哈爾濱OA信息化：企業(yè)檔案工作的創(chuàng)新方向

一、企業(yè)檔案工作面臨的困境

㈠檔案工作倍受冷落

一是，國有企業(yè)檔案工作日益邊緣化。這集中表現(xiàn)為，許多國有企業(yè)的檔案機(jī)構(gòu)與人員被大幅裁減。近些年，國有企業(yè)紛紛進(jìn)行組織扁平化，削減管理層次，精簡(jiǎn)管理機(jī)構(gòu)，裁減管理人員，以降低管理成本，提高市場(chǎng)應(yīng)變能力。在企業(yè)扁平化過程中，檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員往往成為被首先、重點(diǎn)清理的對(duì)象。例如，中國鐵路物資總公司2000年有專職檔案人員38人，經(jīng)過幾年機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)，到2005年僅剩下兼職檔案人員12名，還有9家下屬子公司未設(shè)兼職檔案人員。[1]鞍山鋼鐵集團(tuán)公司以前最多時(shí)曾設(shè)置了246個(gè)檔案機(jī)構(gòu)，配備了589名檔案人員，僅公司檔案處就有30名干部?，F(xiàn)在全公司檔案人員被裁減為190人，其中專職檔案人員僅為91人，公司檔案處只剩5名干部。[2]在筆者調(diào)研的、有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的13家國有企業(yè)中，有9家公司（占69%）檔案人員編制數(shù)比2000年減少。這9家公司2000年共有專職檔案人員101人，2006年為76人，裁員幅度為25%。

此外，許多公司在薪酬改革后，檔案人員的薪酬水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他部門工作人員，甚至一些具有中高級(jí)專業(yè)技術(shù)職稱的檔案人員也不再享受原有的相應(yīng)職稱待遇。這大大傷害了檔案人員的職業(yè)自豪感和工作積極性，高學(xué)歷、高層次的人才紛紛逃離檔案管理崗位，另覓高枝。

檔案機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)、檔案人才流失所帶來的一個(gè)直接后果就是企業(yè)檔案管理水平的下降。在20世紀(jì)90年初，經(jīng)過企業(yè)檔案目標(biāo)管理認(rèn)定，中國鐵路物資總公司下屬企業(yè)的檔案管理90%達(dá)到國家二級(jí)水平，檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，檔案查全率、查準(zhǔn)率達(dá)95%以上。而今，一些公司已經(jīng)三、五年無人管理檔案了，積壓多年的文件無人整理，一把鑰匙掛在辦公室門口，任由借閱檔案者自理。[3]

二是，民營企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化。相對(duì)于國有企業(yè)，民營企業(yè)的檔案工作受法律約束和行政監(jiān)督較少，因而更加不受重視。許多民營企業(yè)幾乎不設(shè)檔案管理崗位，沒有檔案庫房。例如，2003年在上海和江浙的一項(xiàng)調(diào)查表明：13%的民營企業(yè)無人管理檔案；55.4%的民營企業(yè)未建檔案室，僅有人兼管檔案，而兼管也只是形式上的。[4]2005年在上海南匯區(qū)的一項(xiàng)調(diào)查表明：21%的民營企業(yè)沒有設(shè)立檔案管理崗位，42%的民營企業(yè)沒有安排檔案庫房，63%的民營企業(yè)沒有建立檔案管理制度。[5]在筆者所調(diào)研的13家民營企業(yè)中，僅4家設(shè)有專門的檔案管理崗位，5家只設(shè)有兼職的檔案管理崗位，還有4家無人負(fù)責(zé)檔案管理。

（二）傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼

一是，檔案實(shí)體管理模式遭受沖擊。20世紀(jì)90年代中期以來，中國企業(yè)的信息化進(jìn)程不斷加快，各種各樣的信息系統(tǒng)紛紛建成、運(yùn)行。在筆者所調(diào)研的、有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的23家公司中，18家公司建有辦公自動(dòng)化（OA）系統(tǒng)，占78%；9家建有erp系統(tǒng)，占39%；20家建有財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，占87%；15家建有人力資源管理系統(tǒng)，占65%。信息化建設(shè)使得企業(yè)在各項(xiàng)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)過程中形成的實(shí)體文件越來越少，取而代之的是電子文件。而傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式無法有效地收集、管理易逝的、流動(dòng)的和脆弱的電子文件。

