OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用省錢攻略

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    北京地鐵漲價問題經(jīng)過長時間的各方博弈，終于日前宣布進入民意調(diào)查階段，相關(guān)部門提出五種方案建議，供市民理解。這同時也意味著，北京公共交通正式進入漲價倒計時，市民們可以開始策劃省錢出行了。民生之外，單位、組織在采購各種物品時也無時不刻在考慮成本問題，例如OA辦公系統(tǒng)。

    多數(shù)OA辦公系統(tǒng)的成本消耗并不在于系統(tǒng)本身的成本，而在于后期使用過程中的維護開發(fā)等。為此，本文羅列幾點OA辦公系統(tǒng)應(yīng)用的省錢攻略，供選型這參考。

一、 團隊、工具、方法論，一個都不能少

    在后期的辦公協(xié)同OA軟件實施與維護工作上，通常遵循“團隊、工具、方法論，一個都不能少”的原則去進行，組建系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理員團隊，并且按照授人以漁的思想，傳遞知識和技能，幫助客戶培養(yǎng)IT團隊，而不是越俎代庖，親自動手完成所有的應(yīng)用實現(xiàn)工作。

    1、有問題及時解決，保證辦公OA服務(wù)快速實施效果

    用戶有問題時系統(tǒng)管理員要及時解決，解決不了的及時與開發(fā)商的實施人員聯(lián)系。泛普OA辦公系統(tǒng)管理員要在不斷出現(xiàn)問題解決問題的循環(huán)中，逐步提高解決問題的能力，以保證辦公協(xié)同OA軟件的實施效果。

    2、維護數(shù)據(jù)做備份，保證日后不再出現(xiàn)同樣的問題。

    對辦公OA系統(tǒng)進行維護時，應(yīng)采取數(shù)據(jù)保護措施，如數(shù)據(jù)備份等。

    3、培養(yǎng)IT團隊，做到自給自足，降低運維成本。

二、避免走進系統(tǒng)運維誤區(qū)

    泛普軟件CEO胡建先生認為，在辦公協(xié)同OA軟件服務(wù)上，很多企業(yè)存在一個誤區(qū)：覺得當?shù)匾欢ㄒ蟹?wù)機構(gòu)，有問題了能夠有人隨時上門服務(wù)。其實辦公協(xié)同OA軟件服務(wù)是可以遠程維護的，而且比上門提供協(xié)同OA軟件服務(wù)更靈活、更及時、成本更低。

    然而，許多公司的外地機構(gòu)多是辦事處或代理商，對OA辦公系統(tǒng)的熟悉程度遠不如廠商的專業(yè)人員。為此泛普的外地辦公機構(gòu)多為直屬機構(gòu)，渠道相對欠缺。

三、技術(shù)與管理分工明確

    OA辦公系統(tǒng)作為企業(yè)基礎(chǔ)管理軟件，具備技術(shù)與管理的雙重屬性，因此也需要技術(shù)與管理的默契配合、有效分工。例如，新員工入職流程，管理層面上需要人力、行政進行相關(guān)記錄、備案、批準，技術(shù)層面上需要技術(shù)部門對數(shù)據(jù)的控制。工明確是減少后期維護時間與成本的一個關(guān)鍵問題。

四、云OA走馬上任 降低硬件成本

    “云”大行其道的今天，云OA應(yīng)運而生，在提高系統(tǒng)性能的同時，更解決了硬件成本問題。

五、提高使用者能動性 讓IT運維降至最低

    對于OA辦公方面的運行管理，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的變動大小可以自行選擇是由廠商進行IT外包，還是由內(nèi)部來做。而對于使用者級的運行管理服務(wù)又分為兩個層面，一個是桌面內(nèi)容的部署工作，另一項是內(nèi)部流程的快速變化工作。

    桌面內(nèi)容由于涉及到企業(yè)內(nèi)部隱私問題大部分都有企業(yè)內(nèi)部自己建立專門的信息化事業(yè)部來做。而第二項，也就是內(nèi)部流程的快速變化工作。專家認為它是直接影響后期IT運維成本的關(guān)鍵因素。那么最好的解決方法，就是提高最終使用者的能動性，讓他們自己進行大部分的流程調(diào)整工作，由IT進行監(jiān)管，便可以讓這方面的IT運維降至最低甚至消失。泛普軟件甚至提出“讓用戶做系統(tǒng)主人”的創(chuàng)新理念。

    隨著OA辦公系統(tǒng)在單位、組織中的使用率越來越高，管理范圍越來越廣，如何延長其使用周期成為管理者關(guān)心的問題，而使用周期的延展同時也關(guān)乎的費用的增加，特別是運維費用，了解相關(guān)省錢攻略尤為必要。