石家莊oa系統(tǒng)

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 　　OA系統(tǒng)即辦公自動(dòng)化(Offi ce Automation)，屬于現(xiàn)代化辦公設(shè)備與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)相結(jié)合的一種新型辦公方式。OA系統(tǒng)不僅能夠節(jié)約行政成本，還能夠有效提高工作效率。在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的過程中，OA系統(tǒng)逐漸融入了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公、知識(shí)管理等先進(jìn)理念，實(shí)現(xiàn)了向計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化、協(xié)作化和智能化發(fā)展。將OA系統(tǒng)與檔案管理結(jié)合，OA系統(tǒng)的運(yùn)行通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)生成或傳輸電子文件實(shí)現(xiàn)這在很大程度上節(jié)省了文稿打印、裝訂等步驟，還能夠簡(jiǎn)化文件的過程。從檔案管理工作人員的角度而言，利用OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息的共享，減少了其中工作量的重復(fù)性，有效實(shí)現(xiàn)了協(xié)同作業(yè)。因此，越來越多的醫(yī)院利用OA系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)將其與醫(yī)院檔案管理結(jié)合。

　　1.1忽視檔案管理人員的參與

　　OA系統(tǒng)文件管理功能對(duì)檔案管理有著重要意義。在實(shí)現(xiàn)醫(yī)院OA系統(tǒng)的建設(shè)過程中，一般只會(huì)強(qiáng)調(diào)技術(shù)人員與職能工作人員的參與，忽視了檔案管理人員的參與。雖然在進(jìn)行OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)的過程中，技術(shù)人員與職能部門的參與非常重要，但是忽視檔案管理人員的參與，就可能與檔案管理工作脫節(jié)，導(dǎo)致后期檔案的各項(xiàng)工作效率無法有效提高。因此在進(jìn)行OA系統(tǒng)功能建設(shè)的過程中，需要從思想上提高對(duì)檔案管理的重視，積極鼓勵(lì)檔案管理人員參與其中。另外還需要加強(qiáng)檔案管理人員及時(shí)更新自身的知識(shí)儲(chǔ)備，確保檔案管理工作正常進(jìn)行。

　　1.2 OA系統(tǒng)功能建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

　　不同的單位其應(yīng)用OA系統(tǒng)的功能建設(shè)的方向也不同。這種方式雖然能夠滿足不同用戶對(duì)功能個(gè)性化、多樣化的需求，但是也容易造成資源的浪費(fèi)。在這種缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的現(xiàn)狀下，OA系統(tǒng)與醫(yī)院檔案管理的結(jié)合，很容易出現(xiàn)完整度方面的問題?？梢钥紤]在征求職能部門意見的基礎(chǔ)上聯(lián)合醫(yī)院的實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)化，掌控OA系統(tǒng)功能建設(shè)的深度與廣度。

　　1.3 OA系統(tǒng)與檔案管理缺乏有效銜接

　　比起其他的檔案管理工作而言，醫(yī)院的檔案管理工作協(xié)作性與時(shí)效性特征并不明顯。這就導(dǎo)致了部分醫(yī)院不會(huì)配備專門的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致醫(yī)院的電子檔案的管理仍然嚴(yán)重依賴OA系統(tǒng)文件管理功能與辦公自動(dòng)化軟件的結(jié)合應(yīng)用。雖然很多醫(yī)院都認(rèn)識(shí)到文檔一體化功能的建設(shè)，但是其中最關(guān)鍵的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的銜接問題成了重點(diǎn)。

　　2 檔案管理視角下OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)的重點(diǎn)

　　2.1重點(diǎn)體現(xiàn)醫(yī)院檔案管理

　　OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)的過程中，在描述功能需求時(shí)需要從檔案管理的角度出發(fā)，電子文件管理要在電子文件生命周期內(nèi)展開，在設(shè)計(jì)、形成、使用、維護(hù)四個(gè)階段形成對(duì)電子文件的控制。因此，功能建設(shè)需要重點(diǎn)考慮電子文件的形成、積累、歸檔、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)的不僅是對(duì)檔案管理的描述，還需要加強(qiáng)對(duì)電子文件的全程監(jiān)控。

　　2.2實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范性

　　在以檔案管理為視角的OA系統(tǒng)文件管理，其重點(diǎn)并非是技術(shù)層面，而是以電子文件管理的需求為重點(diǎn)。這是因?yàn)槟壳癘A系統(tǒng)的建設(shè)技術(shù)已經(jīng)十分成熟，技術(shù)實(shí)現(xiàn)能夠在沒有多大難度的情況下完成。因此技術(shù)層面并不是最大的難題，而是應(yīng)該多從需求方面考慮，通過了解檔案部門要求，利用技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)。

