項(xiàng)目管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)

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　　辦公自動(dòng)化是現(xiàn)代辦公與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能相結(jié)合的一種新的辦公模式。辦公自動(dòng)化沒有統(tǒng)一的定義。傳統(tǒng)辦公室用于辦公業(yè)務(wù)的各種新技術(shù)、新機(jī)器、新設(shè)備，都屬于辦公自動(dòng)化領(lǐng)域。在行政機(jī)關(guān)，辦公自動(dòng)化多稱為電子政務(wù)，企事業(yè)單位稱為，即辦公自動(dòng)化。通過實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，或者說數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理系統(tǒng)，增加協(xié)同辦公能力，在提高效率的基礎(chǔ)上加強(qiáng)決策的一致性，最終達(dá)到提高決策效率的目的。

　　一、項(xiàng)目管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)有哪些特性

　　1、辦公信息的數(shù)字化和多媒體化。在辦公活動(dòng)中，人們主要使用計(jì)算機(jī)處理信息。計(jì)算機(jī)處理的信息都是數(shù)字信息，大量的信息被處理成數(shù)字的方式，這樣更便于存儲(chǔ)和處理。隨著多媒體技術(shù)和虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)的應(yīng)用，人們信息處理的手段和內(nèi)容更加豐富，數(shù)據(jù)、文字、圖形圖像、音頻視頻等各種信息形式都可以通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。它更適合并有力地支持人們以視覺、聽覺、觸覺、味覺、嗅覺等多種方式獲取和處理信息的方式。

　　2、辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化和國際化。在人們的日常生活中，網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用改變了人們的生活方式，也改變了人們的工作方式。一個(gè)完整的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以將各種辦公設(shè)備連接成一個(gè)辦公局域網(wǎng)，再通過公共通信網(wǎng)或?qū)Ｓ镁W(wǎng)連接成一個(gè)廣域辦公網(wǎng)，特別是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展和普及，可以連接到地球的任何一個(gè)角落，從而實(shí)現(xiàn)信息的高速傳播。

　　3、辦公操作無紙化、無人化、簡單化。由于計(jì)算機(jī)處理信息的數(shù)字化和辦公環(huán)境的網(wǎng)絡(luò)化，傳統(tǒng)的紙介質(zhì)傳輸模式被淘汰，用于跨部門的連續(xù)工作。使用“無紙化辦公”可以節(jié)約紙張;它快速、準(zhǔn)確、易于編輯和重用文檔，非常適合電子商務(wù)和電子政務(wù)的辦公需求。隨著計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的快速發(fā)展，相關(guān)的辦公軟件已經(jīng)非常成熟，操作界面也更加直觀，使得人們在辦公活動(dòng)中的操作、使用、維護(hù)和維修更加方便。

　　3、辦公業(yè)務(wù)集成。在早期的辦公活動(dòng)中，大部分的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)都是單機(jī)，或者每個(gè)部門開發(fā)自己的應(yīng)用系統(tǒng)。在這種情況下，由于所使用的軟件和硬件可能來自許多制造商，因此軟件功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、接口等。會(huì)有所不同。隨著業(yè)務(wù)的發(fā)展和信息的交流，人們對(duì)辦公業(yè)務(wù)集成的要求會(huì)越來越高。設(shè)備集成，即異構(gòu)系統(tǒng)下的數(shù)據(jù)傳輸和處理，這是辦公系統(tǒng)集成的基礎(chǔ);應(yīng)用程序的集成，即實(shí)現(xiàn)多種應(yīng)用程序在同一環(huán)境下運(yùn)行;數(shù)據(jù)集成，不僅包括相互交換數(shù)據(jù)，還包括實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互操作，解決數(shù)據(jù)語義的異構(gòu)問題，真正實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

　　二、泛普軟件項(xiàng)目管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)帶來哪些價(jià)值

