協(xié)同辦公系統(tǒng)密碼

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 　　隨著公安機(jī)關(guān)警務(wù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng))的不斷深入應(yīng)用，如何推進(jìn)公安檔案信息系統(tǒng)(以下簡(jiǎn)稱檔案系統(tǒng))與OA系統(tǒng)的無縫鏈接，實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理，是當(dāng)前公安機(jī)關(guān)文檔信息化建設(shè)的一個(gè)重要內(nèi)容。結(jié)合在黔南州公安局應(yīng)用、推廣“公安檔案信息系統(tǒng)”的經(jīng)驗(yàn)體會(huì)，談?wù)剬?duì)公安機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)無縫鏈接的一點(diǎn)體會(huì)。

　　一、無縫鏈接要“為檔所用”

　　“無縫鏈接”源自信息技術(shù)領(lǐng)域，指在掌握不同系統(tǒng)底層協(xié)議和接口規(guī)范的基礎(chǔ)上，開發(fā)出兼容不同系統(tǒng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的中間產(chǎn)品，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)傳遞和共享。其實(shí)現(xiàn)的是數(shù)據(jù)交互的技術(shù)通道，側(cè)重于技術(shù)角度，發(fā)揮的是技術(shù)保障作用。無縫鏈接要確實(shí)“為檔所用”，則還應(yīng)通盤考慮檔案管理之需求，對(duì)OA系統(tǒng)電子文件從生成至歸檔全流程進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃和規(guī)范，重組和改造公文管理和檔案管理的業(yè)務(wù)流程。黔南州公安局即在OA系統(tǒng)的公文制發(fā)階段引入了文件歸檔的規(guī)范要求，公文簽發(fā)或辦理完畢之時(shí)即可同步完成歸檔，實(shí)現(xiàn)“文發(fā)檔成”。這種系統(tǒng)間橫向的無縫對(duì)接，形成了公安檔案管理與公安業(yè)務(wù)工作業(yè)務(wù)流程的閉環(huán)，檔案系統(tǒng)既是終點(diǎn)，成為公安文件信息數(shù)據(jù)的最終匯集地，同時(shí)又是服務(wù)公安業(yè)務(wù)工作的起點(diǎn)，二者間良性循環(huán)，協(xié)同發(fā)展。

　　二、要實(shí)現(xiàn)公文管理與檔案管理無縫鏈接

　　該局檔案系統(tǒng)和OA系統(tǒng)為分頭管理，秘書綜合部門主管OA系統(tǒng)公文流轉(zhuǎn)業(yè)務(wù)，檔案部門主管檔案系統(tǒng)檔案管理業(yè)務(wù)，二者間業(yè)務(wù)流程相對(duì)獨(dú)立，沒有交集。公文管理業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)呈現(xiàn)“分段式”管理模式，“年度歸檔”成為二者的結(jié)合部和分水嶺，依賴“歸檔”環(huán)節(jié)銜接公文和檔案業(yè)務(wù)。同時(shí)，公文管理業(yè)務(wù)和檔案管理業(yè)務(wù)又為單線程線性發(fā)展屬性，公文從起草到歸檔各業(yè)務(wù)間環(huán)環(huán)相扣，承上啟下，涉及的機(jī)構(gòu)、部門各司其責(zé)，檔案部門難以“插手”公文流轉(zhuǎn)階段，也就造成OA系統(tǒng)電子文件管理效率低下，反應(yīng)遲緩。因此，實(shí)現(xiàn)公安機(jī)關(guān)檔案系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的無縫鏈接，關(guān)鍵在于將公安檔案管理業(yè)務(wù)融入OA系統(tǒng)的公文管理中，對(duì)OA系統(tǒng)電子公文實(shí)行“檔案化”管理，將電子公文從起草到歸檔的整個(gè)流轉(zhuǎn)過程全面而系統(tǒng)地管理起來，形成從公文到檔案的全程管理模式。該局在公文的草擬階段，就將制作公文簽發(fā)單和著錄電子文件目錄數(shù)據(jù)融合起來，在簽發(fā)單上增加“歸檔年度”“機(jī)構(gòu)名稱”“保管期限”“歸檔部門”等必填項(xiàng)目，公文簽發(fā)或辦理完畢即意味著完成歸檔和目錄數(shù)據(jù)的著錄。

