有限公司的協(xié)同項目一期實施工程順利竣工，一向嚴肅的張靜終于笑了，泛普軟件沒有讓她失望，看著全公司所有的行政工作、業(yè)務(wù)流程全部在泛普A6協(xié)同（OA）管理軟件里暢順地運轉(zhuǎn)著，她放心了。

信息孤島，金山品科的管理之痛
    張靜所在的深圳市金山品科科技有限公司（文中簡稱：金山品科），成立于1993年，是一家專業(yè)從事數(shù)字視頻監(jiān)控技術(shù)研發(fā)生產(chǎn)、銷售、服務(wù)和遠程網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控管理系統(tǒng)研發(fā)、設(shè)計、施工、維護和保養(yǎng)為一體的高新技術(shù)企業(yè)。具有一級安全防范技術(shù)工程資質(zhì)，是信息產(chǎn)業(yè)部認證的雙軟企業(yè)。公司自主研發(fā)的“品科”數(shù)字系列產(chǎn)品在金融、電力、教育、交通、石化等行業(yè)廣泛應(yīng)用。公司總部設(shè)在深圳，在北京、上海、廣州、長沙、福州、昆明、武漢、貴陽、?？凇⑶鄭u、泉州、成都、南寧、重慶等大城市分別設(shè)有辦事處。

    作為高新技術(shù)企業(yè)，金山品科的信息化建設(shè)可謂走在行業(yè)的前沿，不僅公司總部有內(nèi)部辦公網(wǎng)，而且各地辦事處和工廠都有自已的信息網(wǎng)，信息化建設(shè)的思想已經(jīng)深入人心。

    但長期以來金山品科的管理有著自己的痛點，這種集生產(chǎn)加工及銷售為一體的企業(yè)，由于異地機構(gòu)多，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)繁雜，市場環(huán)節(jié)眾多，容易形成信息孤島。各部門和各異地分支機構(gòu)缺乏有效的信息溝通，往往是“各自悶頭干從不抬頭看”，造成很多重復(fù)勞動，以及配合上的失誤。

    作為公司總經(jīng)理讓張靜頭疼的還有出差這件事，因為她一旦出差，就像被蒙上了眼睛，無法及時獲知各部門的運營情況，這就加大了管理風險。

    如何破除信息孤島？如何保證各部門高效配合？如何解決領(lǐng)導(dǎo)出差中對公司的有效管控？張靜一直在思考。

簡單易用，A6協(xié)同（OA）打動人心的十分鐘
    2010年4月，張靜終于坐不住了，她親自牽頭成立了一個項目小組。項目小組要做的是選擇一套集團級應(yīng)用管理平臺來高效、快速的實現(xiàn)金山品科的集團化管理。這是一個什么樣的平臺呢？為了尋求答案公司請來多家管理咨詢公司進行診斷，綜合各家意見，開出一個藥方——上協(xié)同。

    選擇什么樣的協(xié)同產(chǎn)品？金山品科選型小組有自己的主見：一、這個產(chǎn)品必須實施周期短、易用性強，保證項目在2010年6月底之前完成實施。二、這個產(chǎn)品必須支持中途改變流程，工作流程無論多復(fù)雜都要可以修改，并且整個操作過程要可以歸檔保存。這兩條要求一出很多廠商就被擋在了門外。

    但這個要求卻沒有難倒泛普軟件的售前經(jīng)理，他當場用產(chǎn)品建立了一個審批流程，并且演示了如何修改流程，由于泛普A6有“預(yù)歸檔”功能，在流程開始前通過這個功能已經(jīng)選定了要存的文件夾，操作完成后整個流程包括修改過程都完整地保存在指定文件夾中，而這一系列看似復(fù)雜的要求，實現(xiàn)起來只用了十分鐘，這是其他產(chǎn)品不可比擬的。張靜和公司其他高層十分驚訝，都說臺上十分鐘，臺下十年功，都是做產(chǎn)品的心里非常清楚：一個易用、適用、好用的產(chǎn)品一定是經(jīng)過千錘百煉，經(jīng)過無數(shù)客戶體驗?zāi)サZ出來的，能對用戶的需求把握的如此到位，沒有高度負責的專業(yè)精神是做不到的。金山品科選型小組被這十分鐘的操作說服了。

