一個OA系統(tǒng)，最主要的是它功能的實用度

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兩套OA辦公系統(tǒng)，一套有100個功能，但你只用到其中的10%。另一套有10個功能，但你會用到其中的90%，而你會選擇哪一套呢？

    很多用戶在購買OA系統(tǒng)之前，都會先在互聯(lián)網(wǎng)上找一些相關(guān)的文章作為選型指導(dǎo)。然而由于互聯(lián)網(wǎng)上幾乎各個角落都被一些軟件廠商所利用，到處充滿了各個軟件商產(chǎn)品的宣傳氣息。因此，用戶們在選型之時，容易受到這些理念宣傳文章的影響，加上自己對OA了解不深，因而容易不覺中踏入一個“功能為王”的選型誤區(qū)。譬如，一些用戶在售前咨詢的時候，會很關(guān)心OA系統(tǒng)中是否有具備“知識管理”模塊，或者關(guān)心系統(tǒng)是否為協(xié)同OA系統(tǒng)。

    因為知識管理是一個比較新鮮的話題，協(xié)同又是近幾年的一個轟炸型的理念宣傳。這些概念在當前的文章中時常被提起。這些概念聽起來也很美好，因此，大家都希望自己企業(yè)也能實現(xiàn)知識管理，希望自己也能擁有一個所謂的強大功能的協(xié)同OA辦公系統(tǒng)。

    其實，引進OA辦公系統(tǒng)，不是看別人有什么，我們就要有什么。而是看我們需要什么，才決定OA系統(tǒng)中該有什么。要一個我們本不用到的功能模塊，那只是一個擺設(shè)，更是一種資源的浪費。在此我們主要以知識管理為例，來說明OA系統(tǒng)中功能與合理應(yīng)用的問題。

    知識管理中的知識包括顯性知識和隱性知識兩個部分。前者是指各種成型的文檔資料記錄的知識，后者是指存在于人們的大腦和思維中的各種知識和經(jīng)驗。

    實現(xiàn)知識管理，這個愿望的確是非常美好的，但問題是，愿望太模糊了，要實現(xiàn)到什么程度？如何實現(xiàn)？該讓誰來管理知識？如果以為通過OA辦公系統(tǒng)中的知識管理工具，就可以順利的實現(xiàn)知識管理，那這種想法是比較片面的。在當前的眾多企業(yè)中，即使是大型企業(yè)其實，能夠真正做好知識管理工作的，少之又少。

    其實現(xiàn)在大部分企業(yè)所謂的知識管理并不是真正意義的知識管理，而只能算是文檔管理，或者說是文檔管理的一部分。而文檔管理其實幾乎是每個OA系統(tǒng)都具有的基本功能，只是這些功能的稱謂不同罷了。常見的文檔管理功能包括上傳、共享、更新、存儲等。如果企業(yè)能將這些內(nèi)容做好就相當不錯了。 因為做好這些事情，不單靠工具，你更需要一整套文檔管理的規(guī)范制度，以及對規(guī)范的嚴格執(zhí)行和堅持，甚至需要一個專人、一個專門只能來完成這件事。

    而對于知識管理中的隱性知識，如何將企業(yè)員工優(yōu)秀、有價值的經(jīng)驗從他的大腦里面拿出來，分享給企業(yè)其他人員。這可不是一個輕易可以做到的事情，這更多的還涉及到管理技巧、心理學以及其他科學層面上的問題。事實上，我們不必要去深入研究如何實現(xiàn)這些隱性知識管理的理論和技巧，更不能寄望于比我們?nèi)祟惛?ldquo;愚鈍”的OA知識管理功能。其實只要我們應(yīng)用得當，還是可以通過很多傳統(tǒng)辦法來實現(xiàn)，比如OA系統(tǒng)中的論壇、問卷調(diào)查，它們都是一個很好的交流和分享知識的工具。更重要的是企業(yè)建立了一個平等開放、互動學習的良好氛圍，就可以達到很好的交流和分享的目的。

    所以，我們不需要一味片面的追求各種時髦的功能和概念，一個OA系統(tǒng)，最主要的是它功能的實用度，最關(guān)鍵的不在于它有什么，而在于你怎么用。我們必須清醒的認識到：避免走進“功能為王”的誤區(qū)，OA得以合理應(yīng)用才是關(guān)鍵。回到文章開頭的問題，相信大家心里也都會有了各自的答案。