從數(shù)據(jù)到信息，從信息部到信息化

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    “你得到什么取決于你知道什么”從這句話可以看出“知道”是“得到”的前提條件，如果把“得到”比做目標(biāo)的話，那么“知道”就是信息。今天的企業(yè)比任何時(shí)候都更多的利用信息來(lái)獲得并保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)從而達(dá)成基業(yè)長(zhǎng)青的目標(biāo)，因?yàn)槲覀儾豢赡苷业揭粋€(gè)以“你不知道的東西就不會(huì)傷害你”為口號(hào)的成功企業(yè)，因?yàn)槠髽I(yè)都明白，他們不知道的東西很可能就成為致命弱點(diǎn)，會(huì)成為競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的優(yōu)勢(shì)來(lái)源。

    信息在當(dāng)今無(wú)處不在，這是一個(gè)“知識(shí)就是力量”“知識(shí)就是財(cái)富”的時(shí)代，而信息、信息技術(shù)和人構(gòu)成了企業(yè)信息化的三大重要資源。知識(shí)來(lái)源于我們能及時(shí)地獲取信息并知道能利用信息做什么，這是信息化系統(tǒng)的職責(zé)。

    為了解信息化的本質(zhì)，我們必須先弄清楚另外一個(gè)術(shù)語(yǔ)—數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)是什么？而與信息有怎樣的區(qū)別？數(shù)據(jù)（Data）是原始而未加工的事實(shí)，是對(duì)一種特定現(xiàn)象的描述。例如，當(dāng)前的溫度、通心絡(luò)膠囊的價(jià)格以及你的年齡，這些都是數(shù)據(jù)而其本身并沒(méi)有什么價(jià)值。信息（information）是在特定背景下具有特定含義的數(shù)據(jù)。比如，假定你要決定穿什么衣服，那么當(dāng)前的溫度就是信息，因?yàn)樗门c你即將做出的決定（穿什么）相關(guān)；在這種情況下通心絡(luò)膠囊的價(jià)格就不是相關(guān)信息。

    信息也可以是那些經(jīng)過(guò)某種方式加工或以更具有意義的形式提供的數(shù)據(jù)。例如：在企業(yè)里，通心絡(luò)膠囊的價(jià)格對(duì)一個(gè)銷售人員來(lái)說(shuō)可能是信息，而對(duì)一個(gè)負(fù)責(zé)月末凈利潤(rùn)的會(huì)計(jì)而言，它可能只代表數(shù)據(jù)。

    企業(yè)要運(yùn)用信息去工作，而信息部要把信息作為一種產(chǎn)品來(lái)生產(chǎn)。我們可以從三個(gè)維度—時(shí)間、空間和形式來(lái)確定企業(yè)對(duì)信息的需要。

    時(shí)間維度—信息的時(shí)間維度包括兩個(gè)方面：1.企業(yè)需要及時(shí)獲得信息；2.與各工作崗位相關(guān)的信息。即信息的及時(shí)性與相關(guān)性。信息就像企業(yè)中的原材料一樣，信息也會(huì)變得陳舊和過(guò)時(shí)。比如，如果你今天想進(jìn)行材料采購(gòu)，你就需要知道現(xiàn)在的原材料價(jià)格行情，如果你的消息不及時(shí)，那么就會(huì)影響生產(chǎn)進(jìn)度或占用企業(yè)資金。如果你想進(jìn)行銷售發(fā)貨，就需要知道當(dāng)前庫(kù)存狀況，否則就會(huì)影響客戶滿意度。通常材料價(jià)格與采購(gòu)部門相關(guān)，倉(cāng)庫(kù)發(fā)貨人員基本不太關(guān)心價(jià)格。

    空間維度—如果企業(yè)獲取不到信息，那它對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)就是無(wú)用的。信息的空間維度闡述信息的便利性，即無(wú)論人們?cè)谀抢锒伎梢垣@取信息。換句話說(shuō)，理想狀況下，你的位置和信息的位置不應(yīng)該成為問(wèn)題。無(wú)論你是在賓館里、家里、出差中、辦公室，你都可以獲得你想要的信息。這也是信息部目前在推廣OA項(xiàng)目的原因之一。

    形式維度—信息的形式維度包括兩個(gè)主要方面：第一就是信息以最適用、最易懂的形式（聲音、文本、影像、動(dòng)畫(huà)、圖形等）提供給人們。第二就是信息的準(zhǔn)確性。企業(yè)需要的是準(zhǔn)確無(wú)誤的信息。如果把信息比作一件現(xiàn)實(shí)的商品（例如：通心絡(luò)膠囊），如果你買了一件有缺陷的商品，你會(huì)不滿意的。同樣，如果領(lǐng)導(dǎo)接收到了不準(zhǔn)確的信息，也會(huì)不高興的。

