電子文檔管理系統(tǒng)八大誤區(qū)

申請(qǐng)免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　知識(shí)管理作為一種新生事物，必然會(huì)在不斷的懷疑聲中前行。這些聲音有對(duì)的，有錯(cuò)的，有深思熟慮的、有人云亦云的。在這紛繁的語境中，我們?cè)撊绾伪３智逍训念^腦和樹立正確的認(rèn)知呢？如果說，知識(shí)管理的含義之一就是去偽存真，那么我們就需要首先對(duì)不同的聲音進(jìn)行“知識(shí)管理”一番。 

　　你有過這些想法嗎？ 

誤區(qū)之一：知識(shí)管理就是信息管理

    　“知識(shí)管理只不過是管理管理數(shù)據(jù)、文檔而已，好像和傳統(tǒng)的信息管理相比也沒有太大區(qū)別”

    　有人認(rèn)為，知識(shí)就是信息，知識(shí)管理就是信息管理，這是典型的對(duì)知識(shí)管理的狹隘理解。

    　首先知識(shí)并不等于信息。首先，信息只是知識(shí)的一部分。根據(jù)1996年經(jīng)濟(jì)合作與發(fā)展組織(OECD)的《以知識(shí)為基礎(chǔ)的經(jīng)濟(jì)》報(bào)告，知識(shí)包括四大類：(1)“知道是什么”的事實(shí)知識(shí)(know- what)；(2)“知道為什么”的原理知識(shí)(know-why)；(3)“知道怎樣做”的技能知識(shí)(know-how)；(4)“知道是誰”的人際知識(shí)(know-who)。

　　由此可見，知識(shí)的概念比信息的概念要廣泛得多。信息僅限于“知道是什么”、“知道為什么”，即是記錄于一定物質(zhì)載體上的知識(shí)，我們稱之為“顯性知識(shí)”。而“知道怎樣做”、“知道是誰”，是存儲(chǔ)于人們大腦的經(jīng)歷、經(jīng)驗(yàn)、技巧、訣竅、體會(huì)、感悟等尚未公開的秘密知識(shí)，或者只可意會(huì)而難于表達(dá)的知識(shí)，我們稱之為“隱性知識(shí)”。這些隱性知識(shí)不屬于信息的范疇。其次，知識(shí)是有用的信息。信息分為正確信息和虛假信息，有用信息和無用信息，而知識(shí)都是正確的、有用的信息。其次信息管理只是知識(shí)管理的基礎(chǔ)和重要組成部分，知識(shí)管理不僅僅是信息管理的發(fā)展和延伸，更是對(duì)信息管理的變革和超越。

　　第一，信息管理僅僅注重對(duì)顯性知識(shí)的管理，而知識(shí)管理更注重對(duì)隱性知識(shí)的管理。知識(shí)連線有限責(zé)任公司的首席執(zhí)行官榮·楊(Ron·Yang)說：“顯性知識(shí)可以說是‘冰山的尖端’，隱性知識(shí)則是隱藏在冰山底部的大部分。隱性知識(shí)是智力資本，是給大樹提供營(yíng)養(yǎng)的樹根，顯性知識(shí)不過是樹的果實(shí)?！倍译[性知識(shí)往往具有獨(dú)占性，開發(fā)利用價(jià)值比較高，管理難度更大。

　　第二，信息管理僅僅側(cè)重于對(duì)現(xiàn)有信息的收集、整理，而知識(shí)管理更側(cè)重于對(duì)新知識(shí)的生產(chǎn)、創(chuàng)造。

　　第三，信息管理僅僅重視對(duì)信息本身和信息技術(shù)的管理，而知識(shí)管理更重視信息、知識(shí)活動(dòng)的過程和人員的管理。

　　第四，信息管理僅僅關(guān)注在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候、以適當(dāng)?shù)姆绞?、向適當(dāng)?shù)膯T工提供適當(dāng)?shù)男畔?，將信息?jiǎn)單地視為企業(yè)的免費(fèi)資源，未能對(duì)知識(shí)進(jìn)行資本化運(yùn)作以實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值；而知識(shí)管理將知識(shí)視為企業(yè)最重要的戰(zhàn)略資源，追求知識(shí)的增值。
    

