辦公自動(dòng)化理性淺析

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    辦公自動(dòng)化(OA)是計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)與科學(xué)的管理思想完美結(jié)合的一種境界和理想，已成為各級(jí)組織不可缺少的一條命脈。然而，多年來(lái)OA尚無(wú)一個(gè)確切的定義，人們對(duì)OA的看法和理解各有不同。從多年的辦公自動(dòng)化實(shí)踐中我們發(fā)現(xiàn)，盡管人們對(duì)辦公自動(dòng)化始終有著巨大的需求，由于人們對(duì)于OA的基本內(nèi)涵和外延尚缺乏準(zhǔn)確把握，致使很多組織淺嘗輒止或徘徊觀望。辦公自動(dòng)化是一個(gè)內(nèi)涵非常豐富的大概念，包括辦公自動(dòng)化理論、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、辦公設(shè)備、軟件技術(shù)、文檔類型、業(yè)務(wù)協(xié)同等內(nèi)容。面對(duì)諸多辦公自動(dòng)化相關(guān)要素，我們需要運(yùn)用系統(tǒng)工程的思想和方法，從多角度、多層次思考和把握辦公自動(dòng)化內(nèi)涵和外延，以一份成熟的理性，更有效率地推進(jìn)辦公自動(dòng)化工作。

    本文圍繞OA相關(guān)要素，結(jié)合有關(guān)案例，從目標(biāo)定位、管理思想、功能平臺(tái)、設(shè)備選擇、軟件技術(shù)、實(shí)施策略等六個(gè)維度對(duì)辦公自動(dòng)化進(jìn)行了審視、探索和詮釋，提出了一種辦公自動(dòng)化的推進(jìn)理性，旨在促進(jìn)OA事業(yè)健康發(fā)展。

一、目標(biāo)定位——OA是現(xiàn)代組織的一條命脈

    對(duì)現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化而言，其目的已經(jīng)不局限于減輕職工的工作量，而是要將職工從繁瑣的事務(wù)性工作中解放出來(lái)，用更多的精力去關(guān)注重要的事情，從而提高組織的效率，增強(qiáng)組織的綜合競(jìng)爭(zhēng)能力。從這個(gè)意義上講，辦公自動(dòng)化已經(jīng)不再是一種手段、一種工具，而成為決定組織生存發(fā)展的一條命脈。

    現(xiàn)在有一種較普遍的偏見：認(rèn)為OA僅僅是諸如公文流轉(zhuǎn)、收發(fā)文管理、檔案管理、會(huì)議安排、文獻(xiàn)檢索、電子表格、電子郵件等等這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的處理和交換過程，面向的用戶群也只是機(jī)關(guān)辦公室或企業(yè)的職能部門、文秘部門。無(wú)論人們從什么角度去定義辦公自動(dòng)化，在表示形式和內(nèi)容上有多少不一致，但有幾點(diǎn)是共同的，表現(xiàn)在：

    (1)強(qiáng)調(diào)利用先進(jìn)的、綜合的科學(xué)技術(shù)和現(xiàn)代化的辦公設(shè)備。

    (2)強(qiáng)調(diào)辦公人員和辦公設(shè)備構(gòu)成人機(jī)信息系統(tǒng)。

    (3)辦公自動(dòng)化的目的是要提高辦公效率，改進(jìn)辦公質(zhì)量。

    現(xiàn)代OA有更豐富的內(nèi)容和層面，更廣泛的用戶群，應(yīng)該是一個(gè)應(yīng)用平臺(tái)。該應(yīng)用平臺(tái)的目標(biāo)定位如下：

    1、一個(gè)高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)

    能夠?qū)⒔M織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理。

    2、一個(gè)有效的知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái)

    過去在組織的信息化建設(shè)過程往往重視人、財(cái)、物這些有形的物質(zhì)資產(chǎn)管理，忽視了知識(shí)資產(chǎn)的管理。因此，需要借助知識(shí)管理工具對(duì)組織內(nèi)外的知識(shí)進(jìn)行有效的獲取、沉淀、共享、應(yīng)用、學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，從而提高職工工的素質(zhì)和技能、執(zhí)行力。

    3、一個(gè)個(gè)性化的系統(tǒng)訪問門戶

    傳統(tǒng)的OA功能比較單一，員工容易使用，隨著功能的不斷擴(kuò)展，員工對(duì)功能的需求也不盡相同，這就要求系統(tǒng)必須具有人性化設(shè)計(jì)，能夠根據(jù)不同員工的需要進(jìn)行功能組合，將合適的功能放在合適的位置給合適的員工訪問，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。

    4、一個(gè)良好的組織文化管理平臺(tái)

    開放的社會(huì)造就了開放的社會(huì)人，組織規(guī)模的不斷擴(kuò)大。導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)與員工、員工與員工間的直接溝通機(jī)會(huì)越來(lái)越少，組織需要構(gòu)建新的文化環(huán)境，便于員工相互溝通、增進(jìn)了解、發(fā)現(xiàn)思想傾向并及時(shí)加以引導(dǎo)。

    5、一個(gè)集中的信息整合呈現(xiàn)平臺(tái)

    辦公系統(tǒng)是組織內(nèi)使用面最廣泛、頻率最高的信息系統(tǒng)，希望能夠通過辦公系統(tǒng)實(shí)時(shí)、直觀地了解到組織的運(yùn)行狀況，同時(shí)有效地解決組織內(nèi)“信息孤島”問題。

    6、一個(gè)靈活的業(yè)務(wù)流程整合平臺(tái)