    信息如何在企業(yè)流動(dòng)呢？企業(yè)中的信息向四個(gè)方面流動(dòng)。向上、向下、水平、向內(nèi)或向外。在分析這些流動(dòng)之前，我們先看一下企業(yè)的普遍結(jié)構(gòu)。如果把企業(yè)想像成為一個(gè)四層的金字塔，最上一層就是戰(zhàn)略管理層，即為企業(yè)提供整體的方向和指示，第二層就是策略管理層，即根據(jù)企業(yè)整體戰(zhàn)略開(kāi)發(fā)下一層的目標(biāo)和戰(zhàn)略。第三層就是運(yùn)營(yíng)管理層，即管理和指揮每天的運(yùn)營(yíng)并實(shí)施企業(yè)目標(biāo)和戰(zhàn)略。最下面一層就是一線員工，即完成企業(yè)日常的活動(dòng)。以企業(yè)以例，戰(zhàn)略管理層為集團(tuán)董事會(huì)及CEO等；策略管理層包括分管各主要事項(xiàng)副總；運(yùn)營(yíng)管理層為各部門經(jīng)理；而最后一層為基層員工。

    向上流動(dòng)的信息描述了基于日常運(yùn)營(yíng)的企業(yè)的當(dāng)前狀態(tài)。例如，當(dāng)一項(xiàng)銷售活動(dòng)發(fā)生時(shí)，信息來(lái)源于企業(yè)的最基層，然后通過(guò)各個(gè)不同管理層次向上流動(dòng)。而信息收集是信息部日常工作的一部份，信息部負(fù)責(zé)信息通過(guò)信息系統(tǒng)向上傳遞給負(fù)責(zé)監(jiān)督并對(duì)問(wèn)題和機(jī)遇做出相應(yīng)決策的決策者們。

    向下流動(dòng)的信息包括源于最高層的戰(zhàn)略、目標(biāo)和指令，這些信息是向較低層流動(dòng)。許多企業(yè)正充分利用協(xié)作技術(shù)和系統(tǒng)以共享和傳導(dǎo)這種類型的信息。例如，我們的日常工作是根據(jù)公司通過(guò)的預(yù)算執(zhí)行。

    水平流動(dòng)的信息是在各個(gè)職能業(yè)務(wù)部門和項(xiàng)目小組之間的水平流動(dòng)。例如，銷售計(jì)劃信息水平流向各個(gè)相關(guān)部門，然后形成全公司的整體計(jì)劃。這也是為什么我們?cè)谧鲂畔⒒A(chǔ)培訓(xùn)時(shí)所強(qiáng)調(diào)的打破“信息孤島”的原因所在，而只有借助信息化工具才能讓信息在各部門及時(shí)準(zhǔn)確的水平流動(dòng)。

    最后，向外或向內(nèi)流動(dòng)的信息包括客戶、供應(yīng)商、零售商以及其他商業(yè)伙伴交流的信息。這些信息才是電子商務(wù)的實(shí)質(zhì)。當(dāng)今，所有的企業(yè)都不是孤立封閉的，而企業(yè)必須確保擁有與外界所有商業(yè)伙伴溝通的信息技術(shù)工具。

    信息的另一個(gè)維度—粒度。信息粒度指的是信息細(xì)分的程度。粗粒度信息是指高度概括的信息；而細(xì)粒度信息則是非常具體的信息。企業(yè)的最高層主要處理粗粒度信息，如年銷售量；而組織的最底層需要的則是細(xì)粒度信息。再以銷售為例，一線銷售人員可能要描述每一筆交易的具體信息：交易發(fā)生的時(shí)間、支付方式、銷售品種數(shù)量、客戶是誰(shuí)等。

    因此，企業(yè)最底層產(chǎn)生的信息（細(xì)粒度）在企業(yè)流動(dòng)過(guò)程中（信息的向上流動(dòng)）相互整合，從而具有粗粒度的特征。我們可以想像一下每條小溪流入大海的情景。

    而以信息描述的內(nèi)容可以分為內(nèi)部、外部、主觀、客觀或幾者兼而有之。內(nèi)部信息主要描述企業(yè)中特定的業(yè)務(wù)內(nèi)容。外部信息描述企業(yè)外部環(huán)境信息?？陀^信息是定量描述已被人們所知的事情。主觀信息是試圖描述當(dāng)前還不為人所知的事物。