　　3 檔案管理視角下OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)

　　3.1理論基礎(chǔ)

　　在醫(yī)院檔案管理視角下，將要實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)文件與檔案管理的良好銜接，有一個(gè)共同的指導(dǎo)理論基礎(chǔ)是十分必要的。綜合分析醫(yī)院檔案管理特征以及OA系統(tǒng)文件管理情況，以“文件生命周期理論”作為指導(dǎo)理論[7]。所謂的文件生命周期理論是將文件自產(chǎn)生開始到最終形成檔案的這一整個(gè)過程中，都看成是一個(gè)完整的生命周期，體現(xiàn)出的是一體化的思想。換一種角度而言，不管是文件還是檔案，實(shí)際上就是文件在不同的生命周期其不同的表現(xiàn)形式而已，從實(shí)質(zhì)上而言都是相同的。將文件生命周期理論作為指導(dǎo)，能夠?qū)崿F(xiàn)在檔案管理角度下OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)，確保兩者之間的有效連接[8]。

　　3.2注意定位

　　在日常的醫(yī)院檔案管理中，多數(shù)將重點(diǎn)放在文件的管理方式，忽視了檔案的重要性。這種局面下就導(dǎo)致了OA系統(tǒng)的局限性――無法實(shí)現(xiàn)檔案管理。在將OA系統(tǒng)與檔案管理結(jié)合的過程中，如何?_定其定位，也是非常重要的[9]。關(guān)系到文件與檔案使用數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)、方式和方法，也牽涉到OA系統(tǒng)文件信息共享問題。需要充分考慮到，現(xiàn)代化的檔案管理工作不能再將重點(diǎn)完全放到文件上，而是需要加強(qiáng)對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)，做好基于檔案管理的OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)。

　　3.3建設(shè)過程中需注意的問題

　　實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案管理的無縫銜接。在OA系統(tǒng)環(huán)境中想要實(shí)現(xiàn)文件管理與檔案管理的無縫銜接，就需要注重工作流性質(zhì)的文件向數(shù)據(jù)流的檔案轉(zhuǎn)變，在設(shè)計(jì)的過程中要注重轉(zhuǎn)化的方式與數(shù)據(jù)的輸出。

　　重視關(guān)注管理功能的需求。以往的文件管理流程更加注重文件的辦理，檔案管理側(cè)重對(duì)文件的保管與利用，其在日常工作需要中要比文件管理的要求更高。因此在功能建設(shè)與設(shè)計(jì)的過程中應(yīng)該實(shí)現(xiàn)“辦公自動(dòng)化”的功能。

　　3.4具體建設(shè)過程

　　分析用戶需求：想要實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與OA系統(tǒng)的良好銜接，就需要了解用戶需求，分析醫(yī)院對(duì)檔案管理的需求，將其細(xì)分為文書檔案、科技檔案和專門檔案。關(guān)于用戶需求的調(diào)查，可以采用專題小組討論、專家訪談[11]，針對(duì)醫(yī)院黨群部門、行政部門、重點(diǎn)部門、重點(diǎn)科室采用不同的方法。以科技檔案為例，針對(duì)其中的醫(yī)療檔案，就需要將與醫(yī)療檔案有關(guān)的科室全部進(jìn)行需求分析，包括醫(yī)院醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部、醫(yī)院感染管理辦公室、醫(yī)療保險(xiǎn)辦公室、藥品管理部等，其用戶需求是能夠查詢和統(tǒng)計(jì)臨床、醫(yī)技科室以及個(gè)人的醫(yī)療成果。 　　技術(shù)結(jié)構(gòu)與技術(shù)路線：采用瀏覽器/服務(wù)器技術(shù)結(jié)構(gòu)作為本次研究的技術(shù)結(jié)構(gòu)，具體可以表現(xiàn)為(用戶1、用戶2、……用戶n)→Internet TCP/ IP→Web服務(wù)器→數(shù)據(jù)庫服務(wù)器。整個(gè)系統(tǒng)中的功能分為門戶層、應(yīng)用層、數(shù)據(jù)層。在建設(shè)的過程中，考慮到電子文件的讀取是需要依靠生成時(shí)的元數(shù)據(jù)與背景信息。在考慮功能需求方面，需要做到對(duì)元數(shù)據(jù)和背景信息項(xiàng)的歸檔，包括文件格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件與軟件環(huán)境、文件處理軟件等元數(shù)據(jù)，描述生成電子文件的職能活動(dòng)，電子文件的作用、辦理過程等背景信息。

