協(xié)同、協(xié)同管理與協(xié)同管理系統(tǒng)

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    協(xié)同管理系統(tǒng)，業(yè)界通常稱呼其為協(xié)同管理軟件或簡稱為協(xié)同軟件。協(xié)同管理系統(tǒng)(CMS)作為一種軟件，其產(chǎn)生的時間非常短，但“協(xié)同”這一概念由來已久?，F(xiàn)在，越來越多的用戶意識到當(dāng)前的市場大環(huán)境不可能離開協(xié)同，于是更多的認同并開始實踐協(xié)同應(yīng)用——不僅是架設(shè)協(xié)同應(yīng)用軟件。更多的在于實踐協(xié)同的管理理念。所以。探討協(xié)同、協(xié)同管理和協(xié)同管理系統(tǒng)之間的關(guān)系就顯得非常有必要和十分有價值。

    一、協(xié)同的概念

    協(xié)同一詞來自古希臘語，或日協(xié)和、同步、和諧、協(xié)調(diào)、協(xié)作、合作．是協(xié)同學(xué)(Synergetics)的基本范疇。協(xié)同的定義，《說文》提到“協(xié)，眾之同和也。同，合會也”。

    一般地講。所謂協(xié)同；就是指協(xié)調(diào)兩個或者兩個以上的不同資源或者個體。使它們一致地完成某一目標的過程或能力。這樣．“協(xié)同”概念就有著廣泛的含義，不僅包括人與人之問的協(xié)作。也包括不同應(yīng)用系統(tǒng)之問、不同數(shù)據(jù)資源之間，不同終端設(shè)備之間、不同應(yīng)用情景之間、人與機器之間、科技與傳統(tǒng)之間等全方位的協(xié)同。

    不過，我們更關(guān)注組織中的協(xié)同。在這里，協(xié)同泛指組織中多人共同完戒同一或多個事務(wù)的行為方式和過程。協(xié)同工作是組織行為的基本模式和狀態(tài)。能夠通過組織內(nèi)部協(xié)同工作，高效實現(xiàn)組織目標的一種活動就是協(xié)同。由于電子工具的發(fā)展。互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，軟件的發(fā)展；使得協(xié)同理念能夠在組織當(dāng)中真正實現(xiàn)。

    從技術(shù)角度看。協(xié)同的概念始于20世紀80年代，如以Novell Netware為代表的工作組類軟件、微軟的Exchange、IBM的Lotus／Notes，到后來的電子郵件、OA、CRM、ERP等，都有協(xié)同的概念在里面。從所基于的信息技術(shù)講，協(xié)同則體現(xiàn)在三個層面：一是基于通信技術(shù)的人與人之間的協(xié)同；二是基于工作流技術(shù)的組織與組織之間的協(xié)同；三是基于企業(yè)信息集成技術(shù)的系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的協(xié)同。

    即便對協(xié)同有一個明確解釋。但協(xié)同的指向仍然模糊。什么是互相協(xié)作?所協(xié)作的是什么內(nèi)容?是人、財、物等資源?還是產(chǎn)、供、銷等部門?所有這些疑問，都給協(xié)同軟件的推廣和應(yīng)用造成了困惑。從企業(yè)系統(tǒng)角度看，完整的協(xié)同概念包含了五個方面的含義：面向人的協(xié)同、流程協(xié)同、信息協(xié)同、應(yīng)用協(xié)同和企業(yè)管理的協(xié)同。我們倡導(dǎo)的協(xié)同管理系統(tǒng)(CMS)實際上就是基于完整的協(xié)同概念形成的管理系統(tǒng)。

    二、組織協(xié)同管理

    1．組織的協(xié)同本性。人們要結(jié)成各式各樣的組織，其目的就是要協(xié)同。因為，企業(yè)、政府機構(gòu)、公共部門，所有這些社會性組織存在的基本理由。就是要有多人共同做同一件或者相互關(guān)聯(lián)的事情，如此就需要同時或者順序使用相同或者相關(guān)的資源，需要行為、步調(diào)的協(xié)調(diào)和合作。

    組織通過部門劃分、層級結(jié)構(gòu)、角色分配、流程設(shè)計、資源規(guī)劃、工作計劃和日程安排來實現(xiàn)各類工作任務(wù)的協(xié)同。這種協(xié)同的基本條件是連接、溝通、共享程交互‘。因此聯(lián)接、溝通、共享和交互是各類組織的基本功能，換言之，這些功能決定了組織的效率。這些功能就是組織所必須具備的協(xié)同性，因此我們說組織本性協(xié)同。

    2．組織協(xié)同管理的概念。企業(yè)是一個有機的整體，企業(yè)的每一個員工、每一項任務(wù)、每一單位資源都緊密關(guān)聯(lián)，只有整體協(xié)調(diào)配合才能發(fā)揮最大的效益。企業(yè)是內(nèi)部眾多業(yè)務(wù)單元的組合。采購、生產(chǎn)、營銷、管理等等，如果把各個分散的活動單元協(xié)同起來，就能創(chuàng)造大于各部分簡單加和的企業(yè)價值，使企業(yè)真正在較高層次上成為一個整體。

    協(xié)同可以使企業(yè)的任何一項活動都不再獨立，個人的工作也不再是單打獨斗，麗是建立在協(xié)同的基礎(chǔ)之上，依靠團隊和內(nèi)外部各種資源的協(xié)同配合。從而獲得資源的最大效用，從而使得企業(yè)內(nèi)部資源(管理者、員工)和外部資源(客戶和伙伴)能夠在一個統(tǒng)一的平臺上高度共享信息、協(xié)同完成各種復(fù)雜的業(yè)務(wù)處理。

