協(xié)同OA辦公系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用與設(shè)計(jì)

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    在我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的過程中，信息化發(fā)展速度也在逐漸加快，使得數(shù)據(jù)庫、網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用在了企事業(yè)單位當(dāng)中，重點(diǎn)運(yùn)行了電子公文以及辦公自動(dòng)化等技術(shù)類型。核工業(yè)二九〇研究所在還沒有應(yīng)用OA系統(tǒng)的形勢下，依然沿用紙質(zhì)的辦公處理模式，但是在設(shè)計(jì)與應(yīng)用OA系統(tǒng)的過程中，融合自身的管理業(yè)務(wù)與工作需求，極大地將公文管理等方面的技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來。在實(shí)現(xiàn)資源信息化、辦公無紙化以及辦公自動(dòng)化方面，并在應(yīng)用OA系統(tǒng)的條件下得到了較為優(yōu)質(zhì)的效果，值得借鑒。

1 闡述OA系統(tǒng)

    1.1 OA系統(tǒng)概念

    OA系統(tǒng)的概念能夠理解為，把計(jì)算機(jī)技術(shù)作為應(yīng)用主體，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，讓辦公的總體活動(dòng)以計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備作為主要的渠道，以此來構(gòu)成信息管理系統(tǒng)，繼而實(shí)現(xiàn)無紙化辦公的目的。因此，OA系統(tǒng)的支撐點(diǎn)則為：網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、管理科學(xué)等一系列科技突出的現(xiàn)代化技術(shù)，同時(shí)也是對決策的輔助以及對業(yè)務(wù)管理水平的提升作為目的的現(xiàn)代化信息系統(tǒng)。

    1.2 OA系統(tǒng)功能構(gòu)架

    行政辦公、公文處理等系統(tǒng)是OA系統(tǒng)中的重要分支。其中所涉及到的具體功能分別為：傳遞與公文處理。公文處理方面包括：擬稿、核稿、批示、歸檔等；傳遞包含：主題發(fā)表、公告發(fā)布等。在一定程度上，OA系統(tǒng)所具備的特點(diǎn)，主要就是摒棄了傳統(tǒng)工作模式以及紙質(zhì)載體，將無紙化操作作為實(shí)施途徑。

    1.3 OA系統(tǒng)發(fā)展歷程

    （1）平臺(tái)型OA。平臺(tái)型OA主要的中心點(diǎn)為協(xié)同管理，廣泛地應(yīng)用到了工作流、知識(shí)管理等技術(shù)模式，并以成熟的狀態(tài)在公文管理中得到普及。業(yè)務(wù)辦公從早期的單一化功能逐漸發(fā)展為流程的整合，同時(shí)給予了知識(shí)挖掘以及決策支持等服務(wù)。（2）知識(shí)型OA。知識(shí)型OA的應(yīng)用階段，主要是以B/S應(yīng)用模式為首的階段，此管理流程實(shí)現(xiàn)了應(yīng)用配置的基本標(biāo)準(zhǔn)，逐漸地步入了功能應(yīng)用的成熟期。（3）文件型OA。該使用階段屬于單機(jī)版的文件型OA，例如：對WPS、E-mail這類辦公軟件的應(yīng)用，滿足了無紙化辦公的需求。（4）流程型OA。從早期對個(gè)體的重視，直至發(fā)展成為對群件的極大關(guān)注度，這一應(yīng)用階段滿足了共享與交流的目的。