　　1、推動(dòng)相關(guān)部門的信息辦公

　　辦公自動(dòng)化協(xié)同辦公系統(tǒng)是基于“框架應(yīng)用組件功能定制平臺(tái)”的架構(gòu)模型。主體由30多個(gè)子系統(tǒng)組成，包括待辦提醒、短信平臺(tái)、會(huì)議管理、多級(jí)審批、個(gè)人郵件等功能模塊。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)幫助企事業(yè)單位建立內(nèi)部郵件系統(tǒng)、及時(shí)溝通系統(tǒng)、工作循環(huán)等。使內(nèi)部溝通和信息交流快速順暢。

　　2、加強(qiáng)文檔管理

　　辦公自動(dòng)化協(xié)同系統(tǒng)幫助企業(yè)按照權(quán)限級(jí)別保存、共享和使用各種文檔包括各種文檔、知識(shí)、信息和合同，并提供便捷的搜索窗口。文件管理使各種文件以電子檔案柜的形式電子化存儲(chǔ)，可以根據(jù)權(quán)限使用和共享。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的文檔管理模塊通過方便、快捷、易用的操作，為用戶提供了創(chuàng)建和管理大量文檔的功能。

　　3、加強(qiáng)項(xiàng)目管理

　　辦公自動(dòng)化協(xié)同辦公系統(tǒng)中的項(xiàng)目管理，就是在有限的資源約束下，運(yùn)用系統(tǒng)的觀點(diǎn)、方法和理論，對(duì)項(xiàng)目中涉及的所有工作進(jìn)行有效的管理。即從項(xiàng)目投資決策開始到項(xiàng)目結(jié)束的全過程進(jìn)行計(jì)劃、組織、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、控制和評(píng)價(jià)，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。最后，可以為領(lǐng)導(dǎo)提供全方位的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人監(jiān)控平臺(tái)，方便領(lǐng)導(dǎo)對(duì)全局有一站式的了解。

　　4、推進(jìn)企業(yè)文化建設(shè)

　　通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的企業(yè)公告、企業(yè)新聞等功能模塊，可以讓每一位員工對(duì)公司有更全面的了解。公司最近的事件，決策者的戰(zhàn)略思維，員工的意見，公司的規(guī)章制度，出版物等。可以直接向每個(gè)員工匯報(bào)，大大增強(qiáng)了公司的凝聚力。

　　三、項(xiàng)目管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)

　　1、提高員工的工作效率

　　通過優(yōu)化辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的工作流程，節(jié)省了大量寶貴的時(shí)間。同時(shí)，由于系統(tǒng)設(shè)置的工作流程可以更改，因此可以根據(jù)企業(yè)自身的實(shí)際情況隨時(shí)設(shè)計(jì)個(gè)性化的工作流程，從而提高工作效率。

　　2、節(jié)省運(yùn)營成本

　　辦公自動(dòng)化系統(tǒng)最大的特點(diǎn)就是無紙化辦公，降低了辦公耗材的成本。審批流程的標(biāo)準(zhǔn)化可以為員工節(jié)省大量的工作時(shí)間和人力成本;完善的信息溝通渠道可以大大減少電話費(fèi)和差旅費(fèi)。

　　3、消除信息孤島和資源孤島

　　由于企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)相互獨(dú)立，數(shù)據(jù)不一致，信息共享程度不高，管理分散，管理維護(hù)工作量大等因素形成“信息孤島”和“資源孤島”，而辦公自動(dòng)化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了資源的有效共享，消除了信息孤島和資源孤島。

　　4、提高企業(yè)的競爭力和凝聚力

　　員工與上級(jí)溝通方便，信息反饋順暢，為員工的智慧和熱情提供了舞臺(tái)，有效增強(qiáng)了企事業(yè)單位的凝聚力和核心競爭力。

　　項(xiàng)目管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)它是配合各種管理思想和IT技術(shù)的基礎(chǔ)管理平臺(tái)。該平臺(tái)的部署和推廣，可以幫助組織克服基礎(chǔ)管理和IT的困惑，突破成長壁壘，構(gòu)建一個(gè)有序、實(shí)時(shí)、規(guī)范、開放、高效、低成本、靈活、有凝聚力的運(yùn)行環(huán)境和集成技術(shù)支撐平臺(tái)，幫助各部門高效運(yùn)轉(zhuǎn)，持續(xù)成長。