協(xié)同協(xié)同管理軟件案例：中小企業(yè)做好流程管理

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1、項(xiàng)目背景

    大連飛創(chuàng)信息技術(shù)有限公司是大連商品交易所（簡(jiǎn)稱(chēng)大商所）的全資子公司，注冊(cè)資本3000萬(wàn)元，主營(yíng)業(yè)務(wù)為大商所及中國(guó)期貨交易市場(chǎng)提供信息技術(shù)服務(wù)。公司的技術(shù)團(tuán)隊(duì)匯集了知名院校的博士、碩士，公司技術(shù)研發(fā)人員比例達(dá)到88.2％。

    通過(guò)近10年的發(fā)展，飛創(chuàng)公司已經(jīng)從簡(jiǎn)單的服務(wù)于大連商品交易所轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)國(guó)內(nèi)證券期貨合約研究、軟件開(kāi)發(fā)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、電子商務(wù)、行情經(jīng)營(yíng)服務(wù)、托管業(yè)務(wù)、多樣化驗(yàn)收測(cè)試服務(wù)為一體的全面的金融信息服務(wù)平臺(tái)。

    飛創(chuàng)公司屬于典型的中小企業(yè)，目前有130多名員工，因?yàn)榉?wù)于對(duì)安全性要求極高的期貨交易市場(chǎng)，所以公司內(nèi)部有嚴(yán)格的門(mén)禁管理，而每個(gè)人所能到達(dá)的門(mén)禁級(jí)別不同，所以即便是公司內(nèi)部的報(bào)批都是一個(gè)很繁瑣的過(guò)程。

    而且，飛創(chuàng)公司在北京設(shè)有研發(fā)分公司，分公司和總公司之間的審批就更為麻煩，溝通、數(shù)據(jù)、審核往往不能同步，經(jīng)常要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力去協(xié)調(diào)和追蹤。

    因此，飛創(chuàng)公司對(duì)協(xié)同OA系統(tǒng)最核心的需求就是流程管理，徹底解決內(nèi)部審核的過(guò)程管理和報(bào)表統(tǒng)計(jì)問(wèn)題。通過(guò)協(xié)同OA系統(tǒng)，飛創(chuàng)公司可以將與自身業(yè)務(wù)關(guān)系緊密的表單做成標(biāo)準(zhǔn)化的模版，并設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)化的流程，徹底打破層級(jí)、地域、時(shí)間的限制，大大提升工作效率和質(zhì)量。

    另外，因?yàn)楸旧韺儆诮鹑陬?lèi)相關(guān)企業(yè)，所以飛創(chuàng)公司對(duì)協(xié)同OA系統(tǒng)的安全性比一般客戶(hù)的要求要高很多。

2、實(shí)施過(guò)程

    經(jīng)過(guò)仔細(xì)的選型，飛創(chuàng)公司選擇了以技術(shù)領(lǐng)先著稱(chēng)的華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)。華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)擁有業(yè)內(nèi)最完善、最靈活、最易用的工作流管理系統(tǒng)，在滿(mǎn)足企業(yè)各種復(fù)雜的流程管理需求上表現(xiàn)優(yōu)秀。而且采用J2EE平臺(tái)開(kāi)發(fā)，具有嚴(yán)密的安全設(shè)計(jì)機(jī)制，在安全性、穩(wěn)定性、拓展性上具有良好的保障。

    飛創(chuàng)公司的實(shí)施策略是：先完全按照標(biāo)準(zhǔn)化的產(chǎn)品進(jìn)行實(shí)施，待對(duì)系統(tǒng)的基本應(yīng)用熟練掌握，并根據(jù)應(yīng)用情況進(jìn)一步整理需求后再進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)。因此前期的實(shí)施工作就比較簡(jiǎn)單，可分為兩個(gè)階段。

    第一階段：系統(tǒng)安裝，人員導(dǎo)入。

    即安裝協(xié)同OA系統(tǒng)，并導(dǎo)入客戶(hù)的組織機(jī)構(gòu)、用戶(hù)名，設(shè)定崗位級(jí)別及各人員對(duì)應(yīng)的崗位名稱(chēng)。系統(tǒng)安裝完畢后，華天動(dòng)力的實(shí)施人員對(duì)飛創(chuàng)的系統(tǒng)管理員進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，讓他們對(duì)協(xié)同OA系統(tǒng)的使用和維護(hù)有一定程度的理解。這些工作完成后，實(shí)施人員和飛創(chuàng)的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人溝通，確認(rèn)需要制作的表單和流程，以及新增需求，根據(jù)這些內(nèi)容安排下一步實(shí)施和定制開(kāi)發(fā)的計(jì)劃，當(dāng)然定制開(kāi)發(fā)不會(huì)馬上就做。