2 OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用

    2.1 應(yīng)用效果

    （1）降低資源浪費(fèi)。在傳統(tǒng)形式下進(jìn)行擬定紙質(zhì)文件的過程中，有必要專人裝訂并在不同的部門中發(fā)放。然而，在對OA系統(tǒng)加以應(yīng)用后，無紙化的操作得到了充分的實(shí)現(xiàn)，電子文件成為了公文批辦與流傳方面的主要手段，在一定程度上降低了公文管理過程中所耗費(fèi)的人力與物力，又避免了一文多印的惡劣情況，充分的改善了辦公的總體成本。（2）信息共享的加強(qiáng)。在傳統(tǒng)形式下的公文是以紙質(zhì)的模式為主，會(huì)在相同的地點(diǎn)和時(shí)間點(diǎn)中只可以進(jìn)行一人的應(yīng)用，存在著信息的獨(dú)占性。然而，在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，電子公文會(huì)在相同的地點(diǎn)和時(shí)間中供多人閱讀，給予了多用戶檢索的功能，其共享性尤為突出，可以實(shí)現(xiàn)文件執(zhí)行的有效性。（3）辦公效率的提升。文件的分發(fā)和傳遞在傳統(tǒng)模式的基礎(chǔ)上，工作人員既要捧著文件夾奔走于各個(gè)樓層，請求領(lǐng)導(dǎo)的審批，又要根據(jù)批示的內(nèi)容開展傳閱與承辦，可能需要跑遍每個(gè)樓層，才能夠?qū)⑽募姆职l(fā)與傳遞任務(wù)完成，其全過程較為復(fù)雜，無法達(dá)到高效辦公。然而，在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后的階段，全部的辦公流程都能夠利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳遞，工作人員僅僅在OA系統(tǒng)中登陸，利用對功能鍵的點(diǎn)擊就能夠?qū)⒉煌沫h(huán)節(jié)充分掌控，滿足了網(wǎng)上操作的時(shí)效性。此外，工作人員還能夠利用跟蹤處理，即時(shí)地對文件的全部管理流程進(jìn)行監(jiān)控，催辦不同環(huán)節(jié)的文件，從而提高全過程的辦公效率。（4）公文處理流程的規(guī)范化。就傳統(tǒng)形式下的審核、修改公文環(huán)節(jié)而言，受到了極大的人為因素制約力，存在著較大的隨意性，無法確保文件的質(zhì)量與及時(shí)性。然而，在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后的階段，系統(tǒng)自動(dòng)格式化了公文的處理流程，擬定公文的負(fù)責(zé)人需要進(jìn)行平臺(tái)的登陸，通過模板進(jìn)行正文、標(biāo)題、公文文種等要素的填寫，來實(shí)現(xiàn)規(guī)范化的項(xiàng)目類型。

    除了領(lǐng)導(dǎo)擁有著修改文稿的權(quán)力之外，擬稿人也有權(quán)利進(jìn)行文稿的修改，并且所涉及到的全部修改痕跡都會(huì)詳細(xì)地保存在系統(tǒng)當(dāng)中，并且會(huì)正確地進(jìn)行備份，便于日后的查詢，能夠?yàn)檎w文件的格局方面提供十分明確的憑證。

    2.2 功能需求

    在OA系統(tǒng)中，公文管理是十分繁瑣的系統(tǒng)，其繁瑣的程度會(huì)在兩個(gè)方面體現(xiàn)：其一，縱橫交錯(cuò)的系統(tǒng)。就橫向而言，同一個(gè)組織中的不同職能部門會(huì)共同使用OA系統(tǒng)，組織級(jí)別不同，公文系統(tǒng)方面也會(huì)存在異同；就縱向而言，多級(jí)組織會(huì)一同使用公文系統(tǒng)。其二，在公文管理方面具備多元化特點(diǎn)，往往會(huì)受到較多因素的制約，組織級(jí)別的不同，就會(huì)存在不同的公文處理流程?；诖?，現(xiàn)階段OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用模式，一般都會(huì)參照傳統(tǒng)形式下的管理方法，在主要的流程中會(huì)將程序軟件作為實(shí)施對象，來體現(xiàn)出與手工處理后的模式相近的效果。核工業(yè)二九〇研究所通過對OA系統(tǒng)的有效應(yīng)用，合理地融合了自身的特點(diǎn)，又根據(jù)國家的相關(guān)規(guī)定，在應(yīng)用過程中，有效地實(shí)現(xiàn)了全過程的管理。

3 OA系統(tǒng)在公文管理中的設(shè)計(jì)

    3.1 設(shè)計(jì)目標(biāo)

    （1）實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公。根據(jù)研究所的實(shí)際狀況，會(huì)由于遠(yuǎn)距離的審批與傳遞，為具體的辦公帶來了極大的不便，制約了工作效率的提升，那么進(jìn)行OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)的早期，就需要細(xì)致的分析到遠(yuǎn)程辦公的需求。針對不同的情況都可以利用互聯(lián)網(wǎng)對主體網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接。在這樣的情況下，需要通過對OA系統(tǒng)的建立，來實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域的遠(yuǎn)程辦公模式。（2）實(shí)現(xiàn)信息共享，滿足日常辦公。利用自動(dòng)化平臺(tái)，可以有效地、自動(dòng)地將某項(xiàng)

