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OA軟件知識(shí)

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OA辦公系統(tǒng)的功能之一——無紙化辦公

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    1、何謂“無紙化辦公”
所謂“無紙化辦公”，很多人都會(huì)產(chǎn)生這樣的誤解，以為無紙化辦公就是企業(yè)辦公都不需要用紙張，數(shù)據(jù)全部存儲(chǔ)在設(shè)備中。其實(shí)企業(yè)辦公完全不用紙張這是不可能辦到的事，在辦公過程中，難免會(huì)有用到紙張的時(shí)候。那么，究竟什么才叫做無紙化辦公呢？我們?cè)?strong>OA辦公系統(tǒng)中提到的無紙化辦公意思不是說辦公都不需要用紙，OA中所提到的無紙化辦公意思是盡量減少辦公中紙的用量，比如可以控制打印機(jī)紙張用量等等。所以，真正意義上的無紙化辦公就是減少企業(yè)的紙張使用量，減少紙張的鋪張浪費(fèi)，從而達(dá)到節(jié)約企業(yè)的辦公成本等目的。
    2、企業(yè)實(shí)行無紙化辦公的幾個(gè)重要好處
    a 單據(jù)準(zhǔn)確，可控制出錯(cuò)率，出錯(cuò)可以提醒或拒絕用戶開單，且比手工填寫更加清晰明了；
    b  單據(jù)傳遞不耗時(shí)，并且通過定員定崗系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)傳送，新員工上手容易，無需了解并熟記公司的眾多說明文件。把規(guī)定      
    c 后續(xù)單據(jù)數(shù)據(jù)的匯集十分輕松，比如：原先與外協(xié)對(duì)帳要找出全部的《送檢單》，并錄入到Excel中，形成對(duì)帳清單，現(xiàn)在對(duì)帳清單可以由系統(tǒng)直接輸出，無需錄入。
    d 數(shù)據(jù)可永久保存，需要時(shí)隨手提取，無須花費(fèi)大量時(shí)間翻箱倒柜。如：要查找“以往哪個(gè)零部件的不合格記錄”，用當(dāng)前的紙質(zhì)單據(jù)幾乎是不可能的，一個(gè)月上千張，一年下來上萬張，累積下來就會(huì)使用大量的紙張，然后就會(huì)增加公司成本。
    3、企業(yè)怎樣做才能實(shí)現(xiàn)無紙化辦公
    企業(yè)實(shí)施無紙化辦公的手段就是上一套OA辦公自動(dòng)化軟件。通過安裝OA辦公自動(dòng)化軟件，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層直接在OA平臺(tái)上就可以完成查閱，審批等工作，避免了員工拿著報(bào)表去領(lǐng)導(dǎo)哪里審核，既節(jié)約打印成本，又能提高員工辦事效率。而且使用OA辦公軟件，可以在上面儲(chǔ)存企業(yè)文檔文件，這樣既減少了紙張的運(yùn)用，又方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)查詢公司數(shù)據(jù)，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)辦公更加舒服。
發(fā)布：2007-02-09 14:08    編輯：泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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