如何選擇電子文檔管理系統(tǒng)系統(tǒng)

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在知識(shí)管理的實(shí)施中，選擇一套切合組織的實(shí)際，并能夠滿足組織業(yè)務(wù)發(fā)展需要的IT系統(tǒng)支撐組織知識(shí)管理的實(shí)施，是知識(shí)管理有效實(shí)施中的重要一環(huán)。在中國(guó)的各級(jí)組織管理的基礎(chǔ)比較薄弱的情況下，將知識(shí)管理的先進(jìn)理念結(jié)合組織的實(shí)際狀況，用IT系統(tǒng)的形式固化下來就顯得更加必要。

　　什么樣的系統(tǒng)是知識(shí)管理系統(tǒng)?知識(shí)管理系統(tǒng)、軟件、工具、平臺(tái)等這些我們經(jīng)常見到的詞匯之間到底有什么樣的聯(lián)系和區(qū)別?那些被媒體吹得神乎其神的知識(shí)管理軟件沒什么最后卻沒有發(fā)揮作用，而不同廠商的知識(shí)管理系統(tǒng)的功能差別又是那么大，我該相信誰的?另一方面，一家做軟件外包的IT企業(yè)，與一家生產(chǎn)嬰兒用品的制造企業(yè)需要一樣的知識(shí)管理系統(tǒng)嗎?一家初創(chuàng)的律師事務(wù)所和一家擁有成熟業(yè)務(wù)模式和銷售渠道的咨詢公司是否需要的也是一樣的知識(shí)管理系統(tǒng)?

　　如何選擇知識(shí)管理系統(tǒng)，這是一個(gè)問題!

　　原因一：知識(shí)管理理念和實(shí)施覆蓋的范圍是如此之廣，因而其實(shí)施中可能涉及到的IT系統(tǒng)也就五花八門。例如文檔管理、FAQ管理、商業(yè)智能、關(guān)系管理(Relationship Management)、數(shù)據(jù)挖掘、協(xié)同工作、遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)&eLearning等。知識(shí)管理本身的特性，決定了知識(shí)管理實(shí)施中涉及或者可能用到的IT系統(tǒng)多種多樣。不同的企業(yè)，甚至同一家企業(yè)的不同部門和機(jī)構(gòu)，對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的需求功能是不一樣的，可能老總更需要的是對(duì)外部直三知識(shí)源的掌握，所以他可能更需要關(guān)系管理(Relationship Management)，而研發(fā)部的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)則更需要的是支持在協(xié)同工作中的知識(shí)發(fā)現(xiàn)、沉淀、創(chuàng)造和利用的系統(tǒng)。

　　原因二：不斷出現(xiàn)的知識(shí)管理系統(tǒng)和軟件廠商的鼓吹，媒體用各種IT系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理的報(bào)道，徹底讓人迷惑。每一天我們都能看到知識(shí)管理的軟件產(chǎn)品供應(yīng)商出現(xiàn)，并且我們會(huì)聽到用某某公司的內(nèi)容管理(項(xiàng)目管理、客戶管理等)軟件實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理、用某某公司的OA、協(xié)同辦公軟件、用免費(fèi)的Blog、Wiki實(shí)現(xiàn)知識(shí)管理。仿佛任何系統(tǒng)都有企業(yè)拿來做知識(shí)管理，而且任何系統(tǒng)都是成功的。市場(chǎng)信息總有兩面性，在給我們很多啟示的時(shí)候我們也不能忘記用自己的智慧去判斷。

　　原因三：中國(guó)的知識(shí)管理市場(chǎng)還處在一個(gè)軟件和系統(tǒng)廠商推動(dòng)的階段。當(dāng)我們?nèi)ベI一雙鞋子的時(shí)候，我們知道我們的腳有多大的尺碼，按照尺碼去選擇鞋子的大小。而在知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇上，許多企業(yè)卻不知道自己企業(yè)的“尺碼”就匆忙選擇，或者請(qǐng)系統(tǒng)或軟件廠商的“顧問”，然后這些廠商就會(huì)告訴你的需求就是我的軟件的功能，出現(xiàn)所謂“你的腳多大我的鞋就多大”。國(guó)內(nèi)許多知識(shí)管理系統(tǒng)選擇上的錯(cuò)誤就是這樣造成的，無論多么冠冕堂皇，如果你讓賣鞋的給你量腳的尺寸，那么他的鞋子絕對(duì)適合你。

　　在主流搜索引擎關(guān)于知識(shí)管理的關(guān)鍵詞分析中，我們發(fā)現(xiàn)關(guān)于“知識(shí)管理系統(tǒng)、軟件、平臺(tái)、工具”等詞都是比較熱門的詞匯，這正好印證了相關(guān)調(diào)查結(jié)果：在國(guó)內(nèi)已經(jīng)或正要實(shí)施知識(shí)管理的企業(yè)中，都把知識(shí)管理系統(tǒng)擺在了一個(gè)很重要的位置。但我們的調(diào)查也標(biāo)明，在已經(jīng)選擇了知識(shí)管理系統(tǒng)的企業(yè)中，有一半以上的企業(yè)發(fā)現(xiàn)所選擇的知識(shí)管理系統(tǒng)不能夠滿足自己的需要，甚至系統(tǒng)成為了知識(shí)管理實(shí)施中的軟肋。

　　我們認(rèn)為，知識(shí)管理系統(tǒng)對(duì)于企業(yè)的知識(shí)管理實(shí)施能否成功發(fā)揮著很大的作用。知識(shí)管理系統(tǒng)在知識(shí)管理實(shí)施中的作用類似于雙因素理論中所表明的“保健”因素：如果知識(shí)管理系統(tǒng)不好用、不適用或者不能滿足需求，那很容易成為知識(shí)管理實(shí)施的最大障礙。

　　鑒于知識(shí)管理實(shí)施中知識(shí)管理系統(tǒng)選擇的重要性，整理了對(duì)該問題的研究和實(shí)踐成果，站在第三方的立場(chǎng)上對(duì)知識(shí)管理系統(tǒng)的定義、知識(shí)管理系統(tǒng)與知識(shí)管理實(shí)施的關(guān)系、選擇的流程、選擇系統(tǒng)的考核指標(biāo)等進(jìn)行了剖析，希望對(duì)正在或?qū)⒁x擇知識(shí)管理系統(tǒng)的各類機(jī)構(gòu)具有參考價(jià)值。

　　我們認(rèn)為知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇應(yīng)該是在對(duì)企業(yè)知識(shí)管理實(shí)施的目的、企業(yè)的核心業(yè)務(wù)流程、核心知識(shí)流程、知識(shí)管理戰(zhàn)略確定后，自然而然所形成的對(duì)IT支撐平臺(tái)的需求。而不是相反，有知識(shí)管理系統(tǒng)廠商來協(xié)助進(jìn)行需求的分析(這樣需求分析的結(jié)果大部分都是“你的腳多大我的鞋就多大”)。知識(shí)管理系統(tǒng)的選擇必須考慮功能能夠滿足主要的需求，具備良好的可用性、適用性、擴(kuò)展性。