智能化系統(tǒng)方案

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 　　隨著Internet/Intranet和Web技術(shù)的日益普及和推廣，使得Internet/lntranet正逐漸成為企業(yè)信息化建設(shè)的有力工具。憑借Microsoft、UNIX等系統(tǒng)平臺(tái)上的開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，成功地推出了基于Internet/lntranet平臺(tái)的企業(yè)級(jí)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用系統(tǒng)。Office Assistant 變成一個(gè)新的發(fā)展方向。該軟件采用Browser/Server模式，完全基于Internet/Intranet 平臺(tái)，針對(duì)企事業(yè)單位內(nèi)部的管理流程，設(shè)計(jì)而成的一套方便、穩(wěn)定、實(shí)用的辦公自動(dòng)化軟件。其友好的界面、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾斫Y(jié)構(gòu)，充分擔(dān)當(dāng)起了機(jī)構(gòu)中各個(gè)管理層的各項(xiàng)工作，不僅是企事業(yè)單位員工工作中的優(yōu)秀助手，同時(shí)更是幫助有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)做出英明決策的左右手。它使最復(fù)雜、繁瑣的辦公室事務(wù)變得自動(dòng)化、流程化、數(shù)字化，大大提高了公司各部門的工作效率。系統(tǒng)設(shè)計(jì)使各模塊可獨(dú)立存在;整個(gè)軟件易拆分，易組裝，靈活方便;良好的系統(tǒng)開放能力和可擴(kuò)展性，同時(shí)可根據(jù)各個(gè)不同企事業(yè)特點(diǎn)，為其量身定制其業(yè)務(wù)模塊。

　　一、產(chǎn)品特點(diǎn)

　　1、可定制：組織機(jī)構(gòu)、表單格式、工作流程、訪問權(quán)限、打印格式、統(tǒng)計(jì)等全面提供自定義

　　·組織機(jī)構(gòu)

　　對(duì)組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行設(shè)置，包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置和人員設(shè)置，以及各部門、各崗位職能的描述。組織機(jī)構(gòu)是系統(tǒng)進(jìn)行工作管理和權(quán)限分配的基礎(chǔ)。

　　·表單定制

　　管理員可根據(jù)本單位業(yè)務(wù)需求，定義出各種格式的表單，提供給各個(gè)子系統(tǒng)應(yīng)用。

　　·流程定制

　　管理員無(wú)需編程便能快捷地定義出符合本單位需求的各項(xiàng)工作流程，自定義項(xiàng)目豐富，可很好地滿足組織中各種工作處理的需要。流程定制包括：流程定義、環(huán)節(jié)定義和流向定義三個(gè)步驟。

　　·字典庫(kù)

　　對(duì)常用的辦公用語(yǔ)、流水號(hào)、打印格式等進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。

　　·系統(tǒng)初始化

　　提供創(chuàng)建系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)、更新版本信息、恢復(fù)系統(tǒng)默認(rèn)權(quán)限、設(shè)置Domino服務(wù)器文檔、刪除用戶自定義信息和刪除用戶登錄信息等功能。

　　2、可規(guī)劃：可根據(jù)單位的具體情況規(guī)劃工作流程和文件管理體系

　　·按照需要設(shè)定工作流程

　　應(yīng)用流程定制功能可方便地定義出組織中的發(fā)文處理、收文處理、請(qǐng)示報(bào)告及各項(xiàng)審批、簽核等工作流程。流程一經(jīng)定制完成，即可反復(fù)應(yīng)用于日常辦公之中。每個(gè)流程可設(shè)立管理者，便于對(duì)流程內(nèi)所有處于辦理中的文檔進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，方便各級(jí)主管及時(shí)掌握所管工作的進(jìn)展情況。

　　·層次化的文件管理模式

　　文件在系統(tǒng)中按：文件庫(kù)-文件夾-文件-子文件四個(gè)層次進(jìn)行組織，文件庫(kù)可根據(jù)需要進(jìn)行設(shè)置，文件夾也可根據(jù)需要多級(jí)設(shè)置。

　　·提供多重權(quán)限框架，各類組織可根據(jù)自身需要有效地規(guī)劃訪問控制體系

　　文件庫(kù)權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件庫(kù)權(quán)限向下遞延到文件夾。

　　文件夾權(quán)限有：管理者、編輯者、作者、讀者4類，文件夾權(quán)限向下遞延到下級(jí)文件夾。

　　文件的訪問受文件夾權(quán)限控制，管理者還可進(jìn)行文件級(jí)訪問權(quán)限設(shè)定。

　　·文件格式自定義

　　文件管理系統(tǒng)中的文件格式表單可靈活自行定制，文件中可存儲(chǔ)文本、office文檔、掃描件以及聲音圖像等任意類型的文檔。

　　3、可管理：以組織機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，對(duì)整個(gè)組織的工作和權(quán)限進(jìn)行管理

　　當(dāng)組織機(jī)構(gòu)中的部門、崗位或人員發(fā)生調(diào)整時(shí)，可對(duì)系統(tǒng)各模塊內(nèi)相應(yīng)的權(quán)限進(jìn)行同步更新，以確保數(shù)據(jù)的安全和完整。

　　4、事找人：為領(lǐng)導(dǎo)和辦公人員提供一個(gè)集中辦理工作的窗口

　　泛普將協(xié)同辦公集中到[待辦工作]和[在辦工作]兩個(gè)窗口，在此各項(xiàng)工作進(jìn)行分類，并按時(shí)間和輕重緩急進(jìn)行排列，每個(gè)人都可方便地在此依次辦理各項(xiàng)工作。

　　5、可擴(kuò)展：開放式體系結(jié)構(gòu)、標(biāo)準(zhǔn)化接口、并配有二次開發(fā)手冊(cè)