　　可見，知識(shí)管理不是信息管理的簡(jiǎn)單延伸和發(fā)展，而是對(duì)信息管理的一種變革和超越，是一種全新的企業(yè)管理模式。


誤區(qū)之二：知識(shí)管理只對(duì)咨詢公司才有價(jià)值

    “知識(shí)管理只是對(duì)咨詢公司如麥肯錫等才有價(jià)值，軟件公司如微軟用用也還可以，因?yàn)樗麄兌际侵橇π推髽I(yè)，我們企業(yè)用的上嗎？”

　    首先應(yīng)該肯定的是，知識(shí)管理對(duì)于咨詢公司及軟件公司等知識(shí)依賴性強(qiáng)的企業(yè)很重要，因?yàn)檫@些企業(yè)的產(chǎn)品就是其提供的知識(shí)產(chǎn)品，其核心競(jìng)爭(zhēng)力就在于人和知識(shí)。麥肯錫公司從1980年開始就把知識(shí)的學(xué)習(xí)和積累作為獲得和保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的一項(xiàng)重要工作，在公司內(nèi)營(yíng)造一種平等競(jìng)爭(zhēng)、激發(fā)智慧的環(huán)境。

    但是，知識(shí)管理不僅限于此。對(duì)于許多制造企業(yè)來說，知識(shí)管理可以幫助我們的銷售人員并競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手更快的制作出更專業(yè)的投標(biāo)資料，在競(jìng)爭(zhēng)中占領(lǐng)先機(jī)；客戶服務(wù)咨詢員借助知識(shí)庫可以給客戶更加標(biāo)準(zhǔn)和一致的服務(wù)，提高對(duì)客戶的響應(yīng)速度；產(chǎn)品研發(fā)人員通過知識(shí)共享和創(chuàng)新，加快新產(chǎn)品的研發(fā)速度；事實(shí)上，不僅僅是咨詢公司、軟件企業(yè)，已經(jīng)有很多行業(yè)的先行者將知識(shí)管理作為企業(yè)知識(shí)轉(zhuǎn)型的戰(zhàn)略性手段，并取得了良好效果。例如諾基亞集團(tuán)實(shí)施知識(shí)管理以后，其電信業(yè)務(wù)增長(zhǎng)70%。普羅可特-甘布爾公司實(shí)施知識(shí)管理以后，其利潤(rùn)從6.4%增長(zhǎng)到11.6%。


誤區(qū)之三：“知識(shí)管理對(duì)于我們來說是重要不緊急的事情，晚兩天做天也塌不下來”

　    首先我們應(yīng)該承認(rèn)，對(duì)企業(yè)來說，知識(shí)管理相對(duì)于前線拜訪客戶、舉辦大型市場(chǎng)活動(dòng)等來說的確看起來不是那么急迫的事情，是長(zhǎng)期積累內(nèi)功的過程。正如一個(gè)健康的肌體需要良好的運(yùn)行機(jī)理一樣，即使吃飯睡覺看起來是更重要的事情，但如果整個(gè)身體是病態(tài)的，吃的再好睡得再多倒未必是好事。有一個(gè)斜塔的理論，很能說明問題。通常來說，把事業(yè)做大、做高，增加營(yíng)業(yè)額通常被認(rèn)為是企業(yè)最重要最緊急的事情，但正如比薩斜塔，如果根基不穩(wěn)，塔頂越高，離崩塌的危險(xiǎn)就越近。缺乏知識(shí)管理的公司就像一座根基不穩(wěn)固的高塔，客戶信息、關(guān)鍵技術(shù)、崗位技能掌握在少數(shù)精英手里，公司的發(fā)展在很大程度上依賴少數(shù)人的天才智慧，這樣的高塔，盲目的追求高增長(zhǎng)，似乎并不是明智之舉。

    　其次《成功人士的七個(gè)習(xí)慣》告訴我們，高效能的組織將50%的精力放在重要而不緊急的事情，例如括規(guī)劃、目標(biāo)管理以及知識(shí)管理等等，20%的精力處理重要緊急的事情。而且長(zhǎng)期的知識(shí)積累，勢(shì)必反過來能夠讓我們以更少的時(shí)間完成重要緊急的事情，而把更多的精力和時(shí)間放到思考和處理重要但不緊急的事情

誤區(qū)之四：知識(shí)管理好像跟我日常工作好像沒有什么關(guān)系

    　“知識(shí)管理就是知識(shí)管理部和知識(shí)主管的事情，好像跟我日常工作好像沒有什么關(guān)系”