    當(dāng)組織業(yè)務(wù)不斷增加時(shí)，員工辦公環(huán)境將會(huì)越來(lái)越復(fù)雜，因此需要將日常工作活動(dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)的結(jié)合，以快速響應(yīng)用戶需求，同時(shí)減少不必要的重復(fù)工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的整合。

    截止今日，辦公自動(dòng)化經(jīng)歷了以數(shù)據(jù)為中心的第一代，以工作流為中心的第二代，現(xiàn)在正過渡到以知識(shí)為中心的第三代?，F(xiàn)階段的OA系統(tǒng)以知識(shí)管理為核心、以實(shí)時(shí)協(xié)作為技術(shù)支撐手段，以統(tǒng)一的知識(shí)門戶為展現(xiàn)方式，實(shí)現(xiàn)內(nèi)外資源的高效整合和交換，從而提升其管理水平。

    總的來(lái)說，OA應(yīng)該支持一個(gè)組織結(jié)構(gòu)中的所有人的工作，而且應(yīng)該管理一個(gè)組織中的所有信息資源，是一個(gè)集成的辦公環(huán)境。

二、管理思想——將管理智慧物化為OA精髓

    相對(duì)于計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展速度來(lái)說，OA系統(tǒng)的應(yīng)用顯得步履蹣跚。到目前為止，真正能夠適應(yīng)實(shí)際工作需要的0A系統(tǒng)還不多見，各單位仍處于邊干邊探索的階段，OA在理論上沒有形成健全的體系。

    OA是科學(xué)的管理思想在先進(jìn)的技術(shù)手段下的物化。計(jì)算機(jī)技術(shù)和通信技術(shù)僅僅是為實(shí)現(xiàn)OA打下了基礎(chǔ)，提供了可能。要真正實(shí)現(xiàn)OA，還需物化人類思維中科學(xué)管理的內(nèi)容。不體現(xiàn)人類管理智慧，就不會(huì)有真正的OA，如果有，也只是技術(shù)的堆砌和擺設(shè)。因此，科學(xué)的管理思想是實(shí)現(xiàn)OA的核心。

    辦公自動(dòng)化是一門綜合性科學(xué)技術(shù)，它以行為科學(xué)為主導(dǎo)，系統(tǒng)科學(xué)為理論基礎(chǔ)，綜合運(yùn)用信息技術(shù)，完成各種辦公業(yè)務(wù)。

    行為科學(xué)理論，其核心思想是要求管理者把員工作為一個(gè)人對(duì)待，把人視為是需要予以保護(hù)和開發(fā)的寶貴資源，而不僅僅是生產(chǎn)的一個(gè)要素。現(xiàn)行的行為科學(xué)管理理論主要包括以下四個(gè)問題：

    1、人性假設(shè)是行為科學(xué)管理理論的出發(fā)點(diǎn)。

    2、激勵(lì)理論是行為科學(xué)的核心內(nèi)容。

    3、群體行為理論是行為科學(xué)管理理論的重要支柱。掌握群體心理是研究群體行為的重要組成部分。

    4、領(lǐng)導(dǎo)行為理論是行為科學(xué)管理理論的重要組成部分。

    行為科學(xué)既是管理理論的發(fā)展又是管理實(shí)踐的總結(jié)，它的產(chǎn)生與發(fā)展對(duì)管理理論及管理實(shí)踐都有巨大的貢獻(xiàn)，概括地說這些貢獻(xiàn)主要表現(xiàn)在這樣幾個(gè)方面，社會(huì)人假定；需求因素與激勵(lì)；作業(yè)組合；領(lǐng)導(dǎo)理論等。

    系統(tǒng)科學(xué)理論包括信息論、控制論、系統(tǒng)論，三論是一個(gè)相互關(guān)聯(lián)的整體，從它歸納總結(jié)出的三大原理一反饋原理、有序原理和整體原理都是現(xiàn)代OA的重要理論基礎(chǔ)。

    系統(tǒng)科學(xué)的發(fā)展和成熟，對(duì)人類的思維觀念和思想方法產(chǎn)生了根本性的影響，使之發(fā)生了根本性的變革。系統(tǒng)科學(xué)的理論和方法已經(jīng)廣泛地滲透到自然科學(xué)和社會(huì)科學(xué)的各個(gè)領(lǐng)域。

    理論解決本質(zhì)問題。以青島為例，早在2002年，青島市政府在推行機(jī)關(guān)行政管理體制改革時(shí)，結(jié)合行為科學(xué)和系統(tǒng)科學(xué)理論，提出了實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“一體化政府”，為社會(huì)提供“一站式服務(wù)”的電子政務(wù)發(fā)展理論。這一目標(biāo)，體現(xiàn)了電子政務(wù)的兩大主題：一是采用電子化的手段整合部門職能、再造政務(wù)流程，強(qiáng)化部門協(xié)作，推進(jìn)聯(lián)合辦公。提高政府能力和效率。(從政府自身運(yùn)行的角度研究電子政務(wù))。二是在整合部門職能的基礎(chǔ)上，整合部門的各種服務(wù)，統(tǒng)一在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布，使公眾能夠通過一個(gè)窗口方便地獲得這些服務(wù)(從政府公共服務(wù)的角度研究電子政務(wù))。基于以上理論，青島市政府在推行的網(wǎng)絡(luò)辦公系時(shí)，其網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公軟件能夠做到有聲有色，體現(xiàn)了服務(wù)型政府的應(yīng)有作為。

    總之，我們只有站在辦公自動(dòng)化理論的高度，物化科學(xué)的管理思想，從整體上設(shè)計(jì)和把握辦公自動(dòng)化的框架體系，才能推出真正適應(yīng)實(shí)際工作需要的OA系統(tǒng)，才能在管理思想的一脈相承中，延續(xù)OA生命力。