中燃的OA辦公系統(tǒng)、ERP登錄及信息化之路

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　　軟件: 上海中燃的OA辦公系統(tǒng)、ERP信息化之路已初有成效，李錫東這樣評價項目一期的影響：“金蝶K/3erp系統(tǒng)的上線應用，不僅解決了我公司庫存管理難的問題，而且提高了我公司供油船舶的運行效率，使我公司在船舶供油行業(yè)率先進入了先進管理企業(yè)的行列。”

　　地處上海國際航運中心的上海中燃船舶燃料有限公司(以下簡稱上海中燃)，抓住航運市場飛速發(fā)展壯大的歷史機遇，與金蝶軟件公司合作，成功開發(fā)ERP系統(tǒng)，充分運用信息化平臺，提升企業(yè)競爭力，使航運業(yè)界知名的供油企業(yè)上海中燃如虎添翼。

　　業(yè)務增長的困擾

　　上海中燃承擔進出上海港中外各類船舶的燃油、淡水和滑油供應。按通常的做法，調(diào)度中心在接到各大船公司船舶受油需求后，將船舶的位置坐標和油需量登記在EXCEL表格上，再統(tǒng)一進行供油船的調(diào)度。

　　供油船舶在接收到調(diào)度中心任務單后，便在浦江港內(nèi)、吳淞口外對客戶船只進行供油作業(yè)。但如果船上油品不足，則需到油庫提油，再進行供油作業(yè)。船舶完成供油任務后，抵達碼頭。將任務完成單等單據(jù)遞交給每天在碼頭等候的人員交回總部進行作業(yè)數(shù)據(jù)的歸檔、處理。

　　看似簡單的業(yè)務流程，卻充滿的多變不可控的因素。

　　受油船舶受氣候、裝載、港口變化等不確定因素，其位置時常變化，對油料補給的需求因此也常產(chǎn)生變數(shù)。因此上海中燃調(diào)度中心時常要根據(jù)客戶的變化而改變供油量和供油船舶。一旦發(fā)生改變，需要及時改變表單數(shù)據(jù)，而與其相關聯(lián)的上下游油料庫存數(shù)據(jù)都將發(fā)生改變。

　　“在幾年前，我們年業(yè)務量均在百萬噸以下，通過手工進行表單操作尚能保證業(yè)務的有序進行，但近2年隨著業(yè)務量增長到百萬噸以上，單靠手工進行報表統(tǒng)計就顯得效率低下了，所帶來的重復勞動也多很多。”王晉紅，上海中燃經(jīng)營管理部副經(jīng)理這樣說到。

　　對于業(yè)務增長帶來的工作量增長，負責潤滑油調(diào)配統(tǒng)計的小巢最有發(fā)言權。小巢所負責的潤滑油由于品種多，品牌多，規(guī)格多，因此每當油料補給發(fā)生改變，小巢就要重新比對Excel的各項各類，然后一一修改。“加班對我來說已經(jīng)是家常便飯了。”小巢回憶起那段時光頗顯無奈。

　　業(yè)務增長不僅加大了員工的工作量，也為上海中燃的高層管理決策帶來諸多不便。由于信息點散且流動性大。公司總部難以完全掌控調(diào)度中心、油庫、作業(yè)船舶的情況。通?？吹较嚓P數(shù)據(jù)已經(jīng)滯后，現(xiàn)在燃油市場信息稍縱即逝，滯后的信息難以做出正確、及時的判斷和決策，對于上海中燃而言，風險大大增加。

　　“我們公司的業(yè)務比較特殊，大部分作業(yè)是在船上，地點相對不固定，加上業(yè)務形式的多樣化，對數(shù)據(jù)的及時性及準確性就有極高的挑戰(zhàn)。在上ERP之前單為解決各業(yè)務環(huán)節(jié)之間的信息傳遞，就需要花費大量的人力、物力。加上越來越激烈的市場競爭，需要有一個管理上的變革，我們希望通過ERP來幫助實現(xiàn)。我們上ERP系統(tǒng)也不是簡單的把以前的手工帳搬到系統(tǒng)，而是希望通過一個整體的信息規(guī)劃，解決企業(yè)內(nèi)的信息孤島，搭建一個可靠信息傳輸通道。最終通過ERP來提升整個企業(yè)的管理。”上海中燃副總經(jīng)理李錫東是這樣表述的。

　　信息化的改變

　　既有手工管理模式已無法適應業(yè)務的增長，那么改革便順理成章。上海中燃副總經(jīng)理李錫東告訴記者，公司很早就想通過信息化的手段來加強管理，但國內(nèi)一直沒有成功應用案例可供參考，軟件廠商也始終沒有合適的行業(yè)解決方案。