許多企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)電子文件的涌現(xiàn)，采取“鴕鳥政策”，固守傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式，任由電子文件自生自滅，結(jié)果造成大量的檔案資源流失。例如，在北京某信托投資公司，檔案人員只保管有領(lǐng)導(dǎo)簽字、蓋章的重要紙質(zhì)文件，而對(duì)電子文件一概不管，結(jié)果許多員工離職時(shí)隨意拷貝甚至刻意刪除公司電腦中的電子文件。

二是，檔案信息管理模式實(shí)效不高。一些企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)和人員面對(duì)信息化浪潮，也開始積極行動(dòng)起來，他們一方面脫機(jī)或聯(lián)機(jī)接收電子文件進(jìn)館保存，另一方面對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。然后，借助檔案管理系統(tǒng)提供檔案信息的網(wǎng)絡(luò)檢索或?yàn)g覽。但是，不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)只是盲目地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，缺乏先進(jìn)的思想理念作為指導(dǎo)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的根本目的沒有深刻的認(rèn)識(shí)，重視檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)而忽視檔案信息資源的開發(fā)利用，結(jié)果檔案信息化建設(shè)效益低下。例如，南方某大型醫(yī)院信息中心存儲(chǔ)了超過5GB的電子病歷檔案，每天還有來自各醫(yī)療科室數(shù)以千計(jì)的電子病歷檔案。這些電子病歷檔案如果被充分利用，可以提高診斷水平與治療效果，開發(fā)新的藥物，利于醫(yī)患雙方。但是非?？上У氖?，這些已經(jīng)良好歸類、可靠存儲(chǔ)的醫(yī)療信息竟然無人問津。[6]

湖南某企業(yè)檔案館投入巨資采購檔案信息管理軟件，添置大量的儀器設(shè)備，進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。筆者問該館工作人員為什么要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。他們的回答竟然是：“我們看別的單位都在搞信息化，我們也跟著搞唄?！惫P者說：“檔案信息化建設(shè)的最終目的在于，如何利用信息技術(shù)更好地為用戶提供檔案信息服務(wù)?！彼麄冞@才恍然大悟。無獨(dú)有偶，在北京某石化公司，一名新參加工作的檔案專業(yè)畢業(yè)生向她的領(lǐng)導(dǎo)力陳進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的必要性，領(lǐng)導(dǎo)一直不為所動(dòng)。后來，領(lǐng)導(dǎo)問了一句：“其他公司是怎么做的？”這位新生代檔案工作者答：“早就進(jìn)行信息化建設(shè)了?！薄芭?，那我們也著手做吧。”這種缺乏先進(jìn)思想理念指導(dǎo)，沒有深刻目的性的檔案信息化建設(shè)如何能產(chǎn)生明顯的、實(shí)際的效益呢？事實(shí)上，當(dāng)前進(jìn)行了檔案信息化建設(shè)的企業(yè)，也大多只是實(shí)現(xiàn)了簡(jiǎn)單的檔案信息目錄網(wǎng)上檢索。

企業(yè)檔案工作倍受冷落，傳統(tǒng)檔案管理模式難以為繼。面對(duì)如此困境，一些企業(yè)檔案人員感嘆：“傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作已經(jīng)面臨生存危機(jī)?！彼麄冮_始意識(shí)到：“企業(yè)檔案工作再不改革，必將是死路一條?！?/P>

