oa系統(tǒng)協(xié)同軟件

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　　最開始，協(xié)同OA是作為無紙化辦公軟件出現(xiàn)的，更多的用于行政辦公，其最重要的功能就是為企業(yè)節(jié)流。而隨著協(xié)同OA像協(xié)同型、平臺化轉(zhuǎn)變，協(xié)同OA所扮演的角色越來越多，工作流和協(xié)同工作的深化，協(xié)同OA的“節(jié)流”效應(yīng)逐漸被忽視。

　　其實，隨著協(xié)同OA應(yīng)用的深化，協(xié)同OA節(jié)約企業(yè)成本的效果越來越顯著。

　　1、協(xié)同OA流程深化，帶來的行政成本節(jié)約

　　日常行政辦公的中的紙筆和各種單據(jù)，是行政支出中最大的一部分，而上述這些單據(jù)的打印、裝訂和保存也會牽扯很大一部分人力。而隨著協(xié)同OA工作流應(yīng)用的深化，協(xié)同OA深入企業(yè)業(yè)務(wù)的各個層面，行政辦公的各種文件、申請、單據(jù)的審批、簽字、蓋章等工作都可在協(xié)同OA上進(jìn)行，幫助企業(yè)降低了辦公耗材成本和保存成本;工作審批流程的規(guī)范可為員工節(jié)省大量工作時間，而且企業(yè)可以隨時根據(jù)自身的實際情況來設(shè)計出個性化的流程，確保公司業(yè)務(wù)的高效率。

　　2、協(xié)同OA權(quán)限分立，帶來的組織人力節(jié)約

　　在傳統(tǒng)企業(yè)辦公場景中，檔案室是必須的一環(huán)，檔案管理員的絕大部門精力被集中在檔案的提取和收錄的反反復(fù)復(fù)中，而且效率不高，如果趕上多個部門同一時間需要不同的檔案，效率就更低了。協(xié)同OA權(quán)限的分立，一方面是企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)安全的必須，另一方面極大的降低了公司某些保密文件、保密合同的存儲成本，而且通過協(xié)同OA進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，較之傳統(tǒng)方式更加安全，而且提取更加便捷，只要在權(quán)限范圍內(nèi)就可以在協(xié)同OA里完成檢索查閱，極大提高了效率，也節(jié)約了特定職位的人力資源。

　　3、協(xié)同OA高效協(xié)同，帶來的“阻礙”節(jié)約

　　伴隨組織的快速發(fā)展，其內(nèi)部權(quán)責(zé)分配日趨明確、部門分工日漸細(xì)化，跨部門間的交流也越加緊密與頻繁。然而，由于溝通的不及時、信息的不對稱等諸多因素，跨部門的溝通難以協(xié)調(diào)或互相推諉，嚴(yán)重影響組織整體運(yùn)作效率。協(xié)同OA作為協(xié)同管理軟件，在組織內(nèi)部搭建起高效的內(nèi)部溝通渠道，使員工與員工之間更密切的進(jìn)行工作協(xié)作，提升工作效率。

　　4、協(xié)同OA效率提升，帶來的同成本增益

　　協(xié)同OA為企業(yè)帶來最明顯的當(dāng)屬效率的提升，而效率的提升對于企業(yè)而言就是最好的“成本節(jié)約”。試想一下，同樣的時間、同樣的人力物力，傳統(tǒng)辦公方式產(chǎn)出是一，而利用協(xié)同OA系統(tǒng)的產(chǎn)出是三甚至是四。所以對企業(yè)而言，效率提升所帶來的同成本增益，就是最大的“成本節(jié)約”。

　　協(xié)同OA作為企業(yè)信息化的第一臺階，應(yīng)用目標(biāo)是企業(yè)全體員工，所以并沒有ERP和財務(wù)軟件那樣的具有針對性。然而，在協(xié)同OA市場不斷擴(kuò)張的形勢下，協(xié)同OA的核心功能也引起了廣泛關(guān)注，是什么能讓協(xié)同OA在企業(yè)信息化發(fā)展的過程中發(fā)揮著如此不可或缺的作用呢?

　　一、規(guī)范的工作流程

　　整個協(xié)同OA可以說是工作流支撐起來的，它像人體中的血液貫穿機(jī)體的各個臟器，協(xié)同OA工作流牽引協(xié)同OA的門戶引擎、消息引擎、數(shù)據(jù)引擎、表單引擎等，可以方便地擴(kuò)展和集成上萬個插件應(yīng)用、方便系統(tǒng)集成，從而縱向上持續(xù)快速升級，橫向上不斷整合更多應(yīng)用，支持組織信息化的可持續(xù)建設(shè)。對協(xié)同OA工作流的關(guān)注不僅僅局限在某個流程實例的運(yùn)轉(zhuǎn)狀況，還要清楚它對其他部件、子系統(tǒng)的貫穿效果以及可持續(xù)擴(kuò)展能力。

　　二、強(qiáng)大的擴(kuò)展集成能力

　　在選型協(xié)同OA時，你一定要對協(xié)同OA做了一定的了解，那么也就會給協(xié)同OA初定位，可能是收發(fā)文、可能是流程審批，也可能是知識管理等。一方面，在選型中要重點關(guān)注各款產(chǎn)品對這些需求的程度，另一方面也要在此基礎(chǔ)上考察系統(tǒng)的擴(kuò)展集成性。組織始終要向前發(fā)展的，信息化軟件只會越來越多，當(dāng)組織信息化發(fā)展到一定程度時便需要對這些軟件應(yīng)用進(jìn)行整合，屆時將會考驗協(xié)同OA的擴(kuò)展集成能力。

　　捎帶提一句，兼容性問題正逐漸成為協(xié)同OA選型的關(guān)注要點，隨著瀏覽器的種類、版本越來越豐富，每種瀏覽器對協(xié)同OA的展現(xiàn)并不相同，兼容性越來越廣泛地影響到用戶的實際應(yīng)用。這既是對協(xié)同OA本事的要求，也是對協(xié)同OA實施服務(wù)的要求。

　　三、簡潔大方的操作界面

　　相比而言，操作界面在協(xié)同OA選型中的分量并不算重，但看到眾多選型者對協(xié)同OA界面頗為關(guān)心，這里就淺談一下。現(xiàn)代人的工作強(qiáng)度大、社會壓力也大，長時間面對一個畫面很容易產(chǎn)生審美疲勞，于是各種換膚功能應(yīng)運(yùn)而生，如今這種需求也延伸到協(xié)同OA系統(tǒng)中來。允許一定的界面?zhèn)€性化配置對協(xié)同OA來說是必要的，但根據(jù)科學(xué)家對人體工學(xué)的研究，冷色調(diào)更適合辦公空間，可以讓人長時間注目而不造成精神混亂。

　　總而言之，協(xié)同OA畢竟是辦公軟件，界面風(fēng)格當(dāng)以簡潔大方為好，切勿過分追求風(fēng)格化而本末倒置。