    任務(wù)完成，無需耗費(fèi)較多的時(shí)間解決繁瑣的工作，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。利用對工作流程的有效管理，可以與員工充分協(xié)作將任務(wù)指標(biāo)順利完成。OA系統(tǒng)還需要增進(jìn)監(jiān)督功能，讓員工之間與部門之間能夠進(jìn)行協(xié)同的工作，使協(xié)作效率較為簡便，利用OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與使用，可強(qiáng)化公文管理的合理性與科學(xué)性，能夠有效地提升辦公效率。

    3.2 設(shè)計(jì)原則

    設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)是以解決實(shí)際問題、滿足用戶需求為目的而開展的。因此，為了達(dá)到相應(yīng)的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，通過細(xì)致的研究與調(diào)查，OA系統(tǒng)有必要擁有幾方面的設(shè)計(jì)原則：（1）安全性原則。系統(tǒng)安全問題是不能夠被忽視的，其安全問題具體包含：外部隱患、內(nèi)部隱患。在設(shè)計(jì)OA系統(tǒng)的過程中，有必要利用較為合理的安全對策，來確保系統(tǒng)的穩(wěn)定與安全運(yùn)行。（2）先進(jìn)性原則。通過業(yè)界相對認(rèn)同的較為成熟、先進(jìn)的技術(shù)，讓OA系統(tǒng)擁有可靠的運(yùn)行模式與領(lǐng)先的技術(shù)地位。按照用戶的不同要求，確保系統(tǒng)的可維護(hù)性與可用性。（3）成熟性原則。想要將OA系統(tǒng)的可靠性得到保障，服務(wù)器方面需要加快速度，同時(shí)通過先進(jìn)、成熟的架構(gòu)確保技術(shù)的先進(jìn)性與設(shè)計(jì)的合理性。從而將技術(shù)創(chuàng)新為導(dǎo)向來確保軟件的總體質(zhì)量，運(yùn)用這樣的方式才可以提供高效、快速的信息服務(wù)。（4）可靠性原則。OA系統(tǒng)服務(wù)器具體負(fù)責(zé)信息處理、信息操作等重要任務(wù)。那么，就會(huì)具備著較高的可靠性需求，才可以確保系統(tǒng)的順暢運(yùn)行。（5）開放性原則。開放性是所有的設(shè)備都需要具備的特征，全部的硬件與軟件都需要根據(jù)業(yè)界的標(biāo)準(zhǔn)，來增添開放性特征，以此來實(shí)現(xiàn)對公文的統(tǒng)一整合與管理。（6）可維護(hù)性原則。OA系統(tǒng)要具備容易維護(hù)的特點(diǎn)，在系統(tǒng)發(fā)生故障時(shí)要立刻發(fā)出警報(bào)，同時(shí)要開展故障的恢復(fù)及系統(tǒng)的優(yōu)化，要盡可量縮短維護(hù)的時(shí)間，從而將可維護(hù)性提升。

    3.3 系統(tǒng)架構(gòu)的設(shè)計(jì)

    OA系統(tǒng)具體通過MVC分層架構(gòu)進(jìn)行主要模式的設(shè)置，把系統(tǒng)分為了數(shù)據(jù)層、數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層、用戶表示層三層架構(gòu)模式，這樣的設(shè)置能夠提升設(shè)計(jì)方面的清晰度，可是在不同的層次之間擁有著單一的調(diào)整功能以及擴(kuò)展功能，在設(shè)計(jì)的過程中需要將層次與層次之間的耦合程度作為考慮重點(diǎn)。

    （1）數(shù)據(jù)層。數(shù)據(jù)層在一定程度上又叫做數(shù)據(jù)訪問層。它能夠?qū)?shù)據(jù)請求優(yōu)先發(fā)送出去，并由此請求和數(shù)據(jù)庫層開展相應(yīng)的交互，最終在表示層中，將數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)表現(xiàn)出來。數(shù)據(jù)層所操作的信息基本上都與數(shù)據(jù)有關(guān)聯(lián)，可以與數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行直接的通信與交互。