　　二、系統(tǒng)功能

　　1、內(nèi)部通訊平臺(tái)

　　◆電子郵件

　　使用電子郵件可與組織內(nèi)部人員進(jìn)行通信，可進(jìn)行郵件的創(chuàng)建、發(fā)送、接收、閱讀、回復(fù)等。

　　◆在線短信

　　可以即時(shí)感知用戶是否在線，可使用在線短信功能進(jìn)行實(shí)時(shí)交流和留言。

　　2、信息發(fā)布平臺(tái)

　　◆電子公告

　　可發(fā)布各種公共信息如公告、通知或啟事等。每個(gè)部門也可以建立自己的公告系統(tǒng)。

　　◆電子論壇

　　為用戶提供一個(gè)信息交流、思想溝通和問題討論的空間，根據(jù)需要可以發(fā)起并創(chuàng)建某方面的議題，其他人可在此進(jìn)行自由的談?wù)摵桶l(fā)言，包括進(jìn)行咨詢、解答和收集意見等。

　　◆電子刊物

　　實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上收集、編輯和發(fā)布單位內(nèi)部的刊物。刊物編輯將有關(guān)信息篩選、匯集成期刊，并在網(wǎng)上發(fā)布，所有用戶都可以參加投稿和閱覽已發(fā)布的各類刊物。

　　3、日常辦公

　　◆網(wǎng)上審批

　　網(wǎng)上辦理單位內(nèi)部的各項(xiàng)審批，如：工作請(qǐng)示、工作報(bào)告、工作交辦、部門間的工作聯(lián)絡(luò)、出差申請(qǐng)、采購(gòu)申請(qǐng)、報(bào)銷、請(qǐng)假等日常工作流程都可以通過網(wǎng)上進(jìn)行辦理和審批。

　　◆公文處理

　　實(shí)現(xiàn)收文處理和發(fā)文處理的電子化，提高公文處理的效率。收文處理可對(duì)來(lái)文的登記、擬辦、批辦、傳閱、承辦、轉(zhuǎn)辦等環(huán)節(jié)進(jìn)行辦理。發(fā)文處理可對(duì)公文制發(fā)中的擬稿、核稿、會(huì)稿、簽發(fā)、編號(hào)、登記、打印等環(huán)節(jié)進(jìn)行處理。

　　◆工作監(jiān)控

　　領(lǐng)導(dǎo)可對(duì)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控，了解每個(gè)人員每項(xiàng)工作的辦理情況，并可進(jìn)行催辦。

　　4、文件管理

　　◆文件管理

　　文件是信息和知識(shí)的載體，文件管理的目的是對(duì)文件的存放、閱讀和查找進(jìn)行有效的組織與控制;并提供快捷的檢索工具。

　　◆文件庫(kù)設(shè)置

　　可根據(jù)單位的實(shí)際業(yè)務(wù)需要設(shè)置文件庫(kù)的數(shù)目，在文件庫(kù)中文件夾的數(shù)量和級(jí)次也可按需設(shè)置，實(shí)現(xiàn)了文件的層次化管理。

　　◆訪問權(quán)限

　　提供針對(duì)文件庫(kù)、文件夾和文件的多重訪問權(quán)限控制，確保文件訪問與操作的安全。

　　5、會(huì)議管理

　　提供對(duì)會(huì)議的全過程進(jìn)行管理，由會(huì)議計(jì)劃和會(huì)議紀(jì)要兩部分組成，會(huì)議計(jì)劃包括計(jì)劃擬定、計(jì)劃審批、通知和會(huì)議安排查詢。會(huì)議紀(jì)要包括：紀(jì)要擬稿、核稿、審批和紀(jì)要文件管理與查詢。

　　6、機(jī)構(gòu)管理

　　◆組織機(jī)構(gòu)

　　對(duì)組織機(jī)構(gòu)與人員進(jìn)行設(shè)置，包括部門設(shè)置、崗位設(shè)置和人員設(shè)置，以及各部門、各崗位職能的描述等。

　　◆權(quán)限劃分

　　對(duì)所有人員根據(jù)部門職能、崗位職責(zé)和工作需要進(jìn)行權(quán)限賦予，確定符合其職務(wù)要求的使用權(quán)限。

　　7、系統(tǒng)管理

　　對(duì)組織機(jī)構(gòu)、表單格式、工作流程、數(shù)據(jù)字典、打印格式、統(tǒng)計(jì)定義等功能與模塊進(jìn)行管理與維護(hù)。

　　8、輔助辦公

　　●物品管理

　　提供辦公用品信息登記與分類維、物品庫(kù)存和可領(lǐng)用信息查詢、物品領(lǐng)用申請(qǐng)與審批、物品發(fā)放與報(bào)損等功能。

　　●車輛管理

　　提供車輛資料登記、車輛狀態(tài)網(wǎng)上實(shí)時(shí)查詢、用車申請(qǐng)、用車審批、車輛與司機(jī)調(diào)度等功能。資源管理

　　提供單位內(nèi)各類可共享登源的分類與登記、使用狀態(tài)查詢、資源預(yù)約申請(qǐng)、審批與調(diào)度等功能，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源管理與提高資源利用率。

　　●圖書管理

　　提供圖書信息登記、分類香詢、借圓申請(qǐng)與審批、圖書歸還等功能。

　　●領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排

　　提供領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)計(jì)劃定與事批、日程安排的查詢等功能。

　　●名片管理

　　提供名片信息的登記、管理與共享等功能，可自由設(shè)置私有名片和共享名片。

　　●時(shí)刻表

　　提供各類時(shí)刻表信息(航班時(shí)刻表、列車時(shí)刻表及其它類型時(shí)刻表】發(fā)布與香面等功能。