如何根據(jù)外界環(huán)境和市場變化的需求，迅速組建動態(tài)團隊，有效協(xié)調

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在經(jīng)濟全球化的趨勢下，給企業(yè)帶來機遇的同時也相伴著各種各樣的管理問題：公司辦公、生產(chǎn)在不同地方，且營銷機構龐大，導致內部上傳下達速度較慢，異地管理難，辦公效率低；通知公告發(fā)布、信息發(fā)送通知公告發(fā)布、信息發(fā)送普遍使用紙質文檔，不具備跟蹤、監(jiān)控能力，浪費比較嚴重；內部溝通困難，經(jīng)常出現(xiàn)推諉扯皮現(xiàn)象；流程環(huán)節(jié)不固定，流程管理有待優(yōu)化；知識沉淀匱乏；領導掌握部門工作情況相對滯后，尤其對事項過程控制力度較弱。
　　擺在企業(yè)面前最迫切需要解決的問題就是如何根據(jù)外界環(huán)境和市場變化的需求，迅速組建動態(tài)團隊，有效協(xié)調、配置內外部資源并打通內外迅速響應？

　　一個敏捷的組織

　　早上9：00，北京

　　小李，今年24歲，是某電子公司北京分部研發(fā)部的一名程序人員。今天，他跟往常一樣，從公司的bug維護系統(tǒng)中查看和處理客戶bug。他得到由客服部轉來的成都項目實施經(jīng)理提交的成都某客戶的服務請求。小李與客戶直接聯(lián)系，希望能查明bug產(chǎn)生的環(huán)境并回現(xiàn)bug報錯信息，未果。小李沒有被動等待，他開始找人協(xié)助。向研發(fā)部經(jīng)理匯報，同時請求部門經(jīng)理安排人員協(xié)助。

　　早上9：10，深圳

　　研發(fā)部經(jīng)理批示并指導小李用另一種辦法追蹤bug原因；同時客服部經(jīng)理、客服咨詢工程師以及成都的研發(fā)經(jīng)理和測試工程師都加入了進來。

　　早上10:10，深圳

　　客服部經(jīng)理匯報了與客戶溝通和測試及對bug問題根源的可能性分析的情況。

　　中午12:10，北京-深圳

　　小李通報了研發(fā)進展和客戶反饋，客戶實施經(jīng)理在客戶現(xiàn)場對研發(fā)提出的解決辦法進行現(xiàn)場驗證，提出了新的方案。

　　同日，北京、深圳、成都的多人之間進行了5次信息對稱的溝通、分工，確定了承諾客戶解決時間，客戶實施經(jīng)理在前線對此全部了然于胸。

　　3日后，北京

　　在北京通過研發(fā)的努力，完成了解決bug的補丁包，并進行研發(fā)內部測試。

　　4日后，成都

　　小李請客戶實施經(jīng)理協(xié)助配合在客戶實際環(huán)境中進行了一次嚴格的測試，確認無誤后將客戶系統(tǒng)升級，解決了問題。研發(fā)部測試工程師確認客戶滿意后，此次協(xié)同工作結束。

　　從強者身上找入口

　　看完這個案例你肯定會想知道他們如何溝通的？他們的溝通方式是什么？在跨部門、跨地域的溝通中，如何確保信息的完整性？究竟又是由誰來掌控整個流程？如何在快速響應的模式下，打破原有的bug解決流程，建立新的協(xié)作流程而又不會出現(xiàn)管理失控？

　　如果能搞清楚這些問題，那么我們就能獲得敏捷組織的高效管理秘笈。

　　揭開強者的面紗

　　其實，這次完美高效的協(xié)作僅僅是通過泛普軟件的一條協(xié)同信息完成的。

　　當小李收到客服部轉來的客戶bug處理請求的這個協(xié)同時，他發(fā)現(xiàn)這個問題是他個人能力范圍內無法解決的，他第一時間想到了借助外部資源，于是，他在這個協(xié)同的基礎上通過“協(xié)同工作”的“加簽”應用把他的上級領導和其他同事加了進來，同時依據(jù)事情的進展情況，不斷擴大協(xié)作部門和人員。而在這同一個流程中，每個人的處理意見可視，同時流程中的人可以振蕩往復的回復意見和溝通。

　　可視化的流程清晰地呈現(xiàn)了整個協(xié)作過程

　　在這條協(xié)同信息之外，小李還建立了這個bug處理的項目團隊（通過項目管理功能來實現(xiàn)），項目建立后，每個成員的協(xié)同桌面都會自動顯示一個項目鏈接。在整個過程中，各協(xié)作成員之間局部協(xié)同工作，跨部門的團隊領導集中調度、把控執(zhí)行進度。作為項目團隊成員點擊協(xié)同桌面的這個bug處理項目的鏈接，每個成員都可以調用項目模板、追加項目計劃，召開項目會議，所有的過程都被記錄下來，自動歸檔，即使最終項目完成，動態(tài)團隊被解散，項目的一切處理過程信息也都能被保存下來，知識經(jīng)驗得到很好的沉淀，為以后的項目提供參考。

　　工作中，我們可實現(xiàn)組織內外的延伸，與供應商、銷售渠道、服務商等上下游實現(xiàn)聯(lián)動、協(xié)調運作，管理延伸到跨組織的虛擬組織管理，實現(xiàn)協(xié)同價值的傳遞。在對外接觸的崗位設置“崗位郵箱”，如招聘、投訴、銷售信息等，由專人負責進行對外信息的采集和反饋，一旦接收到了相關信息，專人可以利用泛普軟件提供的獨特的“郵件轉協(xié)同”、“協(xié)同轉郵件”、“協(xié)同轉公告”等方式通過網(wǎng)絡快速地按照規(guī)范傳遞信息，并且將處理結果及時反饋給外部或發(fā)布到內部。這樣快速把對外部信息的響應轉化為內部協(xié)同，以協(xié)同方式保證外部信息以外至內減少衰減，由下而上的信息呈報，快速實現(xiàn)無衰減層層上報，同時把內部流程處理結果轉化為向下的反饋和對外部的及時響應。

　　綠色工作 協(xié)同增效

　　管理的本質就是組織的協(xié)同工作過程，而協(xié)同工作效率的高低直接體現(xiàn)了組織執(zhí)行力的強弱，有效解決組織協(xié)同工作的效率問題，就是抓住了組織行為管理效率的“源 ”和“本”。從而，達到綠色工作，協(xié)同增效的新境界。

　　泛普軟件能幫助任何一個組織面對新的挑戰(zhàn)迅速組建跨部門團隊，形成高度緊密的協(xié)作關系，不僅可以達成各種跨部門、跨組織、跨地區(qū)、跨系統(tǒng)的松散、動態(tài)的團隊管理，實現(xiàn)安全、高效、方便的信息交換和知識管理，即使動態(tài)團隊解散，也能夠保持所有的過程信息，沉淀為組織寶貴的知識財富。幫助組織從個人、流程、到動態(tài)組織等各個層面去提升效率，從而提升組織整體的敏捷性。