二、企業(yè)檔案工作陷入困境的原因

在筆者調(diào)研中，67%的企業(yè)檔案人員認(rèn)為，當(dāng)前企業(yè)檔案工作陷入困境的主要原因是“領(lǐng)導(dǎo)不重視”和（或）“員工檔案意識(shí)不強(qiáng)”。某些學(xué)者甚至認(rèn)為檔案行政監(jiān)督不力是主要原因。筆者認(rèn)為，領(lǐng)導(dǎo)不重視、員工檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案行政監(jiān)督不力等只是表面原因，造成企業(yè)檔案工作當(dāng)前困境的根本原因在于，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作系統(tǒng)不能適應(yīng)20世紀(jì)90年代中期以來外部環(huán)境的巨大變化。

（一）現(xiàn)代企業(yè)制度建立對(duì)企業(yè)檔案工作的影響

1992年，黨的十四大提出建立社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的目標(biāo)；1993年，黨的十四屆三中全會(huì)提出建立現(xiàn)代企業(yè)制度的目標(biāo)。此后，國營企業(yè)紛紛進(jìn)行以建立現(xiàn)代企業(yè)制度為目標(biāo)的改制?，F(xiàn)代企業(yè)制度是指產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代公司制度?，F(xiàn)代企業(yè)制度的建立從根本上改變了企業(yè)與政府的關(guān)系，政府不再直接干預(yù)企業(yè)，企業(yè)真正成為自主經(jīng)營、自負(fù)盈虧、自由競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)主體，追求利潤最大化成為企業(yè)的根本目標(biāo)。在遵守國家檔案法規(guī)的前提下，企業(yè)有權(quán)自主開展檔案工作；過去那種主要依賴國家檔案行政管理機(jī)關(guān)運(yùn)用行政手段治理企業(yè)檔案工作的機(jī)制不再可行與有效。于是，國有企業(yè)檔案工作的發(fā)展失去了有力的外部動(dòng)力，只能依賴自生的內(nèi)部動(dòng)力。正如宗培嶺教授所言：“在重新定位企業(yè)與政府關(guān)系的今天，已不可能再靠國家、專業(yè)主管機(jī)關(guān)的行政力量的推動(dòng)來建立現(xiàn)代企業(yè)檔案工作的運(yùn)行機(jī)制?！盵7]

在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制和現(xiàn)代企業(yè)制度下，企業(yè)的一切活動(dòng)都是圍繞創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤最大化這一根本目標(biāo)而展開的。因此，企業(yè)檔案工作發(fā)展的內(nèi)部動(dòng)力應(yīng)該源于為企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)、為企業(yè)實(shí)現(xiàn)利潤最大化服務(wù)。也就是說，企業(yè)檔案工作的根本動(dòng)力在于提供檔案服務(wù)，滿足企業(yè)現(xiàn)實(shí)工作的需求。正如加拿大檔案學(xué)者高德•拉伯楚克（Gord Rabchuk）所言：“與所有精明的商業(yè)部門十分類似的是，企業(yè)檔案管理的成功主要依靠?jī)蓚€(gè)基本因素：(1)所提供的服務(wù)或產(chǎn)品確實(shí)有需求；(2)保證必須的靈活性以滿足利用者不斷變化的需要?！盵8]

但是，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作“重藏輕用”，注重保管企業(yè)的歷史記錄，忽視積極主動(dòng)地為企業(yè)的現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)?！皬倪^去來看，向管理者宣傳檔案工作時(shí)的大部分精力一直集中于檔案管理自身的理論和實(shí)踐——收集、鑒定、整理、保管等主要業(yè)務(wù)上，而在企業(yè)如何從這些技能中獲益的問題上很少費(fèi)心機(jī)?！盵9]這樣，檔案工作就缺乏自生的內(nèi)部動(dòng)力，自然就被企業(yè)管理層冷落。

（二）市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈對(duì)企業(yè)檔案工作的挑戰(zhàn)

