企業(yè)辦公自動(dòng)化協(xié)同管理軟件應(yīng)用分析

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    0 引言

    隨著信息化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，中國(guó)的企業(yè)正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的企業(yè)不再是單純的金融資本或物質(zhì)資源作為企業(yè)生存發(fā)展的根本，而是以企業(yè)運(yùn)作知識(shí)為生存發(fā)展的根本。在此之前，公司的辦公仍然采用傳統(tǒng)的辦公模式，各種報(bào)告采用逐層提交、逐層審批，在很大程度上制約了辦公效率的提高，而且造成了辦公資源浪費(fèi)。為改善這種狀況，適應(yīng)公司的不斷發(fā)展以及管理水平的不斷提高，實(shí)施辦公自動(dòng)化(OA)系統(tǒng)已是大勢(shì)所趨。

    1 實(shí)施方案

    如果一個(gè)公司統(tǒng)管幾個(gè)分公司，可以在公司本部通過(guò)內(nèi)部局域網(wǎng)登錄OA系統(tǒng)，各生產(chǎn)基地通過(guò)Internet登錄OA系統(tǒng)，進(jìn)行文件接收、新聞查看、經(jīng)營(yíng)報(bào)表發(fā)布，實(shí)現(xiàn)本部與各生產(chǎn)基地共同使用OA系統(tǒng)，達(dá)到協(xié)同辦公、信息共享的目標(biāo)。

    (1)軟件介紹

    在此使用的OA服務(wù)器采用Windows 2003 Server操作系統(tǒng)，辦公自動(dòng)化軟件采用金蝶K／3 OA系統(tǒng)。K3／OA以先進(jìn)的群件系統(tǒng)Lotus Note 1t5為平臺(tái)，集計(jì)算機(jī)軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、通訊、多媒體于一體的基于信息動(dòng)態(tài)交換，協(xié)調(diào)各部門的活動(dòng)，以達(dá)到單位整體目標(biāo)的辦公自動(dòng)化應(yīng)用軟件。金蝶K／3OA基于知識(shí)管理(KM)理論，完全采用WEB化設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)B／S結(jié)構(gòu)；在整體架構(gòu)上采用了XML數(shù)據(jù)接口，所有的模塊設(shè)計(jì)采用獨(dú)立的數(shù)據(jù)庫(kù)，保證了模塊的結(jié)構(gòu)化。數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)支持自動(dòng)分庫(kù)，并且設(shè)計(jì)了函件數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行文件的異服務(wù)器傳遞。

    (2)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

    系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)如圖l所示。

圖1 系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)

    (3)服務(wù)器設(shè)置

    OA服務(wù)器雙網(wǎng)卡，一個(gè)網(wǎng)卡設(shè)置成內(nèi)部地址用于公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)；另一個(gè)網(wǎng)卡連接到防火墻的DMZ端口，設(shè)置此網(wǎng)卡的IP信息，在防火墻中設(shè)置外網(wǎng)訪問(wèn)規(guī)則，達(dá)到被外網(wǎng)訪問(wèn)的目的。

    2 軟件主要功能

    (1)登錄管理

    每個(gè)使用者都有自己的用戶帳號(hào)和密碼，以區(qū)分每個(gè)用戶在系統(tǒng)中的權(quán)限和使用功能，通過(guò)帳號(hào)和密碼登錄系統(tǒng)確保身份和安全。

    (2)公文收發(fā)管理

    公文收發(fā)系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中重點(diǎn)實(shí)現(xiàn)的功能模塊。主要是用來(lái)實(shí)現(xiàn)收發(fā)文的自動(dòng)化處理，縮短文件傳閱和辦理時(shí)間，進(jìn)而提高各部門辦公效率。通過(guò)系統(tǒng)菜單“網(wǎng)絡(luò)辦公”中的“收文管理”和“發(fā)文管理”可以方便的實(shí)現(xiàn)公文的辦理和查閱。

    (3)企業(yè)工作流

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)行之后，公司的辦公流程全部轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)中操作。在“企業(yè)工作流”模塊中，可以實(shí)現(xiàn)工作報(bào)告提交審批等各種辦公業(yè)務(wù)流的操作。

