哈爾濱OA信息化和企業(yè)信息化之間的關系

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在當今知識經濟時代， 企業(yè)的經營管理方式出現了一些新的特點， 知識生產率成為衡量企業(yè)效率的主要標準， 如何獲取知識、運用知識， 將其轉化為新的技術和產品， 形成企業(yè)現實生產力， 已經成為制約企業(yè)發(fā)展的關鍵因素。在這種環(huán)境下企業(yè)要借助各種技術手段革新傳統的生產管理模式， 實現信息化轉型， 完成生產管理向知識管理的轉變。知識和信息成為影響企業(yè)競爭力的核心要素， 利用信息技術實現知識管理， 通過知識管理充分發(fā)揮技術優(yōu)勢， 使兩者充分協調， 相輔相成，才能充分發(fā)揮企業(yè)整體效益。

目前很多企業(yè)都在搞企業(yè)信息化，作為企業(yè)信息化實施的一個新的熱點——知識管理——在很多企業(yè)已經開始實施應用，但是很多情況下，我們并沒有很好的搞清楚二者的關系究竟如何，雖然在很多文獻資料上，我們都能看到企業(yè)信息化、知識管理的概念，并且大家都認為知識管理屬于企業(yè)信息化范疇的，但是，知識管理如何促進企業(yè)信息化的實施？企業(yè)信息化又怎樣保證知識管理的有效性？要很好的理解這些問題，我們必須從二者的概念和特性入手。

1、 企業(yè)信息化與知識管理的概念

企業(yè)作為國民經濟的基本單元， 其信息化程度是國家信息化建設的基礎和關鍵。企業(yè)信息化就是企業(yè)在生產和經營活動中應用推廣現代信息技術， 合理開發(fā)利用企業(yè)資源， 建立適應的模式來推動企業(yè)發(fā)展， 提高生產經營和管理決策的效率和水平， 提高企業(yè)的經濟效益和企業(yè)競爭力的過程。

信息化的根本目的是實現企業(yè)生產過程的自動化、網絡化和商務運營的電子化以及決策管理的智能化。企業(yè)信息化不僅是技術設備的硬件建設， 只有投入應用才是信息化的根本目的。傳統企業(yè)進行信息化改造， 必須優(yōu)化業(yè)務流程， 整合企業(yè)資源， 提高組織效率， 企業(yè)信息化過程可以說是經濟體制和經濟體制改革的一部分。

而知識管理是在充分肯定知識對企業(yè)價值的基礎上，通過創(chuàng)造一種環(huán)境支持組織和個人充分獲取知識、共享知識、整合知識， 從而提高企業(yè)的應變和創(chuàng)新能力的一種管理理論和實踐。企業(yè)知識管理的出發(fā)點是把知識視為重要的資源， 最大限度地掌握和利用知識。它的目的在于促進企業(yè)積累知識的共享與交流， 使知識創(chuàng)新成為可能。知識管理要達到的管理目標有四方面: 第一， 確保知識在需要時可以獲得。第二， 確保企業(yè)知識通過一定途徑發(fā)布。第三， 確保知識得到充分利用。第四， 對知識加以維護和保護， 確保所有者的權益。

企業(yè)知識管理要達到以上目標， 必須形成一定的知識環(huán)境氛圍， 引進各種技術設備， 以便于知識的獲取、組織、利用， 促進知識的充分共享和擴散傳播， 提供知識交流和知識創(chuàng)新的平臺； 形成促進知識積累和知識交流的企業(yè)文化， 建立激勵員工參與知識共享和知識創(chuàng)新的機制。技術環(huán)境和人文環(huán)境在企業(yè)知識管理中都發(fā)揮著重要作用。

2、哈爾濱OA系統VS企業(yè)信息化

（1）企業(yè)信息化：知識管理立足之本

企業(yè)的信息資源主要以隱性知識和顯性知識兩種形式存在。顯性知識是經過文獻化公開的， 能夠以文字、數字等表述的知識， 是結構化的信息。而隱性知識存在于人們的頭腦中、行為上及概念里， 是沒有經過文獻化的知識，具有很強的抽象性， 難以概括和表達， 是非結構化的信息。從信息角度講， 企業(yè)信息化過程大多是結構化的信息， 它側重于管理各種各樣的記錄型的信息， 將信息以一定的方式匯總、組織起來， 方便查詢和檢索。只有將這些搜集來的信息用于比較、分析、說明和評估后果， 才能形成企業(yè)特有的知識。信息化過程是信息搜集和信息加工過程的結合。而知識管理把對信息的管理和對人的管理結合起來，在處理各種信息加工轉化而成知識的同時， 還重視對人頭腦中知識的挖掘， 通過一定的管理手段激發(fā)人的創(chuàng)造力，形成員工個人知識并激勵知識擁有者將個人知識表達出來。它是顯性知識內部化和隱性知識顯性化兩個過程的結合。它的目的在于培養(yǎng)集體創(chuàng)造力， 是從智力和知識資產中創(chuàng)造有信息的過程， 是實現增值的服務。