    　“馬兒快快跑，馬兒少吃草?！毕嘈糯蠹叶济媾R者如何提高工作效率的難題？特別是今年公司倡導(dǎo)的就是“以效率帶動(dòng)工作”。那么該如何提供工作效率呢？

    　咨詢公司有一個(gè)不二法則叫做“不要重復(fù)發(fā)明輪子”，意思是企業(yè)中任何一項(xiàng)工作實(shí)際上都有人做過，我們所需要做的就是找到做過這件事情的人。我們自己在日常工作中也有這樣的體會(huì)，自己辛辛苦苦搞出來的東西實(shí)際上別人再做過了，要是早找到就好了，最好是有模板自己改改就可以用了。

    　實(shí)際上知識(shí)管理很多的理念和方法，包括向同行學(xué)習(xí)（有人已經(jīng)做過了）、做中學(xué)（反思的時(shí)候）、做后學(xué)（事情完后總結(jié)）、找到合適的人（要是知道他是誰就好了）都是非常樸素的思想，相信大家在實(shí)際工作中也都在使用。

    　當(dāng)然借助知識(shí)管理系統(tǒng)則可以更上一層樓，例如通過知識(shí)地圖可以快速獲得以前得項(xiàng)目和業(yè)務(wù)文檔、通過專家網(wǎng)絡(luò)可以找到相關(guān)專家并進(jìn)行求教，在知識(shí)社區(qū)中與虛擬團(tuán)隊(duì)和志同道合的同事進(jìn)行業(yè)務(wù)交流。

    　知識(shí)管理是提高工作效率的利器，你覺得呢？

誤區(qū)之五：知識(shí)管理不能給企業(yè)帶來實(shí)際的效益

　　“我們也想上知識(shí)管理，但是知識(shí)管理到底能給我們帶來那些效益呢？”

    　首先我們必須認(rèn)識(shí)到知識(shí)管理決不是一個(gè)短平快的項(xiàng)目，知識(shí)管理本身是一個(gè)厚積薄發(fā)、循序漸進(jìn)的長(zhǎng)期工作，所以企業(yè)/部門的高層領(lǐng)導(dǎo)決不能短視，苛求馬上就能見到知識(shí)管理的效益。

    　其次借助平衡計(jì)分卡，我們也可以量化知識(shí)管理的效益指標(biāo)。這些指標(biāo)包括了直接指標(biāo)那和簡(jiǎn)介指標(biāo)。直接指標(biāo)包括了知識(shí)文檔的數(shù)量、項(xiàng)目文檔的積累率、知識(shí)文檔重用率、查找知識(shí)的命中率、節(jié)省查找知識(shí)的時(shí)間等。例如三星SDS公司 2001年的數(shù)據(jù)表明，知識(shí)庫中共有18萬2千多條知識(shí)，全年平均有效知識(shí)運(yùn)用次數(shù)931600次，每運(yùn)用一個(gè)知識(shí)平均節(jié)省時(shí)間75.7分鐘；間接指標(biāo)包括項(xiàng)目成功率、中標(biāo)率、節(jié)省的培訓(xùn)成本、節(jié)省的時(shí)間成本等等，例如三星SDS全年通過知識(shí)管理節(jié)約的成本2000萬美元（員工每分鐘成本0.3美元），項(xiàng)目的缺陷率從1999年的10%降低到了2001年的5%。

誤區(qū)之六：知識(shí)管理就是將現(xiàn)有知識(shí)管理好就行了

　　知識(shí)管理當(dāng)然要管知識(shí)，但不僅僅是要管理現(xiàn)有知識(shí)，而且也不不是為了管理知識(shí)而管理知識(shí)。這種觀點(diǎn)的錯(cuò)誤在于

　    首先是知識(shí)管理的目標(biāo)不明確。知識(shí)管理的目標(biāo)不是為了“知識(shí)”而管理，它需要和業(yè)務(wù)目標(biāo)緊密結(jié)合，從業(yè)務(wù)中發(fā)現(xiàn)核心知識(shí)，借助核心知識(shí)的共享和創(chuàng)新來提供員工技能、創(chuàng)建企業(yè)優(yōu)異的流程、提供客戶滿意度等等。

　　其次這種觀點(diǎn)將知識(shí)管理和業(yè)務(wù)進(jìn)行了分離、知識(shí)創(chuàng)造、分享和應(yīng)用只有和實(shí)際業(yè)務(wù)工作結(jié)合才有價(jià)值?！皬臉I(yè)務(wù)中來，到業(yè)務(wù)中去”應(yīng)該成為知識(shí)管理的不二法則。

