好的協(xié)同辦公系統(tǒng)

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　　OA系統(tǒng)不同于普通的通用化軟件，并不是說(shuō)軟件商推出某一產(chǎn)品，然后就可以滿足所有或者大部分的用戶。oa系統(tǒng)是一款企業(yè)管理軟件，它需要根據(jù)不同行業(yè)、不同企業(yè)的具體需求而定義它的功能和特點(diǎn)。同時(shí)需要企業(yè)用戶的不斷深入應(yīng)用，提出新的需求，以逐漸提升oa系統(tǒng)的適用性。

　　我們經(jīng)常在各種媒體平臺(tái)上看到這樣的推廣詞：某oa使用最新技術(shù)，某oa具有最強(qiáng)功效，某oa有xxxx個(gè)成功案例，某oa榮獲“最強(qiáng)”稱號(hào)。面對(duì)這些花樣繁多的廣告詞，企業(yè)如何選擇適合自己的oa系統(tǒng)呢?本人在此特別總結(jié)了以下幾點(diǎn)。

　　一、如何選擇適合自己的好的oa系統(tǒng)

　　1、瞄準(zhǔn)重點(diǎn)需求

　　OA的本質(zhì)就是依靠先進(jìn)的oa技術(shù)平臺(tái)，通過(guò)核心功能模塊的配置，根據(jù)需要結(jié)合oa二次開(kāi)發(fā)最大程度的解決企業(yè)業(yè)務(wù)和管理上的問(wèn)題，盡可能解決企業(yè)員工辦公中的各種問(wèn)題，因此其在本質(zhì)上是為企業(yè)管理服務(wù)的。實(shí)施OA的根本目的不僅是幫助企業(yè)建立一套完整的管理系統(tǒng)，更重要的是透過(guò)先進(jìn)的管理思想和方法實(shí)現(xiàn)對(duì)管理的提升、業(yè)務(wù)的改善。

　　我們暫以某一oa產(chǎn)品為例，其自主研發(fā)的oa系統(tǒng)主體部分由幾十個(gè)子功能模塊組成，包括個(gè)人辦公、文件交換、公文收發(fā)、信息發(fā)布、財(cái)務(wù)審批、采購(gòu)管理、客戶關(guān)系管理、人力資源管理、行政事務(wù)管理、資產(chǎn)管理、考勤管理、檔案管理、電子郵件等。但是，并不是以上所有的功能都適合某家具體企業(yè)用戶，用戶可能不需要某種功能，也可能需要添加某種功能、又或許需要修改某個(gè)功能。這就需要學(xué)會(huì)瞄準(zhǔn)重點(diǎn)需求，把我們必需的功能容納進(jìn)來(lái)，把非必需的功能暫擺一邊，這樣既可以節(jié)省成本，有可以提升系統(tǒng)性能。

　　2、支持與原有系統(tǒng)融合

　　很多企業(yè)在著手上馬oa系統(tǒng)之前，可能已擁有諸如ERP、CRM等其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。這就涉及到oa與原有系統(tǒng)的數(shù)據(jù)遷移、與原有業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成和接口開(kāi)發(fā)工作、以及將來(lái)與其他子系統(tǒng)對(duì)接等工作問(wèn)題，所以新引進(jìn)的oa系統(tǒng)能否與其他系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)完美整合成為至關(guān)重要的問(wèn)題。這也是對(duì)oa系統(tǒng)實(shí)質(zhì)技術(shù)的考驗(yàn)。

　　目前主流的oa廠商，均已采用J2EE這種符合當(dāng)前IT潮流的技術(shù)路線，其易移植、開(kāi)放性強(qiáng)、擴(kuò)展性強(qiáng)、安全性強(qiáng)，支持快速開(kāi)發(fā)等特點(diǎn)，成為了新一代oa廠商所青睞的開(kāi)發(fā)技術(shù)。一些oa系統(tǒng)內(nèi)部也部署了大量應(yīng)用接口，方便擴(kuò)展和集成各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)以及其他插件應(yīng)用，最大限度的保留已有信息化系統(tǒng)的價(jià)值，以及支持企業(yè)信息化的可持續(xù)建設(shè)。

　　3、結(jié)合需求與預(yù)算

　　很多企業(yè)決策者在選購(gòu)oa辦公系統(tǒng)時(shí)，往往在系統(tǒng)功能需求和資金預(yù)算之間難以抉擇。我認(rèn)為解決需求與預(yù)算的矛盾的正確做法應(yīng)該是，在需求的評(píng)估上必須以主要業(yè)務(wù)為判斷標(biāo)準(zhǔn)，果斷放棄非核心功能需求，切勿因?yàn)榍蠖嗲笕?，增加一些不太必要的oa功能，從而導(dǎo)致較大的程度超過(guò)預(yù)算水平。

　　事實(shí)上，一些不實(shí)用的功能往往增加的不只是原有軟件的基礎(chǔ)成本。像硬件環(huán)境成本，實(shí)施人員的時(shí)間成本、培訓(xùn)成本、以及將來(lái)的維護(hù)成本、服務(wù)成本以及數(shù)據(jù)遷移成本都可能隨之增加，同時(shí)耽誤后期企業(yè)業(yè)務(wù)流程的上線應(yīng)用。所有企業(yè)切勿在oa選型的問(wèn)題上貪大求全，這不可能讓你一舉兩得，卻有可能讓你賠了夫人又折兵。