　　在接觸多家軟件公司選型比較后，上海中燃最后選擇了金蝶K/3 ERP。對于選擇金蝶的理由，上海中燃王晉紅說“金蝶是所有競標的軟件公司中準備最為細致的，強大的技術力量以及對我司項目的重視程度，對我們所提出的需求都給出了較為滿意的解決方案。”

　　2009年7月，上海中燃信息化項目正式啟動，在經(jīng)過需求調(diào)研、項目計劃、系統(tǒng)培訓和數(shù)據(jù)初始化準備后，2010年4月，系統(tǒng)正式上線。

　　系統(tǒng)上線之初，大部分員工對于系統(tǒng)不熟悉，船舶人員、油庫人員培訓是最大的難題。于是信息化項目負責人之一的葉俊和王晉紅，就組織各業(yè)務部門派代表進行集中學習，以傳幫帶的方式進行信息化培訓。對于總部的大部分業(yè)務部門，幾次培訓后基本上都能熟練掌握。但船舶和油庫的工作人員，由于年齡較大，接受新事物比較慢，幾次培訓后效果并不理想。于是葉俊、王晉紅他們改變了培訓的模式，自己帶著信息化項目組去現(xiàn)場，在船上和油庫工班手把手教員工如何將數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)。

　　按以往的作業(yè)模式，船舶到港后遞送紙質(zhì)單據(jù)至總部，財務審核后開票，應收賬款時間過長?，F(xiàn)在只要在有3G網(wǎng)絡的地方，船上員工就能在開票后第一時間將數(shù)據(jù)傳回公司總部，財務周期可以大幅縮短。

　　小巢也是信息化的直接獲益人。系統(tǒng)開發(fā)過程中，金蝶針對上海中燃的業(yè)務特性和行業(yè)需求，在原有系統(tǒng)的基礎上，為上海中燃額外定制了20張表單，其中包括外貿(mào)潤滑油收發(fā)明細表、潤滑油可用庫存表、潤滑油供應量統(tǒng)計表等和小巢日常工作密切相關的數(shù)據(jù)報表。這些報表代替了原來手工重復勞動，為業(yè)務人員在庫存管理方面起了很大的作用，也提供了各船舶和油庫月度作業(yè)量，滿足了單船考核所需要的數(shù)據(jù)。如今小巢只需根據(jù)改動將數(shù)值輸入系統(tǒng)，各表單會自動更新數(shù)據(jù)，免去了逐一對比修改數(shù)據(jù)的煩惱。而作為業(yè)務骨干的小巢，如今除了完成潤滑油部分的報表統(tǒng)計，小巢還能將更多精力用于開拓新客戶服務客戶。

　　在應用K/3 ERP船舶作業(yè)管理模塊后，上海中燃調(diào)度中心目前能清晰掌握供油船現(xiàn)有油量、油庫庫存，合理安排船舶作業(yè);船舶將作業(yè)情況實時匯報，直接生成各種業(yè)務單據(jù)，加速上海中燃企業(yè)供應鏈流轉(zhuǎn)，提供了進度管理的基礎;油庫將提油、供油的油品質(zhì)量數(shù)據(jù)隨質(zhì)量檢測直接錄入系統(tǒng)，生成出庫合格證及供應合格證，有力保障了所供應的燃油質(zhì)量。

　　上海中燃的信息化之路已初有成效，李錫東這樣評價項目一期的影響：“金蝶K/3ERP系統(tǒng)的上線應用，不僅解決了我公司庫存管理難的問題，而且提高了我公司供油船舶的運行效率，使我公司在船舶供油行業(yè)率先進入了先進管理企業(yè)的行列。”

　　雖然取得不錯的效果，但李錫東對項目仍抱有更大的期望，“金蝶項目規(guī)劃中的‘管理駕駛艙’模塊目前還沒上線，該模塊的上線后將有助于我們管理層更便捷更有效的查看每日運營的數(shù)據(jù)，為管理層及時和準確的決策提供依據(jù)。”

　　背景資料：

　　上海中燃船舶燃料有限公司(上海中燃公司)原名：中國船舶燃料供應上海公司，是由中國海運(集團)總公司所屬中海供貿(mào)有限公司和中國遠洋運輸(集口)總公司所屬中國船舶燃料責任有限公司投資組建，是全國最大的船舶燃料及淡水供應的國有專業(yè)化公司，總資產(chǎn)3.1億元。

　　公司主業(yè)：為來往上海港的國內(nèi)、外船舶供應燃油、淡水;兼營：船舶出租、修理，以及中國沿海、長江各類航區(qū)的運、供、貯、銷等多種業(yè)務。

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