    設(shè)想一下，如果企業(yè)要對(duì)某種商品制訂銷售價(jià)格。企業(yè)將會(huì)利用內(nèi)部信息（生產(chǎn)成本）、外部信息（同類商品價(jià)格）、客觀信息（產(chǎn)品利潤(rùn)）、主觀信息（未來(lái)銷售量）。而事實(shí)上同類商品價(jià)格不只是外部信息，而且還是客觀信息。因此信息經(jīng)常有多個(gè)維度。

    從常規(guī)來(lái)問(wèn)，企業(yè)內(nèi)部最底層處理的是內(nèi)部信息和客觀信息，相反企業(yè)最高層處理的則是所有類型的信息。

    信息的發(fā)生及傳遞離不開(kāi)人，而人是一種重要資源。人設(shè)定目標(biāo)、執(zhí)行任務(wù)、制定決策及服務(wù)客戶。而企業(yè)的信息部人員主要任務(wù)就為企業(yè)提供一個(gè)穩(wěn)定、可靠的技術(shù)環(huán)境，從而使企業(yè)可以平衡運(yùn)營(yíng)并且在市場(chǎng)中獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。

    在企業(yè)中最有價(jià)值的財(cái)產(chǎn)不是技術(shù)，而是人的思想。信息技術(shù)只不過(guò)是一套幫助人們加工處理信息的工具，但是它只能在人的大腦支配下工作。例如：Excel可以幫助我們生成一張高質(zhì)量、有參考價(jià)值的圖表。但是它既不能告訴我們應(yīng)該建立條形圖還是餅狀圖，也不能幫助決策者決定是采用區(qū)域銷售數(shù)據(jù)還是人員銷售數(shù)據(jù)。而這些都是需要人來(lái)完成的任務(wù)。這也是MBA課程中教授人力資源管理、會(huì)計(jì)學(xué)、金融學(xué)、市場(chǎng)營(yíng)銷和生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)管理原因所在。

    雖然如此，技術(shù)對(duì)信息化還是很重要的。技術(shù)可以提高人的工作效率，幫助企業(yè)更好的解決問(wèn)題和分析機(jī)遇。因此如何運(yùn)用技術(shù)對(duì)信息部而言十分重要。同樣，作為企業(yè)的決策者理解技術(shù)工具所處理的信息也是相當(dāng)重要的。

    作為信息部的工作職責(zé)所在，了解如何并且何時(shí)應(yīng)用技術(shù)是非常關(guān)鍵的。這里的“如何”包括懂得應(yīng)該購(gòu)買什么技術(shù)、如何開(kāi)發(fā)利用軟件的優(yōu)點(diǎn)以及把企業(yè)各個(gè)業(yè)務(wù)連接起來(lái)需要什么樣的技術(shù)基礎(chǔ)等。然而在諸多企業(yè)中都發(fā)生過(guò)在解決企業(yè)問(wèn)題時(shí)盲目運(yùn)用技術(shù)而導(dǎo)致失敗的案例。我們應(yīng)該明白技術(shù)不是萬(wàn)能藥，我們不能只簡(jiǎn)單地將技術(shù)運(yùn)用某一業(yè)務(wù)中，然后就期待它立即變的更快速、更有效。例如，將技術(shù)應(yīng)用到一個(gè)有問(wèn)題的生產(chǎn)過(guò)程中，那么我們得到的將是幾萬(wàn)倍惡化的后果。這些都說(shuō)明技術(shù)不是解決方案，而信息部也應(yīng)該分清何時(shí)該應(yīng)用技術(shù)，何時(shí)不該應(yīng)用技術(shù)。

    企業(yè)信息化建設(shè)就像是一場(chǎng)戰(zhàn)役，而信息部在其中扮演參謀部的角色，信息部為企業(yè)的信息化建設(shè)規(guī)劃選型并協(xié)助項(xiàng)目有效實(shí)施，最終為決策者提供及時(shí)準(zhǔn)確的信息。而決策者能夠做到確定自己的信息需求，理解信息的含義，并能夠在信息的基礎(chǔ)上采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)，以幫助企業(yè)獲得最大的利益。信息化建設(shè)本身并不是競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，只有當(dāng)企業(yè)在商業(yè)戰(zhàn)略及戰(zhàn)略愿景中考慮到信息技術(shù)并利用它時(shí)，信息化建設(shè)才能幫助企業(yè)贏得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)！