從信息角度講， 各種企業(yè)信息資源的處理過程可以形成一個循環(huán)，如下圖所示。信息化過程收集加工各種信息， 形成企業(yè)的知識來源。沒有信息化處理過程， 就無法將共用信息資源轉化成企業(yè)知識， 知識挖掘和知識創(chuàng)新就難以實現。可以說信息化是企業(yè)實施知識管理的一個基礎， 是企業(yè)實現知識管理的中樞環(huán)節(jié)， 其對企業(yè)建設所起的作用是無法忽視的。

信息化提供的技術環(huán)境大大提高了知識的搜集和處理能力， 為企業(yè)的知識積累創(chuàng)造條件。信息搜集人員利用信息檢索技術和知識挖掘技術可以快速方便的從茫茫信息海洋中找到所需信息。利用各種分析、預測、統計軟件對信息進行加工處理， 從中提煉具有價值的信息并利用各種先進的存貯媒體將獲取的信息存貯起來， 積累成企業(yè)特有的信息資源庫。

網絡為企業(yè)提供知識交流的平臺。新的網絡檢索技術和傳播手段使企業(yè)迅速及時獲取內外部的各種信息和向外傳播企業(yè)知識， 為企業(yè)的知識獲取與共享創(chuàng)造捷徑。網絡虛擬會議系統、網上論壇、電子郵件等網絡交流手段使企業(yè)與員工間、各企業(yè)單位間擺脫時空的限制與機構阻隔，同時異地的知識探討與交流成為可能， 任何人都可以在網絡中自由發(fā)表意見， 網絡可以說是促使隱性知識顯性化的最佳媒體， 從而極大的促進了知識共享的水平。企業(yè)還可以利用網絡展開員工培訓， 進行企業(yè)宣傳， 促使獲取的知識得到有效的利用， 使得知識管理效率提高。

積累是知識管理的基礎， 共享是知識管理的靈魂， 知識的積累與共享促進企業(yè)創(chuàng)新成果的形成。信息化為企業(yè)的知識積累、共享和創(chuàng)新創(chuàng)造技術條件。良好的知識利用是企業(yè)增強創(chuàng)新能力的關鍵， 只有當信息及時、準確、完整地貫穿于企業(yè)組織各部門時才能提高信息利用率。要達到這一點不僅僅要占有大量的知識，還要提高知識流動的速度和知識傳播的質量。然而傳統企業(yè)中的組織結構大多是金字塔似的管理結構， 信息自下而上層層傳遞， 決策由上而下層傳達。不完善的組織結構不僅僅遲滯了企業(yè)內部信息流的速度， 而且容易造成信息流動過程中的嚴重流失與失真， 形成知識傳播的壁壘， 給企業(yè)決策與管理帶來隱患。企業(yè)信息化組織結構改革根據企業(yè)生產管理的需要， 減少部分冗余的中間管理層， 使組織結構扁平化， 這樣企業(yè)各個組織之間可以順暢地進行信息交流和反饋， 打破了在企業(yè)中由于權力的分割所形成的知識傳播的障礙， 從而實現企業(yè)內部信息的準確、完整、快速互動， 為企業(yè)知識管理奠定了組織基礎。

網絡給企業(yè)提供了一個開放互連的環(huán)境， 使信息傳播暢通無阻的同時也給企業(yè)的知識管理帶來安全隱患。網絡環(huán)境作為一種非線性變化的環(huán)境， 狀態(tài)復雜而不穩(wěn)定， 信息數量龐大， 來源分散， 良莠不齊。如果企業(yè)疏于安全防范， 缺少一定的信息安全機制， 就會造成大量偽劣信息流入企業(yè)信息搜集系統中， 不僅會導致錯誤的信息分析統計結果， 而且會造成最終的決策失誤， 企業(yè)的知識管理網絡也有被入侵破壞的可能， 企業(yè)的商業(yè)秘密有被盜取和泄露的危險。企業(yè)信息化過程的一個重要環(huán)節(jié)就利用信息技術保障信息安全， 如利用密鑰、防火墻、用戶口令、身份識別等方法設置用戶的訪問權限， 并規(guī)定一定的信息安全機制， 如: 將存有企業(yè)重要資源的文件與開放網絡從物理上隔離開來， 防止企業(yè)數據遭到非法入侵。同時采用各種信息技術及數字水印等保護企業(yè)知識產權， 維護企業(yè)知識創(chuàng)新成果。這些措施為企業(yè)實施知識管理提供安全保障。

（2）知識管理：企業(yè)信息化的發(fā)展之路

知識經濟時代， 企業(yè)知識應用能力和知識創(chuàng)新的水平代替生產要素成為提高效率、創(chuàng)造收益的關鍵。只有將信息轉化為知識， 用知識指導決策， 才能將信息化行為轉化為實際利益， 沒有知識管理的信息化是不完全的。

