oa自動辦公系統(tǒng)

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 　　OA是用于企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)軟件平臺，適用于組建團體、機關(guān)、企業(yè)和事業(yè)單位信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)平臺的基礎(chǔ)建設(shè)。產(chǎn)品基于瀏覽器/服務(wù)器(Browser/Server)構(gòu)架，使用方便。用戶一次安裝即可構(gòu)建Web服務(wù)器，Java應(yīng)用服務(wù)器，郵件服務(wù)器和企業(yè)門戶服務(wù)器;并獲得Web辦公套件、通用數(shù)據(jù)庫平臺和移動辦公軟件;該產(chǎn)品還可高度集成和兼容用戶已有的和以后可能擴充的不同硬件平臺、不同開發(fā)工具、不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運行的系統(tǒng)，做到與用戶原有的應(yīng)用程序和數(shù)據(jù)資源無縫連接，為用戶的信息資源實現(xiàn)網(wǎng)上整合運營及高效管理提供了一個更為廣闊的環(huán)境。

　　1.目前，用戶進(jìn)行文檔處理工作的主要特點是：

　　文檔數(shù)量與格式類型眾多，其中主要包括：各種公文與內(nèi)部請示報告等工作文檔、企業(yè)規(guī)章制度、受管企業(yè)信息、市場信息與分析、與上下級單位以及客戶之間的往來文電、合同與財務(wù)報表、檔案文件、業(yè)務(wù)知識等等，文檔形式主要有電子文件、電子郵件、紙質(zhì)文件、傳真或掃描文件等等;

　　個人文檔處理的主要手段是桌面文檔處理軟件MS Office，特別是MS Word與MS Excel;

　　既有標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格樣式的文檔，又有各種難以規(guī)定統(tǒng)一格式的文檔，而且后者數(shù)量更多;

　　電子文檔主要保存在個人PC工作站的硬盤或軟盤中，或者保存在網(wǎng)絡(luò)文件服務(wù)器中;紙質(zhì)文檔主要保存在各種部門文件柜、檔案室中或由個人保管;

　　文檔的共享、傳遞范圍較為狹窄，特別是以能夠大大提高文檔處理效率的電子文檔的形式進(jìn)行的文檔共享與傳遞，仍然主要集中在本部門內(nèi)部或是在本地域。

　　文檔在企業(yè)內(nèi)部個人、部門之間的傳遞手段主要有：文件共享與拷貝、通過電子郵件傳遞，或通過打印成紙質(zhì)文件，通過投遞或傳真發(fā)送的傳統(tǒng)手段;

　　通過文件共享與拷貝、電子郵件進(jìn)行的電子文檔傳遞受制于網(wǎng)絡(luò)帶寬，不僅傳遞速度慢，而且重復(fù)傳送、不能有效利用帶寬;

　　文檔處理工作重復(fù)性勞動太多，不能有效利用文檔的內(nèi)容;

　　缺乏文檔一致性和版本控制的規(guī)范和技術(shù)手段，由于文檔沒有統(tǒng)一的管理，出現(xiàn)多種拷貝和版本的現(xiàn)象，不僅存儲效率較低，而且容易出現(xiàn)混淆;

　　缺乏有效的手段，實現(xiàn)文檔在部門和企業(yè)級的檢索，以發(fā)現(xiàn)要用的文檔;

　　文檔安全性控制主要是通過企業(yè)規(guī)章制度約束的手段。

　　2.建設(shè)企業(yè)級文檔管理系統(tǒng)，其主要功能目標(biāo)是：

　　借助各種桌面處理工具和手段，實現(xiàn)個人電子化處理各種文檔，主要是利用MS Office或Lotus 1-2-3 Office進(jìn)行文字處理和報表制作;另外逐步實現(xiàn)對各種紙質(zhì)文件、傳真等的電子化掃描和管理;

　　除加強個人辦公工具的配備與培訓(xùn)、使用外，建立企業(yè)規(guī)模的文檔管理機制，將目前主要由個人維護(hù)管理的文檔，集中在部門、公司一級進(jìn)行管理，在這個基礎(chǔ)上實現(xiàn)文檔在企業(yè)范圍內(nèi)的共享和傳遞;

　　"層次化"管理各種文檔，如參考檔案管理的模型和思路，將各種文檔分門別類進(jìn)行層次化的目錄管理，以及進(jìn)行主題詞或全文索引，方便員工檢索和查閱文檔;

　　實現(xiàn)對文檔處理周期的全過程管理，包括文檔的創(chuàng)作、批閱、審核、發(fā)布、歸檔等各個環(huán)節(jié);

　　實現(xiàn)文檔處理過程的工作流自動化，如自動轉(zhuǎn)發(fā)、自動催辦、自動歸檔等;

　　對文檔進(jìn)行版本控制，保證員工所訪問的是最新或有效的文檔，定期刪除或歸檔已失效或舊版本文檔;

　　更有效地進(jìn)行安全性控制，在加強制定和實施企業(yè)文檔保密制度的同時，也同時以信息技術(shù)的手段對各種文檔實行分層次、分級別的權(quán)限管理，通過系統(tǒng)日志等手段對重要文檔的使用情況進(jìn)行監(jiān)督管理;

　　與企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)集成，如與郵件系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的集成，從業(yè)務(wù)處理信息系統(tǒng)中抽取數(shù)據(jù)或信息形成各種文檔或報告等等。

　　3.從文檔管理升華到知識管理:

　　文檔是知識的容器，是已經(jīng)物化的顯性知識，其中蘊涵了大量的和本企業(yè)特有的知識財產(chǎn)。適時地、不受地域和組織形式的限制獲得基于文檔內(nèi)容的知識，正是知識管理的一個主要目標(biāo)。文檔管理的職責(zé)就是有效地組織和規(guī)劃文檔，使文檔的獲得、歸類、查找和提取更容易。