    (4)辦公事務(wù)

    通過(guò)辦公事務(wù)系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)請(qǐng)示匯報(bào)和及時(shí)發(fā)相關(guān)信息，提高了各項(xiàng)辦公事務(wù)的處理效率。

    (5)個(gè)人事務(wù)

    實(shí)現(xiàn)個(gè)人郵件收發(fā)和修改個(gè)人資料，以及實(shí)現(xiàn)日程安排和密碼修改及出差授權(quán)等功能。

    (6)檔案管理

    實(shí)現(xiàn)文件的登記、檢索、打印、統(tǒng)計(jì)、歸檔、注銷、借閱登記等操作，還可以上傳文件的實(shí)體或掃描件，及對(duì)案卷進(jìn)行排序、合并等編輯。該功能主要為系統(tǒng)檔案管理員使用，其他工作人員主要使用在線借閱檔案功能。

    (7)網(wǎng)上交流

    辦公自動(dòng)化系統(tǒng)集成了“在線交流”和“論壇”功能，可以滿足工作人員實(shí)時(shí)交流和論壇發(fā)布帖子的需要，使得辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的使用更加靈活和人性化。

    (8)輔助辦公

    可以進(jìn)行車輛管理、辦公用品管理，滿足辦公室對(duì)辦公資源的合理調(diào)配和管理的需要o

    3 實(shí)施效果

    (1)提高辦公效率

    可以方便快捷地共享信息，合理使用辦公資源。改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理。從而提高辦公質(zhì)量，改善辦公條件，減輕勞動(dòng)強(qiáng)度，高效地協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)管理和決策的科學(xué)化，防止或減少人為的差錯(cuò)和失誤，提高工作效率。

    (2)節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)

    以前一份公文從擬稿到成文，要修改多遍，發(fā)文時(shí)又要耗費(fèi)大量的人力物力進(jìn)行復(fù)印和分發(fā)，實(shí)施辦公自動(dòng)化后，各種文件資料全部電子化，通過(guò)電腦管理和存取，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，減少損失浪費(fèi)，節(jié)約經(jīng)費(fèi)支出，減少辦公成本。

    (3)工作人員責(zé)任心增強(qiáng)

    實(shí)施辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，工作人員在系統(tǒng)中辦公的操作都會(huì)被系統(tǒng)記錄，使得每一步驟的細(xì)節(jié)都有據(jù)可查，出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)責(zé)任更加明確，提高了工作人員的責(zé)任心。

    (4)提高工作人員素質(zhì)和管理水平

    網(wǎng)絡(luò)辦公是管理方法的升華，是一種改革，要求每個(gè)工作人員對(duì)自身素質(zhì)培養(yǎng)要更加重視，進(jìn)一步學(xué)好計(jì)算機(jī)等知識(shí)，以適應(yīng)時(shí)代的要求。同時(shí)，規(guī)范的操作養(yǎng)成良好的習(xí)慣，使公司的管理也更加規(guī)范，管理水平逐步提高。

    (5)保密性增強(qiáng)

    原有的紙質(zhì)辦公文件，如果保管不當(dāng)會(huì)造成信息泄露，而應(yīng)用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)之后，由于采用了帳戶密碼的方式進(jìn)行了管理，權(quán)限分配明確，沒(méi)有權(quán)限的人員看不到保密的文件，也不存在紙質(zhì)文件流失的可能，大大減少了保密文件信息泄露的幾率。

    4 結(jié)束語(yǔ)

    OA系統(tǒng)的應(yīng)用，可以使公司文件、公司新聞、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)報(bào)表、規(guī)章制度等內(nèi)容都在OA系統(tǒng)中發(fā)布，極大提高了辦公效率，節(jié)省了辦公經(jīng)費(fèi)。OA系統(tǒng)應(yīng)用到各生產(chǎn)基地將更加有利于信息交流和共享，有利于提高管理水平，為整個(gè)公司的運(yùn)作搭建一個(gè)統(tǒng)一高效的辦公信息平臺(tái)。