我的網(wǎng)管工作報告(甘琳燕)

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公司新上了個知識管理的系統(tǒng)網(wǎng)站，系統(tǒng)的功用簡單的說是短期內(nèi)實現(xiàn)公司所有知識成果上網(wǎng)，異地共享，逐步建立公司知識庫；長期來看，最終將實現(xiàn)所有重要工作流程的電子化處理，知識及經(jīng)驗共享，逐步成為公司內(nèi)部管理交流及與外界溝通的平臺。同事群策群力給它取了個好聽的名字，叫“Vshare”，諧音“We share”，呵呵，共享帶來價值的最大化嘛。

頭兒把網(wǎng)站管理的工作交給了我，走馬上任后我搖身一變成了Vshare網(wǎng)站的系統(tǒng)管理員，這倒是個新鮮活。Vshare網(wǎng)站的建設，說的直白一點，其實是個前人栽樹后人乘涼，功在當代利在千秋的活（呵呵，稍微夸張一點）。初始階段最重要的工作就是豐富數(shù)據(jù)庫，將目前分散在公司成員各人電腦中的歷史文檔集中上傳到Vshare上，先把水庫建起來，蓄點水，之后再不斷累積。

整個系統(tǒng)是面向所有公司現(xiàn)在及未來成員的，如何確保每個人都能高效的使用這個知識庫成為最為關鍵的問題，因此文檔命名及上傳的規(guī)范是必過的一關。

為實現(xiàn)這一目標，我制定了不同目錄下、不同類別文檔的命名規(guī)范并向所有成員公示，但從實際執(zhí)行二個多月的效果來看，文檔命名還是經(jīng)常會出現(xiàn)過于簡單的不規(guī)范現(xiàn)象。究其原因有三：

首先，每人對命名規(guī)范的理解各不相同。雖然有了規(guī)范，但并不可能囊括所有可能的情況，在出現(xiàn)不能清晰確定文檔類別及命名規(guī)范時，不同的人，就有不同的操作方式。

其次，懶惰思想。畢竟給電腦里早就存了多年的歷史文檔重新命名是個枯燥的工作，說白了，簡單重復勞動，而且是在正常工作負荷之外的額外任務，能省事就省點事。

第三， 文檔命名負責人考慮不周全。由于負責文檔命名的人多為文檔作者，對文檔內(nèi)容及背景非常熟悉，因此極容易犯文檔命名簡單化的毛病。因為“我覺得這就能說明文檔的內(nèi)容了啊”，其實不然，因為別人不是文檔的作者，文檔命名過于簡單，對于不了解背景的人來說，如果單憑文檔標題完全不能準確了解文檔內(nèi)容，Vshare也就不能很好的發(fā)揮其知識庫的作用。試想，看標題不能大致了解文檔內(nèi)容的話，如何從浩瀚的知識庫中搜索出想要的信息呢？能指望大家都有時間去一個個打開文檔仔細閱讀里面的信息么？不可能。

對于第一和第二種情況，在執(zhí)行過程中加強溝通和監(jiān)控的話比較容易消除，我這里想說的是的第三種情況。其實這是典型的一種本位主義思考，從自己出發(fā)，沒有考慮到這個知識庫其實最大的功用是為了大家能夠共享。但是，要讓別人能夠分享自己的知識成果，必須從名字這一最簡單也最直接的溝通界面做起。因此，站在對方的角度思考也就成為每個人給文檔命名時必須思考的問題，在執(zhí)行時，首先要問自己：

1、  我這樣命名是不是能夠準確說明文檔的特征？

2、  我這樣命名是否把該表述的信息都表述完整了？

3、  那些從來沒接觸過文檔背景的人是否能夠看得懂？

其實道理很簡單，最笨的方法有時往往是最好最有效的方法，將信息的受眾想像成為沒有任何專業(yè)背景的普通讀者，站在他們的角度去思考，在這個準繩上再去思考如何命名就不會犯命名過于簡單的錯誤。Vshare的宗旨是共享，我想換位思考也是為實現(xiàn)共享而需要我們?nèi)詻Q實踐的一條準則。如果每個團隊成員都本著為人著想的原則做事，那么他在使用Vshare的過程中也能從別人那里享受到別人為您著想帶來的價值。

想遠一點，站在他人的角度，為人著想，其實絕不僅僅在Vshare網(wǎng)站的建設中需要。我們在工作的方方面面其實都需要去體會、去實踐。比如調(diào)研問卷的設計，有時客戶提出的研究需求往往龐大而繁雜，設計一份能包含所有客戶想了解信息的問卷不難，但是如何保證這份問卷能從消費者那里取得真實而高效的回答就不得不站在消費者的角度來思考了：

1、  消費者更愿意接受什么樣提問順序？

2、  消費者更容易理解什么樣的語言？

3、  如何用消費者的語言來表述比較專業(yè)的概念？

4、  消費者能夠接受涵蓋多少內(nèi)容長度的問卷？

5、  消費者能夠接受涵蓋多少內(nèi)容跨度的問卷？

6、  ……

但是在實際執(zhí)行過程中，往往很多研究公司為了滿足客戶的需求，一昧的犧牲研究設計的一些原則，“再添幾個問題吧，客戶需要”；“再增加一個品類的研究吧，客戶想要節(jié)約費用”。對于這樣一些形式上百分百滿足客戶要求的問卷的調(diào)研結果，我有些懷疑?，F(xiàn)在社會，誰能期望有那么多好耐心好脾氣的消費者都能“碰巧”被我們的市調(diào)訪問員找到呢？當消費者被一份問卷煩得不能再煩的時候，你能指望她回答的答案有多少出于真心，多少出于假意呢？根據(jù)這樣的調(diào)研數(shù)據(jù)做出的分析又有多大的價值呢？站在消費者的角度去思考調(diào)研設計，客戶需求與消費者接受能力之間如何尋求平衡點，我想是每個做研究的人都不得不思考的問題。

作者：邁迪品牌管理咨詢公司-甘琳燕