OA辦公系統(tǒng)的本質(zhì)就是辦公工具

的本質(zhì)就應(yīng)該是實際工作的工具，而不是簡單的電腦軟件的“扎堆”。OA系統(tǒng)更應(yīng)該是“”整體中的一部分，而不應(yīng)該是一個獨立的系統(tǒng)或管理軟件。
一、我們實際工作中經(jīng)常遇到人事行政事務(wù)有哪些？它們?yōu)槭裁磿爆崳康鼈優(yōu)槭裁春苤匾?？?yīng)該幫助員工做什么？
1，常見的人事行政事務(wù)如“人事招聘，費用申請，公章資質(zhì)的借用，業(yè)務(wù)公出，會議室借用，假期管理，合同存檔，文件共享，工作日志，信息交流”等；
2，這些行政事務(wù)之所以繁瑣，是因為事小但多而雜，公司的日常人員配置往往是由一兩個員工來管理。每一件事都不大，每一件事獨立來看甚至都不會影響公司的利潤與成本大事，但每一件事都不可缺少，每天，每周，每月都在發(fā)生；
3，很多公司領(lǐng)導(dǎo)與管理者并不重視這些行政事務(wù)，除了老板會比較看重“費用的申請與報銷”，只是出于對“錢”的擔(dān)心。這樣的領(lǐng)導(dǎo)與管理者往往忽視了“行政商務(wù)事務(wù)工作”對整個公司企業(yè)文化建設(shè)的重要性，尤其是對“員工團隊建設(shè)”以及“員工工作精神風(fēng)貌建設(shè)”的重要性。不要認(rèn)為這是些“虛晃的政治思想工作”，行政事務(wù)工作管理是否到位，直接影響到每一個員工的工作態(tài)度，如果公司的“費用申請審批制度不規(guī)范”，直接的后果就會讓所有的員工在“營銷成本、采購成本、生產(chǎn)成本”各個環(huán)節(jié)出現(xiàn)職業(yè)道德問題，如果公司的“公章資質(zhì)、業(yè)務(wù)公出的申請審批管理不規(guī)范”，直接的后果就是“員工不會把百分百的精力放在公司的工作上”，干私活的多了，客戶跟進的工作少了，企業(yè)的核心利益被忽視了，等等......，所謂小事中見大問題；
4，OA辦公系統(tǒng)，其作用不外乎兩條，一是規(guī)范員工的工作行為，從小事雜事做起養(yǎng)成“所有員工專業(yè)規(guī)范的工作態(tài)度與作風(fēng)”，增加企業(yè)工作流程的執(zhí)行力，二是幫助行政工作人員與公司管理者“管理這些繁雜事務(wù)”，減少“行政管理人員的工作量與工作難度”。
二，OA辦公系統(tǒng)，如何才能達(dá)到規(guī)范“員工工作行為”，減少“行政管理人員的工作量與工作難度”的工具目的呢？
1，必須與實際工作流程一致。每一項行政事務(wù)工作，都必然遵循“申請—審核批準(zhǔn)—執(zhí)行—確認(rèn)”的一個過程，有的是一級審核，有的是多級“審核+批準(zhǔn)”，有的是無需確認(rèn)，有的需要執(zhí)行后再確認(rèn)，比如“業(yè)務(wù)公出”，外出工作結(jié)束后還得確認(rèn)回來了。再比如“借用的辦公設(shè)備”，還得確認(rèn)“歸還”了；如果[URL=http://]OA辦公系統(tǒng)[/URL]無法適應(yīng)每一項事務(wù)工作的實際工作流程，那就必然與實際工作脫節(jié)，無法百分百監(jiān)控；
2，必須做到百分百監(jiān)控，如果缺少一個環(huán)節(jié)，輕則“人為記錄”，重則浪費“公司資源”，比如“業(yè)務(wù)公出”，如果無法百分百實時監(jiān)控，那某個員工“因什么外出，什么時候回來，現(xiàn)在回來了嗎？接下來他還有什么別的安排？”管理者都不清楚，必然要浪費時間，或是浪費其他員工的時間精力去追問一番，事情一多了，必然耽擱其他員工的手頭工作；