知識管理在企業(yè)信息化中起著統籌規(guī)劃全局、制定方針、政策的作用。信息化必須以提高知識開發(fā)利用的程度為準則。

信息數量龐大、種類繁雜、真?zhèn)坞y辨的特點給企業(yè)信息的采集帶來了很大的困難， 沒有一定的采集機制， 就很難從龐雜的信息環(huán)境中找到對企業(yè)發(fā)展有用的信息， 浪費了大量的人力和時間， 企業(yè)信息化的全部努力將歸于零。企業(yè)知識管理為企業(yè)制定各種信息采集機制， 避免盲目的搜集信息。同時提供企業(yè)的知識共享機制， 采取各種措施，或激勵或監(jiān)督， 防止企業(yè)在搭便車思想影響下只索取而不貢獻的現象發(fā)生， 形成公平的信息交流環(huán)境， 擴大信息的開放和共享程度， 提高知識利用率。

知識管理理論同樣指導企業(yè)信息化的組織結構改革和資源配置。企業(yè)知識管理理論認為: 一個企業(yè)區(qū)別于其他企業(yè)形成特色的原因在于生產過程中積累的知識和利用知識的水平不同。知識管理根據企業(yè)知識背景來決定企業(yè)的資源配置， 在了解企業(yè)知識數量和方向的基礎上配置企業(yè)知識資源， 提高資源利用率。如根據知識的不同層次確定不同崗位的人員并確定相應的工作規(guī)范、行為標準， 統一工作目標， 培養(yǎng)團結合作精神， 提高企業(yè)人才凝聚力。

信息化是在計算機技術、現代電子通信以及網絡技術的基礎上發(fā)展起來的， 如果沒有一支過硬的人才隊伍， 并隨時保持人才結構的知識化調整升級， 任何企業(yè)要想順利實現信息化轉型都是不可能的?，F代企業(yè)人才缺乏現象極其突出， 真正能夠作為實施信息化的復合型人才比較缺乏。企業(yè)知識管理根據知識經濟競爭化的要求， 突出人才培養(yǎng)和人才激勵機制， 把開發(fā)人才放到企業(yè)重要的位置， 指導企業(yè)培養(yǎng)信息化人才隊伍， 形成健全的人才培訓體系。企業(yè)按知識管理的要求組織人才培訓， 使他們非常熟悉自己的崗位要求和工作設備， 提高企業(yè)人員的信息化知識和技能。關鍵是培養(yǎng)領導和員工樹立知識管理的理念， 激發(fā)他們?yōu)槠髽I(yè)知識貢獻的熱情， 這樣才能使其充分利用企業(yè)網絡等技術設備， 參與企業(yè)知識共享， 形成一種相互學習、廣泛交流的企業(yè)文化和工作環(huán)境，爭取將每個企業(yè)員工的知識充分發(fā)揮出來， 造就學習型組織和學習型個人。同時采取計劃與控制、考評和激勵等手段完善人力資源招聘和選拔機制， 提高企業(yè)人力資源利用率。

隨著信息技術的興起和發(fā)展， 越來越多的企業(yè)意識到技術優(yōu)勢在企業(yè)發(fā)展中的作用和價值， 于是紛紛引進先進的技術設備。但是由于傳統企業(yè)管理思想落后， 無法發(fā)揮信息技術的全部價值——信息化缺乏整體規(guī)劃， 不重視實效， 往往投入不少卻效率低下， 嚴重阻滯了信息技術優(yōu)勢的發(fā)揮。這種狀況表明: 企業(yè)要順利實現信息化， 不僅僅要引進各種技術設備， 更要求掌握科學的管理方法。知識管理理論對于企業(yè)如何利用技術環(huán)境形成自身競爭優(yōu)勢起著至關重要的作用， 企業(yè)通過建立知識管理策略優(yōu)化系統資源配置， 充分整合企業(yè)資源； 開展員工培訓， 使他們了解先進手段帶來的便利， 從而充分利用企業(yè)資源， 提高了技術應用和技術創(chuàng)新的水平。

在知識經濟時代， 企業(yè)可以從很多角度尋求競爭優(yōu)勢， 資金、設備、資源等有形資產的建設以及管理機制、人才隊伍、企業(yè)文化等無形資產建設都成為制約企業(yè)發(fā)展的關鍵因素。但隨著行業(yè)競爭的逐漸成熟， 企業(yè)競爭在經過幾個回合的博弈后， 對有形資產的占有將趨同， 其對企業(yè)競爭力的貢獻將會越來越小， 所以企業(yè)依賴信息化所形成的技術優(yōu)勢只能獲得有限的成功。企業(yè)要想獲得持久的競爭優(yōu)勢， 必須從加強企業(yè)資產的管理能力著手， 使先進的管理理念與設備相結合， 通過積累企業(yè)的無形資產促進有形資產的充分利用開發(fā)， 培養(yǎng)企業(yè)的技術創(chuàng)新和組織創(chuàng)新能力， 以此形成企業(yè)的獨特的難以仿效的無形資產， 這才是企業(yè)獨特的競爭優(yōu)勢。從企業(yè)戰(zhàn)略目標角度看， 企業(yè)信息化的核心就是形成企業(yè)的知識化管理。