    （2）表示層。界面層是表示層的另一種表達(dá)方式，可以為用戶展現(xiàn)正確的數(shù)據(jù)，并能夠給予用戶錄入數(shù)據(jù)的界面。利用該表示層，用戶完全能夠進(jìn)行數(shù)據(jù)的查詢、修改、刪除、增加等操作。所具備的功能為：數(shù)據(jù)的顯示、獲取以及驗(yàn)證。（3）數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層。數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層具備著承上啟下的作用，就表示層而言，數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)邏輯層所提供的是數(shù)據(jù)操作的服務(wù)，在用戶有需求的情況下，會(huì)利用對有關(guān)數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)層的調(diào)用，將數(shù)據(jù)操作完成。具備的功能為：在“數(shù)據(jù)層”中接收數(shù)據(jù)；向“用戶界面層”傳送結(jié)果。

    3.4 系統(tǒng)管理權(quán)限的設(shè)計(jì)

    OA系統(tǒng)通過嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋?quán)限管理模式，控制了不同的操作范圍。沒有權(quán)利的用戶是無法進(jìn)行有關(guān)操作的，由此可見，OA系統(tǒng)有效地提升了管理員的管理力度以及系統(tǒng)的安全性。

圖1 使用資源權(quán)限控制流程圖

    （1）審核權(quán)限的設(shè)計(jì)。審核權(quán)限具體是為了確保用戶權(quán)限能夠凸顯合法性。系統(tǒng)用戶在對系統(tǒng)使用之前，需要細(xì)致地對角色進(jìn)行分配，角色的不一樣就會(huì)擁有不同意義下的使用權(quán)限。在OA系統(tǒng)中，研究所領(lǐng)導(dǎo)是權(quán)限審核的主要人員，管理員有必要分配角色給每個(gè)用戶，通過審核之后的用戶才能夠具備使用的權(quán)力，反之則無權(quán)使用該系統(tǒng)。（2）使用資源的權(quán)限控制。在登陸到某個(gè)頁面的時(shí)候，權(quán)限控制流程如圖1所示。（3）權(quán)限管理設(shè)計(jì)。所生成的系統(tǒng)用戶角色主要是利用系統(tǒng)用戶和角色清單的整合來構(gòu)成的，僅有順利登陸到系統(tǒng)中的用戶，才能夠構(gòu)成用戶角色，在一定程度上是兩者的合理匹配，在匹配成功的情況下才會(huì)構(gòu)成用戶角色。在登陸之后，系統(tǒng)管理員會(huì)具有全部權(quán)限。若是非管理員，僅僅擁有角色權(quán)限，由此可見，在設(shè)置的權(quán)限方面是較為清晰的，提升了管理的便利性。（4）讀取的權(quán)限。就用戶而言，讀取權(quán)限是安全認(rèn)證的核心環(huán)節(jié)。用戶在登陸的階段，若成功登陸則需要獲得用戶的角色權(quán)限，按照有關(guān)規(guī)定開展權(quán)限分配以及用戶角色分配，為無權(quán)限的提供警示，并呈現(xiàn)出不可用狀態(tài)；有權(quán)限的呈現(xiàn)出可用狀態(tài)。

4 OA系統(tǒng)在公文管理中的應(yīng)用與設(shè)計(jì)的體會(huì)

    4.1 系統(tǒng)的完善是OA系統(tǒng)在公文管理中應(yīng)用的保障

    OA系統(tǒng)無法被用戶認(rèn)同的最大原因就是，OA系統(tǒng)缺乏完善的人性化功能，有關(guān)的操作一定要根據(jù)指定好的規(guī)則與流程開展，操作人員的靈活性與自主性無法體現(xiàn)在OA系統(tǒng)中。在人員變化、機(jī)構(gòu)變化的過程中，軟件系統(tǒng)有必要進(jìn)行逐漸的完善，需要將用戶的使用作為重點(diǎn)，將操作的階段能夠產(chǎn)生的問題進(jìn)行透徹的分析，以此來為用戶提供更加透徹、詳細(xì)的選擇。

    4.2 制度建設(shè)是OA系統(tǒng)在公文管理中應(yīng)用的基礎(chǔ)