　　三、要實(shí)現(xiàn)邏輯歸檔與物理歸檔的無縫鏈接

　　邏輯歸檔和物理歸檔的無縫鏈接，應(yīng)先對(duì)OA系統(tǒng)電子文件進(jìn)行實(shí)時(shí)邏輯歸檔，即在不改變電子文件的存儲(chǔ)方式和位置的前提下將電子文件的管理權(quán)限向檔案部門移交，檔案人員把保障電子文件可靠、完整、安全、可讀的措施附加于文件的流轉(zhuǎn)過程，這樣既能保證電子文件信息內(nèi)容的原始性和權(quán)威性，又能確保檔案部門對(duì)電子文件背景信息的有效監(jiān)控。電子文件辦理完畢后進(jìn)行定期物理歸檔，即將電子文件實(shí)體向檔案部門移交。

　　四、要實(shí)現(xiàn)電子實(shí)體與紙質(zhì)載體的無縫鏈接

　　在電子文件的原始性、真實(shí)性和憑證性尚無明確的法律依據(jù)和制度保障的情況下，采取將OA系統(tǒng)電子文件與紙質(zhì)文件一起歸檔，并保持電子文件和紙質(zhì)文件一一對(duì)應(yīng)的“雙軌制”，實(shí)現(xiàn)二者間的無縫鏈接，是現(xiàn)階段電子文件管理的必要過渡形式，這樣既可以依靠紙質(zhì)文件保障OA系統(tǒng)電子文件憑證性的本質(zhì)屬性，又可充分發(fā)揮電子文件便捷利用和資源共享優(yōu)勢(shì)，達(dá)到揚(yáng)長(zhǎng)避短、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)目的。

　　五、要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件利用與庫藏檔案利用的無縫鏈接

　　從檔案價(jià)值理論出發(fā)，我們通常認(rèn)為，公安檔案的價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間的推移不斷擴(kuò)大，由第一價(jià)值即對(duì)于檔案形成者的價(jià)值擴(kuò)大至第二價(jià)值即對(duì)公眾和社會(huì)的價(jià)值。但實(shí)踐中筆者發(fā)現(xiàn)，公安機(jī)關(guān)OA系統(tǒng)電子文件從文件到檔案的生命過程中，其價(jià)值變動(dòng)規(guī)律并不與檔案價(jià)值理論所述完全相符， OA系統(tǒng)電子文件中一些時(shí)效性較強(qiáng)的反而可能隨著時(shí)間的推移，其價(jià)值會(huì)逐漸減小甚至消亡。這就產(chǎn)生了OA系統(tǒng)電子文件從生成到歸檔期間提供利用的矛盾，一方面公安機(jī)關(guān)各業(yè)務(wù)部門迫切需求的電子文件可能還處于現(xiàn)行階段暫未歸檔，公安檔案部門無法提供利用。另一方面公安檔案部門可以提供利用的庫藏部分，可能由于時(shí)效低而無人問津。因此，要提高公安檔案服務(wù)利用的效益，實(shí)現(xiàn)公安檔案信息價(jià)值的最大化，就必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行文件利用與庫藏檔案利用的無縫鏈接，將公安機(jī)關(guān)檔案管理部門提供利用的內(nèi)容主體從原有的單一庫藏?cái)U(kuò)大至現(xiàn)行文件部分，將服務(wù)利用工作提前至OA系統(tǒng)電子文件的現(xiàn)行階段，把公安檔案的服務(wù)利用工作貫穿于OA系統(tǒng)電子文件從文件到檔案的全過程