    　最后只重視對(duì)現(xiàn)有知識(shí)的管理，則忽略了知識(shí)的創(chuàng)新。知識(shí)管理對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)的創(chuàng)新，促進(jìn)企業(yè)創(chuàng)新有非常大的好處，或者是說，知識(shí)管理能夠釋放企業(yè)的創(chuàng)新潛能。知識(shí)管理屬于重要不緊急的事情，晚兩天做天也塌不下來

誤區(qū)之七：現(xiàn)有的ERP/CRM/SCM都沒用好，再加上知識(shí)管理不是更加添亂了嗎？

　　對(duì)于這種認(rèn)識(shí)，我們可以從兩個(gè)角度來回答。

　　首先是知識(shí)管理和ERP/CRM/SCM等業(yè)務(wù)之間的關(guān)系。企業(yè)內(nèi)部的ERP再加上CRM/SCM等構(gòu)成了企業(yè)完整的企業(yè)業(yè)務(wù)過程，而知識(shí)管理則依附和構(gòu)建在ERP/CRM/SCM之上，不僅從業(yè)務(wù)過程中提取和發(fā)現(xiàn)知識(shí)，反過來也更好的支撐和服務(wù)業(yè)務(wù)過程。如果說，ERP/CRM/SCM的應(yīng)用是讓企業(yè)能夠“正確的做事”，而知識(shí)管理則一方面是幫助企業(yè)“更快的正確做事”，另一方面幫助企業(yè)“做正確的事情”。

　　其次是知識(shí)管理和ERP/CRM/SCM之間的應(yīng)用集成問題。ERP/CRM/SCM等應(yīng)用系統(tǒng)通過EAI的整合，主要是處理標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)過程；而當(dāng)人需要介入才能完成的工作，就會(huì)引發(fā)特定的工作流，而知識(shí)管理正是人介入工作時(shí)所必須的支撐，如搜索特定的文檔、尋找相關(guān)的專家、決策支撐等等。

　　 如果將企業(yè)比作一輛行駛的汽車，那么ERP/CRM/SCM等基礎(chǔ)應(yīng)用就相當(dāng)于汽車的輪子，推著企業(yè)不停的運(yùn)轉(zhuǎn)，EAI則是輪子之間的連接器，保證ERP/CRM/SCM能夠協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)；人則是汽車駕駛員，而工作流加上知識(shí)管理則好比駕駛員的操縱桿和引擎，決定什么時(shí)候剎車、拐彎并根據(jù)經(jīng)驗(yàn)處理各種意外情況，保證汽車始終在正確的道路上行駛。

誤區(qū)之八：知識(shí)管理是前人栽樹，后人乘涼的事情；

　　“知識(shí)管理是前人栽樹，后人乘涼的事情，只對(duì)后來者有幫助”

　　有這種想法不足為奇，的確知識(shí)管理很重要的工作就是將我們?nèi)粘徫患绊?xiàng)目中的知識(shí)沉淀和積累下來，以幫助我們的接手者和新員工迅速入手。從這方面來看，的確是有利于后來者。但是如果我們反過來想，其實(shí)我們每個(gè)人都有接手別人工作或者是新員工的時(shí)候，那時(shí)候我們不也是希望前任者盡可能留下足夠多的知識(shí)，最好能把筆記本的資料全部拷貝下來。

　　所以知識(shí)管理是“人人為我，我為人人”的事情，而不僅僅簡(jiǎn)單的是“前人栽樹，后人乘涼”。

　　看完了上面的種種論調(diào)，只能說這些對(duì)知識(shí)管理的認(rèn)識(shí)都只能稱作知識(shí)管理的基礎(chǔ)“碎片”，也是關(guān)于知識(shí)管理的一些常見迷思。其中有些妨礙了知識(shí)管理的正確實(shí)踐和發(fā)展，是需要糾正的；有些則給我們提出了問題和挑戰(zhàn)，是等待解決的。雖然我們已經(jīng)做了簡(jiǎn)單的回答，但這只是一個(gè)開端。對(duì)于知識(shí)管理，怎樣糾正錯(cuò)誤的認(rèn)知，而又怎樣發(fā)展正確的認(rèn)知，都是值得我們長(zhǎng)期研究和認(rèn)真學(xué)習(xí)的