呼倫貝爾市政協(xié)公文歸檔程序及管理辦法

（2012年6月5日  市政協(xié)二屆二十三次秘書長會議通過）

為加強政協(xié)機關公文管理，完善辦理程序，正確界定文件材料歸檔范圍，準確劃分檔案保管期限，使所保存的檔案既能反映機關主要職能活動情況，維護其歷史面貌，又便于保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》，制定本規(guī)定。

一、總體要求

l.文件及公文處理做到及時、準確、安全，提高文件和公文處理的效率和質(zhì)量。

2.實行嚴格的保密制度，嚴守國家秘密。

3.公文的起草簽發(fā)做到格式、文風、行文關系的規(guī)范化、標準化。

二、政協(xié)機關公文歸檔范圍

1.《呼倫貝爾市政協(xié)委員會文件》適用的主要文種有：決議、決定、規(guī)定、意見、通知、調(diào)研報告、工作規(guī)則、工作要點等。主要用于市政協(xié)處理政務性工作；發(fā)布經(jīng)全委會議、常委會議討論通過的重要決策事項；任免政協(xié)主席、副主席，秘書長、副秘書長，各委室主任、副主任；向市委、市政府報送的調(diào)研（視察）報告、建議案等。

2.《呼倫貝爾市政協(xié)黨組文件》適用的主要文種有:決定、意見、報告、請示、通知、工作規(guī)則等。主要用于需要市委研究決定的重要事項，市政協(xié)黨組貫徹落實黨的方針政策，作出重要工作部署，處理日常工作等。

3.《呼倫貝爾市政協(xié)辦公廳文件》適用的主要文種有：決定、意見、通知、通報、報告、請示、辦法、函、工作規(guī)則、工作計劃等。主要用于市政協(xié)辦公室處理日常工作，以及辦公室職權(quán)范圍內(nèi)辦理的事項；公布市政協(xié)機關的規(guī)章、制度、辦法和意見；下發(fā)通知；請求批準等。

4.有關自治區(qū)政協(xié)、呼倫貝爾市委、市政府、各市直單位等需歸檔的文件。

三、公文歸檔管理

1.公文辦理完畢后，應按照《中華人民共和國檔案法》、呼倫貝爾市檔案史志局管理的有關規(guī)定和市政協(xié)機關檔案管理的有關規(guī)定，由公文承辦人及時將公文正本、定稿、軟盤及有關資料收集齊全，交秘書處整理歸檔。

2.市政協(xié)召開的全委會議、常委會議、主席會議形成的會議材料，由秘書處負責整理，交辦歸檔。

3.聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位負責整理，交秘書處歸檔，相關單位可保留復制件和正本。

4.自治區(qū)政協(xié)、呼倫貝爾市委、市政府、各市直單位等需歸檔的文件。

四、機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定

第一條：機關文件材料歸檔范圍

（一）反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的文件材料；

（二）機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；

（三）本機關需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；

（四）其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。

第二條：機關文件材料不歸檔范圍

（一）上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非本機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；

（二）本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內(nèi)部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；

（三）同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；

（四）下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。

第三條：凡屬機關歸檔范圍的文件材料，必須按有關規(guī)定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統(tǒng)一管理，任何個人不得據(jù)為已有或拒絕歸檔。

第四條：機關文書檔案的保管期限定為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

第五條：永久保管的文書檔案主要包括

（一）本機關制定的法規(guī)政策性文件材料；

（二）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要文件材料；

（三）本機關職能活動中形成的重要業(yè)務文件材料；

（四)本機關關于重要問題的請示與上級機關的批復批示，重要的報告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計報表等；

（五）本機關機構(gòu)演變、人事任免等文件材料；

（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的重要文 件材料；

（七）同級機關、下級機關關于重要業(yè)務問題的來函、 請不與本機關的復函、批復等文件材料。

第六條：定期保管的文書檔案主要包括

（一）本機關職能活動中形成的一般性業(yè)務文件材料；

（二）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性文件材料；

（三）本機關人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本機關一般性事務管理文件材料；

（五）本機關關于一般性問題的請示與上級機關的批復、批示，一般性工作報告、總結(jié)、統(tǒng)計報表等；

（六）上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的一般性文件材料；

（七）上級機關和同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料；

（八）同級機關、下級機關關于一般性業(yè)務問題的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料；

