協(xié)同管理軟件行業(yè)

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 　　協(xié)同辦公平臺是協(xié)同辦公的核心部分，主要面對有分支機構的大中型企事業(yè)和政府機關單位，主要作用是把總部和全國的分支機構連接起來進行統(tǒng)一管理，以系統(tǒng)手段規(guī)范全體員工的工作。領導可以在任意一點掌控全局，監(jiān)控企業(yè)運行，從而達到提升管理、防范風險的目的;同時利用協(xié)同辦公平臺作為信息化平臺，使各種信息數(shù)據能共享使用，減少信息孤島，充分發(fā)揮信息化帶來的實際作用。

　　協(xié)同OA系統(tǒng)上線，直接拍板決定就可以了嗎?NO、NO、NO!協(xié)同OA系統(tǒng)可不是一個想做就做的簡單項目，沒有足夠的條件和準備，那就迎接失敗吧!那么協(xié)同OA系統(tǒng)上線需要做什么準備呢?

　　1、引入協(xié)同OA系統(tǒng)的目標是否明確?

　　在引入協(xié)同OA系統(tǒng)之前，最好能在管理層統(tǒng)一思想：我們引入協(xié)同OA系統(tǒng)的目的到底是什么?是業(yè)務流程建設?還是企業(yè)文化建設?還是為了及時溝通?或是進行知識管理?又或是滿足移動辦公的需求?

　　舉例而言，如果是為了進行業(yè)務流程建設，實現(xiàn)標準化管理，那么就要以關鍵崗位為基礎，明確公司的制度、流程、動作及質量和時效要求，并將這些要點反映在協(xié)同OA系統(tǒng)中。

　　2、公司內部管理是否規(guī)范化?

　　實際上，協(xié)同OA系統(tǒng)是輔助管理的工具，要引入協(xié)同OA系統(tǒng)，企業(yè)首先要把組織機構管理的基本工作做好。問自己幾個問題——組織結構圖是否明確?各部門的職能、責任、權力是否已明確?主要流程是否已明確?有哪些?線下是否已有執(zhí)行規(guī)則并定期執(zhí)行?基于流程的各個關健崗位，是否已明確崗位說明書、任職資格、績效考核表?這一步，是為了確保流程上線后可以有效執(zhí)行。

　　3、“協(xié)同OA”項目管理

　　到了這一步，作為企業(yè)方，需要設置項目管理人員，與實施項目的協(xié)同OA系統(tǒng)運營商充分溝通，使其了解公司主營業(yè)務，同時還要考慮時間、質量、成本的平衡點。(如何取舍的問題)而作為實施方，需要明確項目實施的幾個節(jié)點，最少有進場實施(企業(yè)方方同期介入)、試運行、驗收(明確核心功能)三大節(jié)點。

　　4、IT項目管理有幾個原則

　　IT項目春節(jié)后上線實施，項目風險較小。春節(jié)前開始實施，風險相對較大。針對協(xié)同OA項目，其實我認為有很多工作(流程規(guī)范化)，都是可以提前完成的。

　　協(xié)同OA項目上線，根據我的經驗，需1-2個月。培訓和使用，也是項目上線的重點，需要公司上下一心，管理層一定要支持。

　　項目交接到公司后，最好有專人負責運維，此人在項目實施時就介入。后期負責流程效率分析和優(yōu)化。技術難度不大，業(yè)務復雜度相對較大，最好有臨時性備崗。

　　5、協(xié)同OA與IT規(guī)劃

　　協(xié)同OA系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化管理的入門項目?；诖?，管理層很有可能會有其它信息化項目的需求，最好能提前1-3年做一次IT規(guī)劃，以避免今后選型上的限制。

　　協(xié)同OA系統(tǒng)不僅僅是一套管理軟件，他還是以一套管理是思想、一套管理制度、一種企業(yè)文化，它的上線是對整個企業(yè)管理上的一次大變動，如果沒有做好準備，那么失敗是必然的。