全面提醒，看協(xié)同協(xié)同管理軟件的提醒機(jī)制

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    提醒機(jī)制是協(xié)同OA系統(tǒng)設(shè)計(jì)中很小，甚至可以說很不起眼的一項(xiàng)工作，但它的作用卻非常重要。正所謂細(xì)節(jié)決定成敗，優(yōu)秀的提醒機(jī)制設(shè)計(jì)可以顯著提升協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)用性、易用性，讓系統(tǒng)的使用更加順暢，更加人性化。

    我們以華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)為例，看看協(xié)同OA系統(tǒng)的提醒機(jī)制設(shè)計(jì)。完善的提醒機(jī)制包括三個內(nèi)容、四個階段和四種形式：

    1、三個內(nèi)容：

    1）信息提醒；指OA系統(tǒng)內(nèi)部的消息、通知、文件等閱讀提醒；

    2）文檔提醒；指OA系統(tǒng)內(nèi)部共享文檔的上傳、更新、刪除等提醒；

    3）工作提醒：指OA系統(tǒng)內(nèi)部的審批、任務(wù)、日程、會議等工作提醒。

    2、四個階段：

    1）開始前提醒：一般用于工作的待辦提醒；

    2）結(jié)束前提醒：指工作即將到期時的提醒，或流程審批進(jìn)度提醒：

    3）超期提醒： 指工作未及時完成的提醒；

    4）完成提醒：指流程結(jié)束的提醒，或文件的已讀提醒，或任務(wù)的完成提醒；

    3、四種形式：

    1）消息提醒：指通過OA系統(tǒng)內(nèi)部的短消息、彈出窗口等進(jìn)行提醒；

    2）電子郵件提醒：指通過外部電子郵件進(jìn)行提醒；

    3）手機(jī)短信提醒：指通過手機(jī)短信進(jìn)行提醒；

    4）周期提醒：指對周期性日程，或某項(xiàng)任務(wù)進(jìn)行周期性提醒。

    顯然，看起來很簡單的提醒功能，其實(shí)需要有一整套完善、嚴(yán)密的體系來支撐，缺了其中的任何一點(diǎn)，都可能導(dǎo)致系統(tǒng)的不完善，造成工作延誤和不必要的麻煩。

    下面，我們以華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)的幾個提醒畫面為例，看看提醒機(jī)制在企業(yè)中的具體應(yīng)用情況：

    1、信息提醒：

    當(dāng)你發(fā)送一個通知的時候，可以選中“收到后給我一個回執(zhí)”，這樣當(dāng)接收人看過通知后，系統(tǒng)就會自動給你發(fā)一個已讀回執(zhí)，讓你心中有數(shù)。

    如果你選中“發(fā)送手機(jī)短信”給某人，那么該人的手機(jī)上就會收到一條短信，提醒他到OA系統(tǒng)上查閱通知。當(dāng)然，如果他不在公司，或身邊沒有電腦，還可以直接通過手機(jī)登陸OA系統(tǒng)，在第一時間直接查看通知內(nèi)容。

    2、文檔提醒：

    在“文檔中心”功能中新建文件夾的時候，就可以設(shè)置該文件夾內(nèi)文件的提醒設(shè)置，你可以選擇提醒的方式，以及提醒人。

    3、工作提醒：

    華天動力協(xié)同OA系統(tǒng)在系統(tǒng)主界面提供了多達(dá)五種提醒方式：

    1）系統(tǒng)頁眉位置的提醒；

    2）所有待辦審批的提醒；

    3）所有待辦工作的提醒；

    4）彈出窗口提醒；

    5）短消息提醒；

    如此強(qiáng)大的提醒方式，看來你想偷懶都不容易了，不管你在哪里，工作都會找到你。

    4、工作提醒

    在為自己或下屬安排工作時，你就可以設(shè)置多種提醒方式。包括提醒的發(fā)送方式，以及是開始前提醒、結(jié)束前提醒，還是超期提醒，每一種提醒方式，還可以設(shè)置提醒周期和重復(fù)次數(shù)，如下圖示：

    另外，系統(tǒng)里面還有一些單獨(dú)設(shè)置的提醒方式，如入職提醒、生日提醒、日志提醒等，這就不再一一說明了。

    這么多提醒方式，會不會亂套了呢？當(dāng)然不會，因?yàn)樗械奶嵝讯际菫榉奖愎ぷ鞫O(shè)置的，而且所有的提醒方式都是可選的，你可以選擇最適合自己的提醒方式。