香港某政府部門(mén)長(zhǎng)春OA信息化案例

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     香港某政府部門(mén)在最近一個(gè)知識(shí)管理研討會(huì)上介紹其知識(shí)管理歷程，其經(jīng)驗(yàn)很值得與大家分享。

該政府部門(mén)雇用超過(guò)一萬(wàn)名人員，早在七、八年前發(fā)現(xiàn)在單位內(nèi)普遍存在以下的狀況：

各式各樣的規(guī)章制度、操作規(guī)程、參考資料等絕大部分以文件的形式存在，數(shù)量不斷增加，堆積如山；

尋找文件耗費(fèi)時(shí)間；

錯(cuò)誤發(fā)生后鮮為人知，導(dǎo)致同一錯(cuò)誤反復(fù)發(fā)生；

工作流程中欠缺溝通，引致重復(fù)或多余的活動(dòng)，造成資源浪費(fèi)；

重要的訊息、資料丟失

經(jīng)內(nèi)部研究，該政府部門(mén)認(rèn)為改善以上問(wèn)題需要從知識(shí)管理著手。

首先，制訂知識(shí)管理方針，明確目標(biāo)是通過(guò)知識(shí)的獲取、分享、使用和創(chuàng)造，使輔助其事業(yè)成功。其次，明白知識(shí)管理活動(dòng)不宜操之過(guò)急，應(yīng)分階段進(jìn)行，于是分三個(gè)階段在內(nèi)部推進(jìn)知識(shí)管理。

第一階段以資料為本，首先將所有文件電子化。在此之前需要確認(rèn)電腦系統(tǒng)的配套，制定出大部分同事認(rèn)可的分類(lèi)、目錄、檢索方法，落實(shí)電子文檔的管理制度。此外，及早落實(shí)保安和保密措施非常重要，諸如給檔案分出機(jī)密級(jí)別，給員工分出下載權(quán)力，涉及個(gè)人隱私資料的過(guò)濾安排等；否則事后補(bǔ)救將后悔莫及。

第二階段以人為本，推動(dòng)單向的知識(shí)分享，如個(gè)人經(jīng)驗(yàn)分享會(huì)，博客等，同時(shí)利用工具將有關(guān)知識(shí)以口授（錄音、錄影）或文字保存下來(lái)。

第三階段以創(chuàng)新為本，組織互動(dòng)方式的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)，知識(shí)茶座聊天聚會(huì)、興趣小組等，促進(jìn)創(chuàng)意、新發(fā)現(xiàn)的獲取。

在不知不覺(jué)中，一個(gè)含四大板塊的知識(shí)管理平臺(tái)在單位內(nèi)逐漸形成。該四大板塊是：

（1）制定知識(shí)管理的戰(zhàn)略方針：知識(shí)管理的工作流程必須離不開(kāi)業(yè)務(wù)范圍。

（2）引入知識(shí)管理系統(tǒng)IT資源：軟硬件、數(shù)據(jù)庫(kù)、內(nèi)容管理、搜索引擎、知識(shí)PORTAL等。

（3）促進(jìn)知識(shí)流動(dòng)：通過(guò)知識(shí)管理部門(mén)、培訓(xùn)部門(mén)（內(nèi)部學(xué)院）、知識(shí)管理大使、知識(shí)交易員等的努力，配合COP，AAP，K CAFE，說(shuō)故事、知識(shí)論壇、同事咨詢(xún)計(jì)劃（知識(shí)黃頁(yè)）等活動(dòng)，達(dá)到知識(shí)交流的目的。

（4）建立知識(shí)管理文化：采取多方面宣傳和推廣活動(dòng)，這些活動(dòng)包括電子雜志、研討會(huì)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)內(nèi)口號(hào)和廣告、知識(shí)開(kāi)放日、知識(shí)義工團(tuán)、最受歡迎知識(shí)貢獻(xiàn)人物選舉等。

回顧過(guò)往幾年推進(jìn)知識(shí)管理的經(jīng)驗(yàn)，覺(jué)得其成功有賴(lài)于：

領(lǐng)導(dǎo)的明確支持和以身作則；

任何方向、計(jì)劃、目標(biāo)、活動(dòng)都以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)；

不能孤芳自賞，必須得到大部分人員的參與；

得到足夠的IT電腦系統(tǒng)支援，但不能過(guò)分依賴(lài)機(jī)器；

 通過(guò)教育和培訓(xùn)，謀求共識(shí)；

 知識(shí)管理是個(gè)長(zhǎng)遠(yuǎn)的、不息的過(guò)程，不能急于求成，不要半途而廢。

而挫敗的原因則有有（1）開(kāi)始時(shí)過(guò)分依賴(lài)電腦科技，忽視人的因素，及（2）偏重于以大量指標(biāo)，圖表甚至利誘去證明知識(shí)管理的成功?，F(xiàn)今他們察覺(jué)到，既然知識(shí)是隱性的，知識(shí)管理的成效有時(shí)候要靠感覺(jué)，或通過(guò)新設(shè)計(jì)的軟性指標(biāo)來(lái)顯示。

看過(guò)以上的案例，大家會(huì)不會(huì)有似曾相識(shí)的感覺(jué)？如果沒(méi)有感覺(jué)，那很大可能是您的單位還沒(méi)有意識(shí)到知識(shí)管理的需要。那么，把本文從頭到尾再看一遍吧，或許有所發(fā)現(xiàn)。