泛普軟件，讓金山品科管理落地
    泛普A6協(xié)同（OA）幫助金山品科解決了企業(yè)管理六件事：

    一、實現(xiàn)協(xié)同辦公管理，現(xiàn)在金山品科有一套既嚴謹又靈活的辦公流程，之所以說其嚴謹是因為行政辦公表單可以由專門的系統(tǒng)管理員綁定為固定流程，作為制度固化下來，說其靈活是因為平日辦公，員工發(fā)起的自由協(xié)同，可以自己動手設(shè)置流程和更改流程，十分方便。

    二、實現(xiàn)印章管理，現(xiàn)在金山品科的各分支機構(gòu)不必為了蓋章專程出差到總公司，只要在泛普A6協(xié)同（OA）上申用印章，總公司通過協(xié)同進行審批，用章單位便可根據(jù)審批時間來完成蓋章手續(xù)，這樣不僅提高的審批效率而且規(guī)范了業(yè)務(wù)管理。
三、實現(xiàn)企業(yè)文檔管理：根據(jù)部門、人員、類別等維度進行文檔分類存儲；每周要情，按照固定的路徑保存，通過文件映射的方式直接推送領(lǐng)導(dǎo)桌面，便于領(lǐng)導(dǎo)直接查閱；建立數(shù)據(jù)中心，重點項目的重要信息由公司統(tǒng)一管理。

    四、實現(xiàn)時間與資源管理：通過泛普A6協(xié)同（OA）中計劃/會議/日程對每個辦公人員的日程進行有效的管理，便于領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)同事知道工作計劃，方便更好的協(xié)作 。

    五、實現(xiàn)公共信息管理：金山品科整個企業(yè)的通知、公告都在泛普A6上清晰呈現(xiàn)，登錄系統(tǒng)就能看到，并且可以根據(jù)搜索條件查詢公共信息，泛普A6設(shè)有討論區(qū)，員工可以充分討論問題，表達自己的思想，也是金山品科進行文化建設(shè)的重要陣地。

    六、整合內(nèi)網(wǎng)：金山品科實現(xiàn)了泛普A6與現(xiàn)有網(wǎng)站的連通，整合形成了一個“金山品科辦公網(wǎng)”?，F(xiàn)在，協(xié)同系統(tǒng)上發(fā)出的新聞、公告，在網(wǎng)站上可以同時顯現(xiàn)，真正實現(xiàn)了公司辦公一體化管理。

    如今，公司再也沒有以前“填表格，找領(lǐng)導(dǎo)，跑部門”的現(xiàn)象，各部門員工一上班首先打開電腦登錄泛普A6協(xié)同（OA），一天的待辦事情就擺在眼前。告別了表格滿天飛的年代，泛普A6的到來為金山品科真正實現(xiàn)了“綠色工作、協(xié)同增效”的愿望。

    后記：作為第一家成功研制國內(nèi)聯(lián)網(wǎng)監(jiān)控管理系統(tǒng)的企業(yè)，金山品科的項目決策者以自己專業(yè)的眼光敏銳發(fā)現(xiàn)協(xié)同管理軟件不同于傳統(tǒng)OA，并理性地選擇了標準化協(xié)同產(chǎn)品——泛普A6協(xié)同（OA），這不僅是企業(yè)管理層決策上的成功，同時也折射出我國企業(yè)的協(xié)同應(yīng)用正在從朦朧走向成熟。可以預(yù)見，標準化協(xié)同產(chǎn)品將會為更多的用戶帶來高性價比的協(xié)同應(yīng)用價值。