    OA系統(tǒng)的自動(dòng)化公文管理，在一般情況會(huì)關(guān)乎到不同的部門以及相關(guān)部門的各個(gè)人員，有著較為廣泛的涉及面，在體現(xiàn)出的新型管理模式與管理理念中，能夠在一定程度上改善傳統(tǒng)的公文管理模式。在推進(jìn)OA系統(tǒng)的進(jìn)程中，無法徹底地防止各種阻力的產(chǎn)生，那么就有必要規(guī)范公文管理的自動(dòng)化實(shí)施制度，擬定出相適應(yīng)的實(shí)施體系，特別要關(guān)注的是摒棄紙質(zhì)文件的傳遞模式，并有必要進(jìn)行強(qiáng)制化的執(zhí)行模式。由此可見，只要在規(guī)定的范圍內(nèi)，利用我國相關(guān)的規(guī)章制度控制OA系統(tǒng)的應(yīng)用，以此來作為依據(jù)應(yīng)用在公文管理當(dāng)中，才能夠在OA系統(tǒng)平臺(tái)中有效調(diào)整行政業(yè)務(wù)，從而加快公文管理自動(dòng)化控制模式。

    4.3 領(lǐng)導(dǎo)重視是OA系統(tǒng)在公文管理中應(yīng)用的關(guān)鍵

    OA系統(tǒng)是系統(tǒng)性極高的工程，在系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、規(guī)劃、實(shí)施以及落實(shí)方面，都會(huì)耗費(fèi)人力與物力，同時(shí)還需要決策和審定技術(shù)方案。并且就OA系統(tǒng)而言，各個(gè)級(jí)別的領(lǐng)導(dǎo)是首要的使用者，既是使用過程中的決策者，又是推進(jìn)OA系統(tǒng)使用的主要力量。在試運(yùn)行OA系統(tǒng)的過程中，主要實(shí)施的是雙軌制度的管理手段，可是因?yàn)楹蛡鹘y(tǒng)形式下的管理模式相比有著極大的異同，所以存在著較低的管理認(rèn)同感，促使產(chǎn)生較低的使用率。若利用領(lǐng)導(dǎo)對OA系統(tǒng)重視度的提升，會(huì)有效的提升在公文管理中OA系統(tǒng)的使用率，在最終必然會(huì)將OA系統(tǒng)的全覆蓋充分實(shí)現(xiàn)。

    4.4 觀念的轉(zhuǎn)變是OA系統(tǒng)在公文管理中應(yīng)用的主要條件

    傳統(tǒng)的手工公文管理模式已經(jīng)應(yīng)用了較長的時(shí)間，構(gòu)成了穩(wěn)定的工作方法與制度模式，公文的主要管理人員也習(xí)慣應(yīng)用于這種管理方式。然而，在應(yīng)用OA系統(tǒng)之后，直接影響到了傳統(tǒng)形式下的辦公模式，由此可見，有必要優(yōu)先關(guān)注到管理自動(dòng)化發(fā)展趨勢的重要性，要在一定程度上摒棄傳統(tǒng)觀念，從而深入了解信息化的發(fā)展模式。此外，專門負(fù)責(zé)公文批閱、公文簽發(fā)的管理人員、部門負(fù)責(zé)人以及業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人均應(yīng)該與自身的實(shí)際相結(jié)合，并以主動(dòng)的姿態(tài)積極地參與到所規(guī)劃的培訓(xùn)當(dāng)中，以此來作為主導(dǎo)優(yōu)勢，透徹地了解信息化公文系統(tǒng)的不同模塊中，所涉及到的功能類型，基于此，有效地提升公文管理的總體效率與質(zhì)量。

5 結(jié)束語

    在OA系統(tǒng)的功能當(dāng)中，OA系統(tǒng)公文管理是較為重要的核心成分，它一方面是提升辦公效率、減少管理和辦公成本、強(qiáng)化研究所內(nèi)部溝通的手段，另一方面也是處理公文的主要平臺(tái)。針對電子化管理、辦公信息化的實(shí)現(xiàn)、資源共享的擴(kuò)大以及工作流程的簡化等方面，都為核工業(yè)二九〇研究所的效益增長帶來了有利的條件。