過去，中國整個(gè)市場(chǎng)是一個(gè)供小于求的賣方市場(chǎng)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)微不足道。改革開放之后，由于經(jīng)濟(jì)騰飛，中國整個(gè)市場(chǎng)演變?yōu)橐粋€(gè)供大于求的買方市場(chǎng)，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈。2001年中國加入世界貿(mào)易組織（WTO）之后，中國企業(yè)又直面更為嚴(yán)峻的國際競(jìng)爭(zhēng)。

在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)白熱化的環(huán)境下，企業(yè)必須專注于提升自身的核心競(jìng)爭(zhēng)力。為此，企業(yè)將絕大部分資源與精力集中于能直接創(chuàng)造價(jià)值的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，如生產(chǎn)管理、研究與開發(fā)（R&D）、市場(chǎng)營銷等，以及少數(shù)關(guān)鍵的管理領(lǐng)域，如財(cái)務(wù)管理、人力資源管理等；而盡量精簡(jiǎn)不重要的活動(dòng)與部門。

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案工作關(guān)注保存企業(yè)歷史，而忽視創(chuàng)造現(xiàn)實(shí)價(jià)值，不僅不能為企業(yè)當(dāng)前的價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)做出明顯的、直接的貢獻(xiàn)，提高管理效益；而且還需要投入不菲的人力、物力和財(cái)力，增加管理成本，自然就成為被精簡(jiǎn)的對(duì)象。美國檔案學(xué)者瑪西•G•高德斯坦（Marcy G. Goldstein）早在1997年就指出：“今天，沒有幾家企業(yè)愿意為制作咖啡桌書籍而開展歷史項(xiàng)目，更沒有哪家公司愿意投資建立一個(gè)只為文化目的服務(wù)的檔案館?！?[10]

事實(shí)上，當(dāng)前中國企業(yè)檔案工作面臨的境遇，與二十多年前美國企業(yè)檔案工作遭受的境遇十分相似。20世紀(jì)80年代，由于市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)加劇，美國企業(yè)紛紛裁員。許多效益滑坡的企業(yè)裁撤了檔案館和檔案人員，一些企業(yè)干脆將自己的檔案送到公共檔案館或大學(xué)檔案館保管。[11]1987年，弗雷德里克•羅斯（Frederick Rose）在《華爾街雜志》發(fā)表了一篇題為《為降低成本諸多企業(yè)將其歷史掃地出門》的文章，指出：“檔案工作和歷史研究滑坡的背后是一種過于簡(jiǎn)單化的理論邏輯，即認(rèn)為檔案需要存貯空間和加工整理，整理需要?jiǎng)诹?，而勞力需要資金，因此檔案工作自然就成為企業(yè)管理者緊縮開支的最合適不過的靶子?！盵12]

（三）信息技術(shù)飛速發(fā)展對(duì)企業(yè)檔案工作的沖擊

20世紀(jì)90年代初之前，中國企業(yè)已經(jīng)開始在生產(chǎn)、經(jīng)營、管理活動(dòng)過程中應(yīng)用信息技術(shù)，從而產(chǎn)生一批機(jī)讀檔案。但是，當(dāng)時(shí)信息技術(shù)只是一種輔助性手段，應(yīng)用相當(dāng)有限；產(chǎn)生的機(jī)讀檔案數(shù)量不多，只是實(shí)體檔案的補(bǔ)充。因而，沒有對(duì)檔案實(shí)體管理模式產(chǎn)生根本性的沖擊。20世紀(jì)90年代中期以來，中國企業(yè)掀起信息化建設(shè)的高潮。企業(yè)各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門紛紛開始應(yīng)用各種各樣的信息系統(tǒng)。信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，使得電子文件數(shù)量越來越龐大，種類越來越繁多，而實(shí)體文件則越來越少。這樣，傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理模式失去了管理對(duì)象。

