外貿型erp流程
erp系統是大型的綜合管理信息系統幾乎涵蓋了企業(yè)日常經營管理的所有方面erp系統的實施必然對企業(yè)原有的管理機制、控制流程等產生全面的影響基于外貿企業(yè)經營的需要全面或在一定范圍內采用erp系統加強企業(yè)管理已成為一種必然。企業(yè)管理以財務管理為中心，因此將企業(yè)財務管理思想與erp系統的流程緊密結合、提升企業(yè)內控水平成為erp系統實施的主要目標。本文著重于從erp系統的流程設計出發(fā)結合本企業(yè)實施經驗探討在erp環(huán)境下外貿企業(yè)內部控制體系的構建。
一、基礎流程規(guī)劃
ERP系統實施是一個長期的分階段的過程，在當前各外貿業(yè)務的erp系統實施中基本處于整合當前企業(yè)資源的第一階段業(yè)務與管理流程的整合是這一階段的首要任務.對外貿業(yè)務流程與財務管理流程的整合其整合的質量，直接影呵到后展系T出也是未來提升企業(yè)管理能力的基礎.
(一)外貿業(yè)務流程規(guī)劃)
外貿企業(yè)的業(yè)務流程.因經營產品、客戶、地區(qū)的不同，會有一些差異，但依然有較多的共性。一般而言外貿業(yè)務包含報價、成交、簽訂外銷合同、簽訂生產(或采購)合同、生產流程庫.儲運報關.資金收付.核銷、退稅等過程.上述流程不同于生二上和細節(jié)將難以適應未米業(yè)法據財務管化.因此在外貿企業(yè)的業(yè)2n流程中選取了合同簽重要節(jié)點進行較為細致的規(guī)劃與設計，以下筆者以所在企業(yè)業(yè)務流程為例簡要進行介紹.
1.報價成交
外貿業(yè)務的起點具有一定的模糊性一般以報價成交開始，也有跳過該過程直接以簽署合同開始的.基于此外貿企業(yè)業(yè)務流程規(guī)劃中僅僅將報價.成交過程作為一個業(yè)務人員用于輔助測算的工具并不作硬性的條款與審核控制，系統為業(yè)務人員報價提供匯率.退稅率、歷史成交與采購信息.費用水平預測等資料輔助決策.如某報價經客戶同意而成交則該部分數據可為后續(xù)流程所使用，否則僅僅作為歷史數據存檔備查.
2.外銷合同
外銷合同決定了外貿業(yè)務的銷售價格與數量，系統中的外銷合同，包含了實際業(yè)務中和外商簽署的實際出口合同信息與相關的成本測算信息系統中資金和物流控制均以此為基礎.因此業(yè)務人員必須錄入真實合同中的關鍵數據如客戶.貿易國別.價格條件.付款方式.付款計劃、合同金額、采購明細預算等為提高效率業(yè)務重點數據必須錄入后續(xù)控制所需數據可稍后補錄.
依據合同數據，系統自動計算出該合同項下盈虧指標按審批權限遞交審批，合同必須經過審批后方能生效并提交簽署，對部分符合預設條件的合同，系統設定自動審批通過.合同條款變更時必須修改合同信息重新提交審批.
此處合同管理實際是對應財務管理中的“事前預算”部分依據該部分內容系統按合同與具體款號商品生成盈虧預測表，涵蓋按商品計算的利潤指標，后續(xù)經濟事項均以此為基礎進行審核與控制.
3.組織生產與采購
外貿企業(yè)生產組織與物料采購所需一切單據均須以外銷合同為基礎生成.業(yè)務部門提出物料采購的建議供貨方與價格采購部門負責具體采購，并登記料件入庫.耗用.商檢、測試.交期等信息形成物料采購流程信息反饋業(yè)務人員以供安排生產或出運.同時依據建議采購量.采購與實際采購的價差、交期延誤率等指標形成采購部門的考核數據.
采購過程中的價格與數量及其耗用信息全程均由系統按外銷合同信息進行比對如超出合同預算的合理范圍即發(fā)出預警信息，并要求必須提交審批該部分的控制對應財務管理中的“事中控制”。
4.成品出入庫
基于外貿企業(yè)業(yè)務特點，成品出運實際為由供貨商直送碼頭，事實上并不存在真正的出入庫過程因此該部分在系統中以登記相關信息打印出運所需單據為主并不作審核控制.
5.儲運報關
該部分主要為單儲部門依據業(yè)務信息制單及復核業(yè)務數據的準確性儲運報關流程中單據處于核心地位其準確性決定了業(yè)務后續(xù)事項的順利與否.故而在此節(jié)點，系統強化了數據核查與流程管理，保證業(yè)務數據與單證數據、實際數據的一致性.準確性并對報關.收匯等單據建立分類跟蹤預警體系，形成儲運進程、單據流程的一覽信息提高單儲部門的管理效能.
6.資金收付
外銷業(yè)務資金收付主要包含收匯結算和國內結算與財務部門的關聯度較大故該流程與財務流程緊密相關，主要置于財務流程中規(guī)劃與財務流程相對獨立的主要是結算核價過程.
7.核銷、退稅
核銷與退稅屬于業(yè)務流程的后續(xù)流程不影響外銷業(yè)務進行，但對業(yè)務利潤的實現有實質性的影響.核銷主要涉及報關.收匯、出運等單據的匯總比對退稅主要設計報關.結算數據的比對匹配.該流程主要以紙質單據的手工匹配為主，信息系統對其效率的提高幫助并不大故而該部分流程任務主要以單據匹配結果數據導入及差異分析為主確保后續(xù)業(yè)務核算中退稅金額與實際入賬金額一致.
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