（九）下級機關報送的年度或年度以上計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、重要專題報告等文件材料。

第七條：機關對應歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進行相應歸檔。

第八條：機關聯(lián)合召開會議、聯(lián)合行文所形成的文件材料原件由主辦機關歸檔，其他機關將相應的復制件或其他形式的副本歸檔。

附件：《文書檔案保管期限表》

附：

文書檔案保管期限表

1.本級黨的代表大會、人民代表大會、政治協(xié)商會議，工會、共青團、婦聯(lián)代表大會的文件材料

1.1 請示、批復、通知、名單、議程、報告、領導人講話、選舉結(jié)果、討論通過的文件、決議、紀要、公報、主席團會議記錄等文件材料  永久

1.2 大會發(fā)言，人大代表建議和意見、人大議案及答復，政協(xié)委員提案及辦理結(jié)果，簡報，快報  永久

1.3 重要的賀信、賀電，籌備工作、選舉過程中形成的文件，小組會議記錄、會議服務機構(gòu)的計劃、總結(jié)等文件材料  30年

1.4討論未通過的文件  10年

2.本級黨委、人民代表大會、政治協(xié)商會議、紀律檢查委員會、共青團、工會、婦聯(lián)的常委會、執(zhí)委會、主席團、全體委員會會議，政府常務會、辦公會議的文件材料

