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介紹企業(yè)電子文檔管理的問題
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介紹企業(yè)電子文檔管理的問題
電子文檔難于管理
電子文件數(shù)量眾多,且分布在不同的計(jì)算機(jī)中,文件格式及版本各異,難以統(tǒng)一管理;
文件的準(zhǔn)確性得不到保證
電子文件容易更改的特性,使得文件的準(zhǔn)確性很難得到保證;文檔修改頻率高,版本混亂,相互借用、參考關(guān)系復(fù)雜,一致性和有效性很難保證;
文件共享困難
企業(yè)內(nèi)部人員缺乏有效的手段查找所需的電子文檔,需花費(fèi)大量的時(shí)間在文檔的搜索查詢上,往往會(huì)因?yàn)椴椴坏剿璧奈臋n而需花費(fèi)很多時(shí)間去重建文檔;
企業(yè)各部門缺乏協(xié)作
企業(yè)內(nèi)部各部門、各級(jí)人員無(wú)法有效共享特定業(yè)務(wù)文檔。部門之間信息傳遞不能正確、暢通地進(jìn)行,必將導(dǎo)致一系列負(fù)面影響。如:產(chǎn)品圖紙的變更不能及時(shí)反饋給生產(chǎn)部門,釀成質(zhì)量事故;
缺乏知識(shí)的積累的能力
缺乏有效的手段,確保企業(yè)人員分享他們的知識(shí);企業(yè)人員流動(dòng)性大,各種知識(shí)難以得到積累和提煉;
企業(yè)知識(shí)的安全得不到有效保護(hù)
各種文檔數(shù)據(jù)進(jìn)行電子化后,就會(huì)帶來(lái)企業(yè)核心數(shù)據(jù)的安全及保密的難題;
抗災(zāi)難能力差
企業(yè)內(nèi)部電子文檔分散在企業(yè)中各個(gè)獨(dú)立的電腦中,很難完全避免人為的惡意刪除及自然災(zāi)難的破壞;
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