    管理學(xué)中最早引人協(xié)同思想是在1965年。美國戰(zhàn)略管理學(xué)家H·伊戈爾·安索夫(H．Igor Ansoff)在出版的《公司戰(zhàn)略（Corporate Strategy）》一書中首次提出了協(xié)同的概念。書中指出，所謂協(xié)同，就是指企業(yè)通過各業(yè)務(wù)單元的相互協(xié)作。可以使企業(yè)整體的價值大予各獨立組成部分價值的簡單加總。協(xié)同表達了“1+1>2”的理念，即公司整體的價值大于公司各獨立組成部分價值的簡單總和。自從協(xié)同的理念引入企業(yè)管理領(lǐng)域，協(xié)同理論就成為企業(yè)管理戰(zhàn)略的理論基礎(chǔ)和重要依據(jù)。協(xié)同應(yīng)該超越具體的業(yè)務(wù)、組織和模式。擺脫實際應(yīng)用的局限。成為企業(yè)的一種文化和精神，傳達一種先進的理念，從而成為一種戰(zhàn)略的協(xié)同，通過自上而下的貫徹和滲璉來指引企業(yè)具體業(yè)務(wù)，強化優(yōu)勢?；趨f(xié)同理念的戰(zhàn)略可以像紐帶一樣把企業(yè)的業(yè)務(wù)有機聯(lián)系起來。從而使企業(yè)可以更有效地利用現(xiàn)有的資源和優(yōu)勢開拓新的發(fā)展空閱。

    在供應(yīng)鏈管理中，協(xié)同就更具體地指出了各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)合作的重要性。全球制造和經(jīng)濟一體化使得傳統(tǒng)的企業(yè)與企業(yè)之間的競爭正逐漸演變?yōu)橐院诵钠髽I(yè)為主導(dǎo)的供應(yīng)鏈與供應(yīng)鏈之間的競爭。傳統(tǒng)的企業(yè)管理思想從企業(yè)內(nèi)部人手。如企業(yè)資源計劃(Erie)就是源自封閉的管理思想。供應(yīng)鏈管理將企業(yè)管理視角拓展，不僅僅考慮單個企業(yè)內(nèi)部資源的協(xié)同與優(yōu)化，更是從整個供應(yīng)鏈的角度研究如何以更小的成本，更有效地滿足客戶需求。供應(yīng)鏈管理的靈魂是跨企業(yè)的協(xié)同管理。它包括整個供應(yīng)鏈中所有上下游企業(yè)的信息共享及業(yè)務(wù)協(xié)作，只有這樣才能減少供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)的無效作業(yè)，產(chǎn)生增值。在供應(yīng)鏈管理環(huán)境下，協(xié)同管理把視野擴展到了企業(yè)的外部．涵蓋了企業(yè)供應(yīng)商、分銷商、業(yè)務(wù)伙伴及客戶在內(nèi)的整條價值鏈。通過價值鏈上下游的各成員的信息共享和對資源，技術(shù)，制度三要素的協(xié)同實現(xiàn)高效麗緊密的協(xié)作，通過與企業(yè)上下游合作伙伴的關(guān)系協(xié)同，從而達到以敏銳的洞察力和快速的反應(yīng)能力應(yīng)對瞬息萬變的市場的目標?？梢姟f(xié)同管理是一種面向供應(yīng)鏈管理的先進管理思想和業(yè)務(wù)模式。

    從系統(tǒng)學(xué)角度看，協(xié)同管理就是要通過對有若干子系統(tǒng)組成的系統(tǒng)進行時間、空間和功能結(jié)構(gòu)的重組，產(chǎn)生一種具有“競爭——合作——協(xié)調(diào)”的能力。其效應(yīng)遠遠大于各子系統(tǒng)之和的新的時間、空間、功能結(jié)構(gòu)。這里所說的時間結(jié)構(gòu)、空間結(jié)構(gòu)或功能結(jié)構(gòu)就是自組織。所謂自組織是指在沒有外界因素驅(qū)使下，開放式(與環(huán)境有物質(zhì)、能量和信息交換)的系統(tǒng)，將原來有序度低(高熵)的分散成員變成有序度高(低熵)的動態(tài)公司，使之在功能、時間和空間上出現(xiàn)新的結(jié)構(gòu)，發(fā)揮出強大的市場競爭力。協(xié)同學(xué)是一種關(guān)于自組織的理論，它研究系統(tǒng)各要素之間、要素與系統(tǒng)之間、系統(tǒng)與環(huán)境之間協(xié)調(diào)、同步、合作、互補的關(guān)系．研究新的有序結(jié)構(gòu)的形成，揭示系統(tǒng)進化的動力。協(xié)同學(xué)為解決協(xié)同管理問題提供了有力的理論工具。它既處理確定論問題，又處理隨機過程。這種自發(fā)形成有序結(jié)構(gòu)的機制，就是所謂的“競爭——合作——協(xié)調(diào)”機制。

    借助以上分析，我們把協(xié)同管理定義為：運用協(xié)同學(xué)自組織原理。通過建立“競爭——合作——協(xié)調(diào)”的協(xié)同運行機制，把系統(tǒng)中價值鏈形成過程的各要素組成一個緊密的“自組織”體系，共同實現(xiàn)統(tǒng)一的目標，是系統(tǒng)利益最大化的管理體系。