2.1公報、決議、決定、記錄、紀要、議程、領導人講話、討論通過的文件、參加人員名冊  永久

2.2討論未通過的文件  10年

3.本機關組(或?qū)嵭悬h委制的黨委)會議和行政辦公會的紀要、會議記錄  永久

4.本機關召開工作會議、專題會議的文件材料

4.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要  永久

4.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報30年

5.機關聯(lián)合召開會議的文件材料

5.1本機關為主辦的

5.1.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要  永久

5.1.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報  30年

5.2本機關為協(xié)辦的

5.2.1請示、批復、通知、名單、日程、報告、講話、總結(jié)、決議、決定、紀要的復制件或副本  30年

5.2.2典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡報的復制件或副本  10年

7.上級機關、上級領導檢查、視察本地區(qū)、本機關工作時形成的文件材料

7.1重要的  水久

7.2一般的  30年

7.3本地區(qū)、本機關工作匯報材料  30年

8.本機關業(yè)務文件材料

8.1本機關制定的方針政策性、法規(guī)性、普發(fā)性業(yè)務文件，中長期規(guī)劃、綱要等文件材料  永久

8.2本機關的請示與上級機關的批復、批示

8.2.1重要業(yè)務問題的  永久

8.2.2一般業(yè)務問題的  30年

8.3同級機關、下級機關的來函、請示與本機關的復函、批復等文件材料

8.3.1重要業(yè)務問題的  永久

8.3.2一般業(yè)務問題的  30年

8.4本機關代上級機關起草并被采用的重要法規(guī)性文件、專項業(yè)務文件的最后草稿  30年

8.5機關聯(lián)合行文的文件材料

8.5.1本機關為主辦的

8.5.1.1重要業(yè)務問題的  永久

8.5.1.2一般業(yè)務問題的  30年

8.5.2本機關為協(xié)辦的

8.5.2.1重要業(yè)務問題的  30年

8.5.2.2一般業(yè)務問題的  10年

8.6本機關編輯、編寫的文件材料

8.6.1大事記、組織沿革等  永久

8.6.2簡報、情況反映、工作信息等  10年

8.7行政管理、執(zhí)法活動中形成的文件材料

8.7.1行政管理工作制度、程序、規(guī)定等文件材料  永久

8.7.2執(zhí)法檢查情況匯總、通報，整改通知等 永久

8.7.3行政管理工作中形成的審批、審查、核準等文件材料

8.7.3.1固定資產(chǎn)投資、科技計劃等項目的審批(核準)、管理、驗收(評估)等文件材料  永久

8.7.3.2不動產(chǎn)、自然資源的所有權(quán)、使用權(quán)確認的文件材料  永久

8.7.3.3  20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料永久

8.7.3.4  20年以下有效的許可證、執(zhí)照、資質(zhì)證、資格證等的審批、管理文件材料  30年

8.7.4行政管理工作中形成的備案文件材料 10年

8.7.5行政處罰、處分、復議、國家賠償?shù)裙ぷ髦行纬傻奈募牧?/span>

8.7.5.1重要的  永久

8.7.5.2一般的  30年

8.8計劃、總結(jié)、統(tǒng)計、調(diào)研等方面的文件材料

8.8.1年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料  永久

8.8.2年度以下的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料  10年

8.8.3重要職能活動的總結(jié)、重要專題的調(diào)研材料 永久

8.8.4一般活動的總結(jié)、一般問題的調(diào)研材料   10年

8.9出國或出境訪問考察、參加國際會議，接待來訪等外事活動形成的文件材料

8.9.1發(fā)表的公報，簽訂的協(xié)議、協(xié)定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等  水久

8.9.2出國審批手續(xù)、執(zhí)行日程、考察報告、一般性會談記錄  30年

9.本機關機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會、保衛(wèi)、信訪工作文件材料

9.1機構(gòu)設置、機構(gòu)撤并、名稱更改、組織簡則、人員編制、印信啟用和作廢等文件材料  永久

9.2人事工作制度、規(guī)定、辦法等文件  30年

9.3人事任免文件  永久

9.4先進單位、勞動模范、先進工作者的文件材料

9.4.1受縣級(含)以上表彰、獎勵的  永久

9.4.2受縣級以下表彰、獎勵的  30年

9.5對本機關有關人員的處分材料

9.5.1受到警告(不含)以上處分的  永久

9.5.2受到警告處分的  30年

9.6職工錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤等文件材料  永久

9.7人事考核、職稱評審工作文件材料  永久

9.8職工調(diào)動工作的行政、工資、黨團組織關系的介紹信及存根  永久

9.9職工名冊  永久

9.10黨、團、工會工作活動中形成的文件材料

9.10.1工作報告、總結(jié)，換屆選舉結(jié)果  永久

9.10.2重要專項活動的報告、總結(jié)等  永久

9.10.3黨團員、工會會員名冊，批準加入黨團、工會組織的文件材料  永久

9.10.4情況反映、工作簡報  lO年

9.11紀檢、監(jiān)察工作中形成的綜合性報告、調(diào)查材料

9.11.1重要的  永久

9.11.2一般的  30年

9.12保衛(wèi)部門的安全檢查、調(diào)查記錄  10年

9.13本機關處理人民來信來訪的文件材料

9.13.1有領導重要批示和處理結(jié)果的  永久

9.13.2其他有處理結(jié)果的  30年

10.本機關事務管理文件材料

10.1房產(chǎn)、土地所有權(quán)和使用權(quán)的文件材料   永久

10.2與有關單位簽訂的合同、協(xié)定、協(xié)議、議定書等文件材料

10.2.1重要的  永久

10.2.2一般的  10年

10.3接待工作的計劃、方案

10.3.1重要的  30年

lO.3.2一般韻  lO年

10.4機關財務預算  30年

10.5機關物資(辦公設備及用品、機動車等)采購計劃、審批手續(xù)、招標投標、購置等文件材料，機動車調(diào)撥、保險、事故、轉(zhuǎn)讓等文件材料   30年

10.6國有資產(chǎn)管理(登記、統(tǒng)計、核查清算、交接等)文件材料

10.6.1重要的  永久

10.6.2一般的  10年

10.7職工承租、購置本單位住房的合同、協(xié)議和有關手續(xù)   永久

10.8職工住房分配、出售的規(guī)定、方案、細則，職工住房情況統(tǒng)計、調(diào)查表、職工住房申請  30年

11.上級機關制發(fā)的文件材料

11.1上級機關制發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務的文件材料

11.1.1重要的  永久

11,1.2一般的  lO年

11.2上級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料  永久

11.3上級機關制發(fā)的關于本機關機構(gòu)設置、領導人任免、人員編制等文件材料  永久

12.同級機關制發(fā)的非本機關主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的文件材料   10年

13.下級機關報送的文件材料

13.1重大問題的專題報告  30年

13.2年度和年度以上的計劃、總結(jié)、統(tǒng)計材料10年