早在1971年，時(shí)任國際檔案理事會(huì)秘書長(zhǎng)的羅貝爾•昂利•鮑梯埃就曾警告說：“如果檔案人員對(duì)技術(shù)的發(fā)展默然置之，將會(huì)導(dǎo)致檔案職業(yè)的衰敗”。[13]然而，中國檔案界直至1996年第十三屆國際檔案大會(huì)在北京召開之后，才開始關(guān)注電子文件管理理論。至于有效的電子文件管理實(shí)踐則更晚。而且，許多檔案工作者面對(duì)信息技術(shù)發(fā)怵，而發(fā)怵又使他們不愿意接受信息技術(shù)，從而導(dǎo)致一種阻礙檔案工作發(fā)展的惡性循環(huán)。

三、企業(yè)檔案工作走出困境的方向

時(shí)代變革了，環(huán)境改變了，而企業(yè)檔案工作沒有做出相應(yīng)的變化，于是陷入了困境。因此，企業(yè)檔案工作的根本出路在于通過變革適應(yīng)時(shí)代變革、環(huán)境變化的要求。也就是說，“當(dāng)時(shí)代改變，我們必須通過變革來謀求生存”；否則，“如果檔案事業(yè)仍然沉浸于昨日的世界里，那么企業(yè)檔案員的職業(yè)將煙消云散”。[14]

傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作要適應(yīng)外部環(huán)境的變化、走出當(dāng)前面臨的困境，僅僅進(jìn)行細(xì)枝末葉的修修補(bǔ)補(bǔ)已經(jīng)無濟(jì)于事，唯有進(jìn)行根本性的變革和創(chuàng)新。而根本性的變革和創(chuàng)新需要有先進(jìn)的管理理念與管理模式指導(dǎo)。這種指導(dǎo)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式，必須順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景與時(shí)代發(fā)展潮流。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，這種順應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景與時(shí)代發(fā)展潮流，能夠指導(dǎo)企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的管理理念與管理模式就是知識(shí)管理。因?yàn)橹R(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，它能從各個(gè)層面為企業(yè)檔案工作創(chuàng)新提供新的思維。

（一）知識(shí)管理是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式

當(dāng)前，全球最根本的社會(huì)經(jīng)濟(jì)背景、時(shí)代發(fā)展潮流是知識(shí)經(jīng)濟(jì)的興起。知識(shí)經(jīng)濟(jì)是直接依賴知識(shí)和信息的生產(chǎn)、分配和使用的經(jīng)濟(jì)。其本質(zhì)特征是：在整個(gè)社會(huì)生產(chǎn)系統(tǒng)中，知識(shí)產(chǎn)品的生產(chǎn)支配了物質(zhì)產(chǎn)品的生產(chǎn)而居于主導(dǎo)地位，腦力勞動(dòng)上升為人類勞動(dòng)的主要形式。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)成為了關(guān)鍵的經(jīng)濟(jì)資源和比較優(yōu)勢(shì)的主導(dǎo)的、甚至可能是唯一的源泉。知識(shí)經(jīng)濟(jì)作為一種完全不同于農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)、工業(yè)經(jīng)濟(jì)的全新的經(jīng)濟(jì)形態(tài)，必然需要一種全新的管理理念、管理模式和管理方法與之相對(duì)應(yīng)。“因?yàn)橹R(shí)社會(huì)是一個(gè)組織的社會(huì)，其中心器官是管理。僅僅管理就能使今日的所有知識(shí)成為有效?！盵15]知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)通過知識(shí)應(yīng)用、知識(shí)創(chuàng)新，充分發(fā)揮知識(shí)在經(jīng)濟(jì)生活中的作用，最大限度地實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，順應(yīng)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)這種“空前關(guān)注知識(shí)的價(jià)值”的要求，因而成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，成為二十一世紀(jì)管理的必然趨勢(shì)。

（二）知識(shí)管理是企業(yè)檔案工作創(chuàng)新的方向

知識(shí)管理是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)知識(shí)進(jìn)行積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，以實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值，提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)是知識(shí)是企業(yè)的戰(zhàn)略資源，知識(shí)管理的根本目的是實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值、提升企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，知識(shí)管理的基本活動(dòng)是知識(shí)的積累、組織、評(píng)價(jià)、傳遞和應(yīng)用、創(chuàng)新，知識(shí)管理的技術(shù)支撐是現(xiàn)代信息技術(shù)。作為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的管理范式，知識(shí)管理必然為包括檔案工作在內(nèi)的企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)提供創(chuàng)新的思路和視角。