    第二階段：表單、流程設(shè)置，啟動(dòng)系統(tǒng)。

    飛創(chuàng)公司沒(méi)有貪多求全，在第一階段只確定了40余張最常用的表單，包括加班申請(qǐng)單、錄用審批單、資產(chǎn)驗(yàn)收單、合同付款審批表、采購(gòu)計(jì)劃表、請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)表、辦公用品申請(qǐng)單、固定資產(chǎn)審批表等等，涵蓋人事部門(mén)、財(cái)務(wù)部門(mén)和綜合部。這些表單都由華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的實(shí)施人員協(xié)助飛創(chuàng)公司的系統(tǒng)管理員來(lái)制作。

    這些表單各有特點(diǎn)，綜合部的表單最多，大概20張以上；財(cái)務(wù)部的表單較少但流程很復(fù)雜，包含大量的條件跳轉(zhuǎn)設(shè)計(jì)，判斷條件非常多；人事部的表單不多，但是表單制作起來(lái)比較麻煩，涉及到的控件和內(nèi)容非常多，往往一個(gè)表單添加幾十個(gè)控件都是少的。

    飛創(chuàng)公司最初的想法是將分公司和總公司的財(cái)務(wù)審批統(tǒng)一為一個(gè)流程和表單，但在實(shí)施時(shí)發(fā)現(xiàn)北京分公司的審核流程遠(yuǎn)遠(yuǎn)比總公司的要復(fù)雜，且審核人員的崗位級(jí)別也差別很大。另外，因?yàn)閷徟痤~的權(quán)限不同，表單上進(jìn)行條件判斷的差別也很大，所以就將分公司和總公司的審批模版做了拆離。考慮到后期做報(bào)表統(tǒng)計(jì)及關(guān)聯(lián)項(xiàng)設(shè)定的方便，也放棄了一表單多流程的設(shè)置方法。

    這再次說(shuō)明，過(guò)分的追求統(tǒng)一化和自動(dòng)化會(huì)將操作復(fù)雜化，反而不利于協(xié)同OA系統(tǒng)的使用，而應(yīng)該綜合考慮規(guī)范和易用之間的平衡，這也是華天動(dòng)力在實(shí)施中經(jīng)常遇到的情況。

    由于系統(tǒng)剛剛啟用，日后表單的格式可能會(huì)有調(diào)整，而且一些和財(cái)務(wù)、人事數(shù)據(jù)結(jié)合的地方需要二次開(kāi)發(fā)，因此報(bào)表的格式暫時(shí)無(wú)法確定，需要放到后期處理。

    經(jīng)過(guò)對(duì)系統(tǒng)的內(nèi)部測(cè)試后，系統(tǒng)就可以正式運(yùn)行了。

3、表單實(shí)例

    如下圖示，為飛創(chuàng)公司北京分公司“報(bào)銷(xiāo)單”的設(shè)計(jì)：

    這個(gè)“報(bào)銷(xiāo)單”內(nèi)涉及到兩處數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)，一是可以和“預(yù)算表”關(guān)聯(lián)預(yù)算額度，二是可以和“借款單”關(guān)聯(lián)預(yù)借金額。事實(shí)上，飛創(chuàng)公司的表單中有大量的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)設(shè)計(jì)，人事、財(cái)務(wù)等不同的表單間都可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和共享，這也是華天動(dòng)力協(xié)同OA系統(tǒng)的特色。

    該“報(bào)銷(xiāo)單”的審批流程為如下圖示：

    在這個(gè)流程圖里面涉及多處條件跳轉(zhuǎn)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)申請(qǐng)人崗位和報(bào)銷(xiāo)金額的不同自動(dòng)判斷下一步流轉(zhuǎn)步驟。比如步驟2“財(cái)務(wù)審核”后可能會(huì)流轉(zhuǎn)到步驟3、步驟4、步驟5或步驟6，流程跳轉(zhuǎn)的條件由管理員進(jìn)行設(shè)置和維護(hù)。

后記

    作為一個(gè)IT企業(yè)，飛創(chuàng)公司對(duì)信息化的接受程度和理解程度都很高，這使其在協(xié)同OA系統(tǒng)的項(xiàng)目中，對(duì)需求調(diào)研、產(chǎn)品選型、實(shí)施開(kāi)發(fā)的一系列工作都表現(xiàn)得非常務(wù)實(shí)和理性，這種正確的思維無(wú)疑就是成功的一半。