淺談協(xié)同管理軟件的發(fā)展及應(yīng)用

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    隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)與通信技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已被廣泛的運(yùn)用于社會(huì)的各個(gè)層面，企事業(yè)單位的信息化建設(shè)已越來越被重視，而OA系統(tǒng)作為基礎(chǔ)管理軟件已被企事業(yè)單位公認(rèn)為信息化建設(shè)的必需系統(tǒng)。國內(nèi)的OA系統(tǒng)經(jīng)過了20多年的發(fā)展歷程，其發(fā)展過程中的3個(gè)階段都不同程度的滿足了用廠的需求。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)的高速發(fā)展使得協(xié)同管理系統(tǒng)在不同時(shí)期的功能、開發(fā)技術(shù)和設(shè)計(jì)理念都有很大不同，以下做簡單介紹。

    l 起步階段

    此時(shí)的OA系統(tǒng)只是一個(gè)簡單的工具，其主要目的是處理文字、文檔、表格等，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公。這一階段的OA系統(tǒng)提高了用戶的文件管理水平及資料整理水平，但也只是對公文的流轉(zhuǎn)和檔案的整理起到了較大的幫助，缺乏對于辦公過程中的溝通協(xié)作和角色權(quán)限的設(shè)計(jì)，所以用戶應(yīng)用效果不佳。

    2 MIS階段

    90年代隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，OA技術(shù)也發(fā)生了巨大的變化；OA的功能也強(qiáng)大了很多。這一時(shí)期的OA最明顯的特點(diǎn)是以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，采用C／S結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)，這較好的滿足了組織規(guī)模較大的單位，實(shí)現(xiàn)了用戶的異地辦公，一定程度上提高了工作效率。此時(shí)的OA系統(tǒng)增加了工作流程的概念，使得公文流轉(zhuǎn)、請示審批、日常辦公等按照一定的流程運(yùn)轉(zhuǎn)，初步實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化，方便了員工工作，規(guī)范了組織管理，較高的提高了單位的運(yùn)營效率。

    Lolus Domino／Notes是這一時(shí)期的OA的典型開發(fā)平臺(tái)，Lotus Domino／Notes是IBM Lotus公司開發(fā)的集電子郵件、文檔數(shù)據(jù)庫、快速應(yīng)用開發(fā)、移動(dòng)計(jì)算、以及Web應(yīng)用等技術(shù)于一體的信息開發(fā)和運(yùn)行平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)、支持多種操作系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和硬件操作。Notes因其先進(jìn)的文檔數(shù)據(jù)庫和功能強(qiáng)大的電子郵件系統(tǒng)、工作流開發(fā)、標(biāo)準(zhǔn)的Web應(yīng)用服務(wù)等優(yōu)勢而得以在辦公自動(dòng)化、協(xié)同工作環(huán)境、企業(yè)信息集成和知識(shí)管理中廣泛應(yīng)用。OA在設(shè)計(jì)中的總體結(jié)構(gòu)如圖l。

圖1 總體結(jié)構(gòu)

    系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)如圖2。

圖2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

    3 發(fā)展階段

    到了二十一世紀(jì)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使得企事業(yè)單位對網(wǎng)絡(luò)辦公的要求越來越高，已經(jīng)不能滿足于簡單的自動(dòng)化辦公，而是要各部門能夠?qū)崿F(xiàn)異地、隨時(shí)、隨需的綁同辦公。這就要求OA系統(tǒng)能將單位的信息進(jìn)行全方位、多角度的共享，使得各部門之間能夠及時(shí)的交流與共享相關(guān)數(shù)據(jù)。由于銷售部門和人事部門各自的獨(dú)證的CRM系統(tǒng)和HRM系統(tǒng)都不具備工作流的特點(diǎn)，所以將CRM和HRM集成在OA系統(tǒng)中也是大勢所趨。這時(shí)的OA仍以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)，以B／S結(jié)構(gòu)為主流．這很好地滿足了企事業(yè)隨時(shí)、隨地辦公的需求。在整合了CRM和HRM等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的同時(shí)，增加了門戶的概念，使得OA從行政辦公信息服務(wù)逐步擴(kuò)大延伸到組織內(nèi)部的各項(xiàng)管理活動(dòng)環(huán)節(jié)，成為智能的管理軟件。

    現(xiàn)在的OA開發(fā)技術(shù)也越來越成熟，主要有JSP技術(shù)和ASP技術(shù)兩種。JSP具有良好的跨平臺(tái)性，加上J2EE功能十分強(qiáng)大，但是J2EE的布置使開發(fā)成本顯得略高，而且沒有良好的安裝界面。ASP類似于PHP技術(shù)，開發(fā)簡便，快速，加上IIS的功能支持，是比較簡易快速的開發(fā)技術(shù)。ASP.net可以說是ASP技術(shù)的替代技術(shù)，在Microsoft.NET Framework的強(qiáng)大支持下．可以使用C#、VB、Javaript i種語言來編寫代碼，采用預(yù)先編譯技術(shù)，使得代碼安全性加強(qiáng)。圖3是國內(nèi)某著名廠家基于ASP技術(shù)開發(fā)的OA技術(shù)架構(gòu)圖。

圖3 技術(shù)架構(gòu)圖

    基于ASP技術(shù)的OA界面一般能做到比較美觀，功能菜單目錄設(shè)置也比較簡單，比如如此設(shè)計(jì)：

    雖然，OA系統(tǒng)歷經(jīng)了二十多年的發(fā)展，其技術(shù)已13趨成熟，但一套OA產(chǎn)品的成功與否屁然不是由其開發(fā)技術(shù)來決定的，而是要看其能否滿足用戶的需求?？梢哉f，OA系統(tǒng)的發(fā)展永遠(yuǎn)跟不上用戶的需求，只有真正以客戶需求為導(dǎo)向OA才能真正的符合市場的要求。目前，國內(nèi)的OA廠商雖然各有各的優(yōu)勢，但基本上沒有一家能真正做好協(xié)同辦公。OA系統(tǒng)正面臨著新的需求，比如①搭建高效的協(xié)同辦公平臺(tái)。目前大部分單位都在同時(shí)使用OA、ERP以及其他的項(xiàng)目管理軟件，這些系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)依然是以孤島的形式存在著，無法達(dá)到共享，能將其整合到同一個(gè)平臺(tái)的只有OA系統(tǒng)。②手機(jī)登陸審批工作流程。OA系統(tǒng)現(xiàn)在已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了異地辦公，但是由于客戶端的限制使得用戶很難外地隨時(shí)辦公，這就要求OA系統(tǒng)能通過手機(jī)無線訪問。③需要更加靈活的業(yè)務(wù)流程。企事業(yè)單位工作流程越來越復(fù)雜，這就需要OA具有更加靈活的流程設(shè)計(jì)。這些需求都是OA發(fā)展的方向，作為企業(yè)信息化、知識(shí)化基礎(chǔ)平臺(tái)，未來的OA系統(tǒng)應(yīng)該為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)而發(fā)揮其重要的作用。