3，必須具備必要的“智能邏輯判斷能力”與“靈活選擇能力”，如果不具備這兩大特點能力，一是無法幫助員工進行簡單重復(fù)性計算，比如，“業(yè)務(wù)公出，假期申請，會議室安排”的時間計算，“所有申請單據(jù)的狀態(tài)值計算”比如“申請中，審批中，已經(jīng)審批，已經(jīng)完成”，這都應(yīng)該不需要人為手工來計算標(biāo)注，電腦系統(tǒng)最擅長，但如果不具備這些人工智能代碼，那就成擺設(shè)了，還得人來做；第二就是無法減少員工的工作量，比如每一項工作在某個審批環(huán)節(jié)都可能存在多種可能，比如“費用申請審批時”，可能同意也可能不同意，可能需要上級再批，也可能不需要上級再批，不同的選擇代表不同的結(jié)果，不同的過程，如果不能靈活選擇的話，那么出現(xiàn)其它可能是就無法在系統(tǒng)中同步操作，工作人員就得在系統(tǒng)之外工作，然后再回過頭在適當(dāng)?shù)臅r候補錄，這樣不僅不能減少員工工作量，還會增加額外工作量，相當(dāng)于一項工作做了兩遍或多遍；
4，必須與實際工作實時同步。很簡單，不實時同步，所有的數(shù)據(jù)與實際情況就不相符，如果一個員工把一樣設(shè)備借走，另一個員工同時也申請時，就會引發(fā)矛盾，如果實時同步，OA系統(tǒng)就會及時通知后面的操作人員，設(shè)備已借走，需要他另想辦法處理，或是等等，或是去協(xié)調(diào)，不至于“沒有了知情權(quán)”，只有“滿肚子怨言”；
5，必須要有適應(yīng)實際工作的操作方式。每一個員工都有自己的工作習(xí)慣，每個人改變自己習(xí)慣時都會覺得難以接受，因此OA系統(tǒng)應(yīng)該有更親和力的操作方式，盡可能讓中的操作方式與實際工作方式更加接近易于理解；
6，必須要有“更簡易的升級方式”，企業(yè)的發(fā)展日新月異，業(yè)務(wù)的需求與實際的工作情況可能性會越來越多，再強大的軟件系統(tǒng)也不可能保證完全滿足未來的各種可能。就像人一輩子都在學(xué)習(xí)進步一樣，也應(yīng)該具備這種“學(xué)習(xí)即升級”能力，如果升級的方式復(fù)雜，總會跟不上企業(yè)發(fā)展的需要。
三、有了好的，公司還需要具備一些必要的條件：
1，企業(yè)管理者必須要有良好的管理意識，特別是“流程化、精細(xì)化”的管理意識，并為此制訂好相應(yīng)的工作制度標(biāo)準(zhǔn)，特別是崗位職責(zé)與工作滿意標(biāo)準(zhǔn)；
2，企業(yè)管理者必須要重視“流程”，帶頭做好“遵守流程的典范”，既定流程不能滿足工作要求的，可以完善流程，而不應(yīng)該違反或廢除流程；
3，企業(yè)管理者必須強化“部門經(jīng)理”的職責(zé)，即“工作培訓(xùn)職責(zé)”，應(yīng)該強化要求“部門經(jīng)理加強本部門員工的工作內(nèi)容與流程培訓(xùn)”，讓公司全體員工都清楚明白每一項工作的流程，標(biāo)準(zhǔn)以及相關(guān)的制度規(guī)定，不是全部，不能代替人特別是管理者所有的思想，它只是“一個工作，一個平臺”，只有與“管理者”的管理思想相配合，才能充分發(fā)揮出其強大的作用。

發(fā)布：2007-03-23 14:29 編輯：泛普軟件 · xiaona [打印此頁] [關(guān)閉]

相關(guān)欄目：