　　管理功能分析：其中的醫(yī)院文書檔案管理功能，可以按照醫(yī)院的不同部門或者科室、文號(hào)、時(shí)間等信息實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的模糊查詢，還提供打印、錄入等功能，但是不同的用戶權(quán)限其用戶功能不同。醫(yī)院醫(yī)療檔案管理功能則可以根據(jù)不同科室、起止時(shí)間等條件進(jìn)行模糊查詢[12]，同樣提供打印、錄入等功能。醫(yī)院的論文、論著、課題等管理功能可以按照科室、姓名、職稱、關(guān)鍵詞等條件自由組合進(jìn)行模糊查詢，具有查詢、打印、錄入等功能。另外還有設(shè)備檔案管理、出版檔案管理、財(cái)會(huì)檔案管理、用戶檔案管理和查詢管理、錄入管理、借閱管理。需要確定各方職責(zé)與管理權(quán)限，通過明確電子文件生成和流轉(zhuǎn)部門的職責(zé)，賦予檔案部門具有瀏覽電子文件形成、運(yùn)轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔全過程的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)流程的監(jiān)控。其中針對(duì)電子文件的積累與歸檔，需要結(jié)合醫(yī)院電子文件的真實(shí)、完整以及有效性[13]，對(duì)電子文件積累、歸檔方面提出具體的要求，確保電子文件的積累與歸檔工作。

　　功能設(shè)計(jì)：根據(jù)醫(yī)院檔案管理日常工作需要，建立了數(shù)據(jù)路，并建立起相關(guān)的鏈接。分別建立文書、醫(yī)療、教學(xué)、論文、課題等檔案數(shù)據(jù)庫以及輔助管理數(shù)據(jù)庫，有效實(shí)現(xiàn)檔案中的文件管理。針對(duì)用戶端，用戶可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問，采用Post方式向Web服務(wù)器提交用戶錄入信息，確保信息安全。在服務(wù)器端，服務(wù)區(qū)程序根據(jù)用戶端傳送過來的數(shù)據(jù)，經(jīng)解析得到查詢關(guān)鍵詞，再調(diào)用數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)中的查詢功能，對(duì)各種檔案文件以及輔助管理數(shù)據(jù)進(jìn)行操作，完成相應(yīng)功能。

　　數(shù)據(jù)庫的選擇：本次數(shù)據(jù)庫的選擇使用MySQL數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫不僅能夠進(jìn)行復(fù)雜和大規(guī)模的數(shù)據(jù)管理，還具有良好的功能和穩(wěn)定性，比起其他的數(shù)據(jù)庫更加節(jié)省成本。

　　模塊設(shè)計(jì)與功能實(shí)現(xiàn)：根據(jù)使用者的不同，將系統(tǒng)分為用戶界面與管理員界面。之所以建立兩個(gè)界面，最終目的是確保檔案中數(shù)據(jù)的安全。用戶界面檔案管理模塊見。管理員界面檔案管理。關(guān)于電子檔案在線利用以及數(shù)據(jù)遷移，在線利用主要是對(duì)電子檔案的檢索與查詢，查閱申請(qǐng)與審核、全文瀏覽與下載等各個(gè)環(huán)節(jié)提出功能需求。實(shí)際上，功能需求提出的最終目的是為了將檔案管理與OA系統(tǒng)文件管理功能無縫銜接，實(shí)現(xiàn)電子文件歸檔和電子檔案管理的全過程監(jiān)督與控制。通過兩者之間的有效銜接，從而為醫(yī)院積極發(fā)揮檔案管理的職能，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、高效化的辦公平臺(tái)與完備的核心信息資源庫。

　　本次研究在醫(yī)院檔案管理視角下，依托OA系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了文件管理功能建設(shè)。通過演示與實(shí)際操作，最后呈現(xiàn)出來的結(jié)果是整個(gè)系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)用戶與管理者在任何時(shí)間、任何地方完成對(duì)檔案的查詢、打印、錄入等各項(xiàng)操作。

　　通過在醫(yī)院檔案管理視角下分析OA系統(tǒng)文件管理功能建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了醫(yī)院檔案的信息化辦公，同時(shí)也實(shí)現(xiàn)了更加全面、更加完整的無紙化辦公，將原本傳統(tǒng)的辦公系統(tǒng)利用OA系統(tǒng)拓展成了一種信息化管理平臺(tái)。醫(yī)院檔案管理視角下的OA系統(tǒng)文件管理功能更加豐富，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院內(nèi)檔案信息資源的共享，能夠?yàn)橛脩籼峁└颖憬?、高速、高質(zhì)量的檔案管理服務(wù)，用戶實(shí)現(xiàn)信息檢索的查全率和查準(zhǔn)率更高，從而建立起一個(gè)全院共享的醫(yī)院檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)體系。