如何選擇最適當(dāng)?shù)膬?nèi)容管理工具？

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很多公司在選擇ECM工具時(shí)，因?yàn)閷ψ约旱臉I(yè)務(wù)需要、內(nèi)容的生命周期及內(nèi)容本身還不夠了解，最終選擇了不適當(dāng)?shù)墓ぞ?，結(jié)果浪費(fèi)了投資。美國Interwoven公司作為一家專業(yè)提供內(nèi)容管理解決方案的提供商，已經(jīng)為全球超過3000家企業(yè)成功實(shí)施了相關(guān)解決方案，協(xié)助企業(yè)有效解決內(nèi)容信息的制作、發(fā)布、保存和智能化等問題。在與客戶的實(shí)際交流中，Interwoven公司通常建議企業(yè)選擇內(nèi)容管理工具時(shí)應(yīng)該：

選擇能夠滿足目前及未來內(nèi)容管理方面需求的工具

實(shí)現(xiàn)您對于內(nèi)容管理系統(tǒng)的期待，而不要為了屈就當(dāng)初不當(dāng)?shù)倪x擇，而降低了對內(nèi)容管理系統(tǒng)的功能要求和期待

將信息經(jīng)費(fèi)妥善運(yùn)用在能夠提升公司效率、運(yùn)作方式及生產(chǎn)力的工具之上

要想采購一套真正有效的ECM工具，必須先清楚了解公司本身的業(yè)務(wù)需要，然后根據(jù)這些需要，擬出一套內(nèi)容管理系統(tǒng)應(yīng)有的功能清單。而在制定功能需求清單時(shí)，必須向負(fù)責(zé)內(nèi)容創(chuàng)建、使用的相關(guān)人員征詢意見，充分了解他們的需要。

理清本身的業(yè)務(wù)需求

想了解本身的業(yè)務(wù)需要，最佳的方式就是跟公司各部門的工作人員討論，其中包含：

業(yè)務(wù)單位主管--在向各業(yè)務(wù)部門主管征詢意見的時(shí)候，應(yīng)該詢問他們期望見到什么結(jié)果。他們一般都能清楚表達(dá)業(yè)務(wù)方面的目標(biāo)，還可能提出各種問題、目標(biāo)及機(jī)會，使您得以明確判定什么樣的ECM功能是必須的。

公司內(nèi)外的內(nèi)容使用者--除了公司外部的客戶之外，還必須理清會使用到內(nèi)容的所有人員，例如：公司內(nèi)部的服務(wù)中心、銷售部門、人力資源部門等等。然后請這些使用者列出所使用的內(nèi)容種類、判定尋找和使用內(nèi)容的難易度、建議內(nèi)容尋找及使用流程的改善方式。

內(nèi)容創(chuàng)建人員及貢獻(xiàn)人員--確定內(nèi)容是由誰創(chuàng)建之后，請這些人員理清其需要。要求內(nèi)容創(chuàng)建人員及貢獻(xiàn)人員說明下列事項(xiàng)：

所使用的內(nèi)容創(chuàng)建流程中哪些好用，哪些不好用

內(nèi)容實(shí)際的創(chuàng)建方式（例如使用樣式表、樣版或憑空想象）

使用的工具種類，以及這些工具對于內(nèi)容創(chuàng)建的實(shí)際助益

目前如何管理各種內(nèi)容

審查人員--內(nèi)容的審核流程也可能對內(nèi)容的交付構(gòu)成障礙。所謂的審查人員可能包含許多類型，像是專家、高級主管、品質(zhì)保證部門、客戶支持部門、紀(jì)律/標(biāo)準(zhǔn)部門、或其至法務(wù)部門。要求審查人員說明下列事項(xiàng)：

目前采用哪些內(nèi)容審查流程，其中哪些流程運(yùn)作良好，哪些成效不彰

目前采用在線方式還是紙本方式進(jìn)行審查

期望以什么方式執(zhí)行內(nèi)容審查

網(wǎng)站人員--許多公司都授權(quán)內(nèi)容創(chuàng)建人員自行發(fā)布內(nèi)容，但也有些公司會指派「出版」人員專門負(fù)責(zé)內(nèi)容的印刷出版或網(wǎng)絡(luò)發(fā)布工作。要求網(wǎng)站人員說明下列事項(xiàng)：

目前采用什么內(nèi)容發(fā)布流程，其中哪些流程運(yùn)作良好，哪些成效不彰

文件透過什么方式創(chuàng)建，是否采用樣式表、樣版、或公司其它的樣式規(guī)定

使用的工具種類，以及這些工具對于內(nèi)容發(fā)布工作的實(shí)際助益

在內(nèi)容發(fā)布方面面臨哪些問題及遇到的挫折

內(nèi)容稽查

當(dāng)你選定某種內(nèi)容管理的解決方案之后，千萬別忘了其實(shí)質(zhì)--內(nèi)容管理就是要妥善管理內(nèi)容。內(nèi)容的種類可說是包羅萬象，因此必須：

確立內(nèi)容的種類：ECM系統(tǒng)是不是只管理一種內(nèi)容（例如：行銷數(shù)據(jù)），還是必須管理包括訓(xùn)練手冊、紀(jì)錄文件、銷售數(shù)據(jù)、服務(wù)中心窗體、網(wǎng)頁等在內(nèi)的多種類型的內(nèi)容？每一種內(nèi)容的數(shù)量有多少？內(nèi)容是否已經(jīng)完成結(jié)構(gòu)化編排（如：產(chǎn)品規(guī)格、型錄數(shù)據(jù)）？

判斷內(nèi)容的價(jià)值：有多少內(nèi)容具有最新的時(shí)效性？有多少內(nèi)容正在使用當(dāng)中？有多少內(nèi)容是重復(fù)的，或已經(jīng)過時(shí)、失效？這些問題有助于弄清究竟有多少內(nèi)容需要進(jìn)行管理。

詳細(xì)列出其用途：你是否想透過不同媒介向使用者提供相關(guān)內(nèi)容？是否必須針對不同的客戶進(jìn)行個性化內(nèi)容設(shè)置？是否需要針對不同國家或地區(qū)進(jìn)行內(nèi)容本土化？是否準(zhǔn)備利用內(nèi)容建立網(wǎng)站或讓許多人使用門戶網(wǎng)站？

考慮內(nèi)容的重復(fù)使用率：是否會重復(fù)使用相同的內(nèi)容？是否會以相同形式或衍生形式重復(fù)使用內(nèi)容嗎？同樣內(nèi)容在不同產(chǎn)品及媒介上的重復(fù)使用平均百分比有多少？這些問題有助于清楚了解系統(tǒng)應(yīng)該如何進(jìn)行整合。

轉(zhuǎn)移：有多少內(nèi)容必須進(jìn)行轉(zhuǎn)移？又有多少必須保留在原來的位置上？內(nèi)容應(yīng)該以原來的格式保存，還是必須轉(zhuǎn)換成不同的格式（如：XML等）？這些問題有助于預(yù)測未來的轉(zhuǎn)移工作。

美國Interwoven公司大中華區(qū)總經(jīng)理陳愷新先生表示：要想挑選一套有效的內(nèi)容管理工具，必須仔細(xì)分析本身的業(yè)務(wù)需求并建立功能需求清單，擬訂出各種仿真狀況，模仿這些功能的實(shí)際運(yùn)作狀況。只要確實(shí)了解業(yè)務(wù)需求，并且清楚掌握了系統(tǒng)的功能，便可有效進(jìn)行提供商篩選的過程。

來源：eNet硅谷動力