知識(shí)管理的出發(fā)點(diǎn)可以促使人們重新認(rèn)識(shí)企業(yè)檔案的價(jià)值：企業(yè)檔案作為一種重要的知識(shí)載體，應(yīng)該是企業(yè)重要的戰(zhàn)略資源，而不僅僅是簡(jiǎn)單的“歷史記錄”、“資料”或“工具”；應(yīng)該是企業(yè)展望未來的窗口，而不僅僅是回顧過去的鏡子。

知識(shí)管理的根本目的可以促使人們重視定義企業(yè)檔案管理的根本目的：檔案管理不能只重視檔案的收集、整理和保管，而更應(yīng)該重視檔案的開發(fā)和利用；檔案管理不能只是為了保存歷史、再現(xiàn)歷史，更是為了積累知識(shí)、利用知識(shí)；檔案管理不能停留于被動(dòng)的、單一的、滯后的服務(wù)，而必須融入企業(yè)的核心活動(dòng)，為企業(yè)創(chuàng)造價(jià)值、實(shí)現(xiàn)利潤最大化服務(wù)，為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)。

知識(shí)管理的基本活動(dòng)可以促使人們重新思考企業(yè)檔案管理的基本活動(dòng)：檔案管理應(yīng)該從關(guān)注對(duì)檔案實(shí)體的管理轉(zhuǎn)移到關(guān)注對(duì)檔案所存儲(chǔ)的信息、所蘊(yùn)含的知識(shí)的管理。在檔案收集過程中，應(yīng)該不僅確保正式文件的歸檔，而且加強(qiáng)隱性知識(shí)的記錄與收集，加強(qiáng)非正式文件、外部信息的收集，從而將檔案收集活動(dòng)拓展為知識(shí)積累活動(dòng)。在檔案整理過程中，應(yīng)該在檔案實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，按照用戶的檢索偏好與利用習(xí)慣，進(jìn)行多維度、深層次的檔案內(nèi)容分類（知識(shí)分類），從而使檔案整理活動(dòng)演進(jìn)為知識(shí)組織活動(dòng)。在檔案鑒定過程中，應(yīng)該不僅重視檔案的憑證性價(jià)值、長(zhǎng)遠(yuǎn)價(jià)值和保存價(jià)值，而且關(guān)注檔案的情報(bào)性價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和利用價(jià)值，從而使檔案鑒定活動(dòng)創(chuàng)新為知識(shí)評(píng)價(jià)活動(dòng)。在檔案服務(wù)過程中，應(yīng)該貫徹以用戶為中心的理念，通過信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化手段，開展主動(dòng)服務(wù)、個(gè)性化服務(wù)、全過程服務(wù)與超前服務(wù)，努力為用戶提供具體的知識(shí)與問題解決方案（而不僅僅是檔案實(shí)體本身），從而將檔案服務(wù)活動(dòng)提升為知識(shí)服務(wù)活動(dòng)。

知識(shí)管理的技術(shù)支撐可以促使人們重新考察企業(yè)檔案管理的技術(shù)方法：企業(yè)檔案管理必須拋棄傳統(tǒng)的手工操作方式，而采用先進(jìn)的信息技術(shù)。

總之，從知識(shí)管理審視企業(yè)檔案工作，可以促使企業(yè)檔案工作很好地適應(yīng)外部環(huán)境變化的要求，通過挖掘企業(yè)檔案的知識(shí)價(jià)值，為企業(yè)價(jià)值創(chuàng)造活動(dòng)服務(wù)，為提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力服務(wù)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的要求；通過應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，以應(yīng)對(duì)電子文件涌現(xiàn)的沖擊；從而最終走出當(dāng)前面臨的困境，“重新坐回上帝的身邊” 。