提高知識管理系統(tǒng)信息有效性的思路(二）

企業(yè)中的知識可以分為顯性知識和隱性知識。顯性知識可以很容易的將其編碼化，使員工共享。隱性知識是指隱含經(jīng)驗(yàn)類知識，它存在于員工的頭腦中或組織的結(jié)構(gòu)和文化中，不易被他人獲知，也不易被編碼。正如知識連線有限責(zé)任公司首席執(zhí)行官榮·楊（Ron Yang）所說：“顯性知識可以說是‘冰山的尖端’，隱性知識則是隱藏在冰山上底部的大部分。隱性知識是智力資本，是給大樹提供營養(yǎng)的樹根，顯性知識不過是樹的果實(shí)”。通過設(shè)計(jì)適當(dāng)?shù)闹贫?，可以促進(jìn)員工與他人共享自己的隱性知識。知識管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)當(dāng)支持這一需求。

鼓勵共享知識的行為

鼓勵知識共享更多的依賴于企業(yè)的內(nèi)部管理，但知識管理系統(tǒng)能夠?yàn)槠髽I(yè)實(shí)施鼓勵各種共享知識的措施提供支持。知識管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時，需要將用戶對知識管理系統(tǒng)的參與情況記錄下來。

例如，每位員工為知識倉庫提供材料的數(shù)量，每月使用知識管理系統(tǒng)的頻率，以及在虛擬社區(qū)中回答問題的次數(shù)等等，這與相BBS類似之處。將員工參與知識共享的程度與績效評定聯(lián)系起來，同時在各個頻道中突出顯示月內(nèi)貢獻(xiàn)最大的員工名單，充分調(diào)動員工參與知識管理系統(tǒng)的熱情。

專家認(rèn)同機(jī)制

除了從數(shù)量上肯定員工對知識管理系統(tǒng)的參與度外，還要從質(zhì)量上對員工的參與度進(jìn)行評價(jià)。

首先，要十分明顯的標(biāo)明每篇文檔的作者，以及相關(guān)他的相關(guān)作品。

其次，建立討論區(qū)，員工可以在討論區(qū)內(nèi)對每一篇文檔發(fā)表評論，對每篇文檔打分，由員工進(jìn)行初選。

第三，設(shè)立專家評閱機(jī)制，由專家對初選的文檔進(jìn)行評閱，并公布評閱結(jié)果，供員工參考。

第四，在相關(guān)欄目中列出每月的推薦作品，同時，將其與員工的績效考核聯(lián)系起來。

3．更新知識倉庫

知識管理系統(tǒng)與信息管理工具的一個很大區(qū)別在于，知識管理系統(tǒng)是一個活的有機(jī)體，它不僅從外界不斷的接受新的數(shù)據(jù)、信息，并且系統(tǒng)的內(nèi)容不斷地淘汰。其生命力在于不斷的更新。

當(dāng)決策人不斷的從知識倉庫中提取有用的數(shù)據(jù)，放入新的內(nèi)容，知識倉庫將會保持活力。相反，長期不使用知識倉庫將會降低知識倉庫內(nèi)容的可用性。另一方面，不斷地周期性地對知識倉庫內(nèi)的知識進(jìn)行評價(jià)，對數(shù)據(jù)倉庫的可用性十分重要。原因在于，從知識的可用性來看，有些知識的可用周期很長，但有些知識的可用周期很短，如果不定期地對知識倉庫中地知識進(jìn)行評價(jià)，那么庫內(nèi)地知識不僅不能支持員工高效率工作，而且還會產(chǎn)生誤導(dǎo)。

訂立評價(jià)準(zhǔn)則

評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的作用在于規(guī)范提交知識倉庫材料內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)，一方面可以引導(dǎo)員工提供與主題相關(guān)的文章，另一方面，可以降低知識主管在審核提交材料時的難度。

中心式的知識管理

知識倉庫的內(nèi)容除了標(biāo)準(zhǔn)的文檔外，還有大部分的內(nèi)容來自各個員工，這種分散的機(jī)制必然會使知識庫的內(nèi)容關(guān)聯(lián)性下降，增加檢索成本。

知識管理系統(tǒng)采用中心式的管理可以提高有效解決這個問題。根據(jù)企業(yè)規(guī)模的不同，企業(yè)可以設(shè)立單層或多層次的知識管理部門，負(fù)責(zé)審核個人提交的材料，只有符合評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)的材料才能進(jìn)入知識倉庫。

知識管理系統(tǒng)可以設(shè)置審批流程，在員工將材料提交到知識倉庫中后，由系統(tǒng)自動將材料移交至相關(guān)的知識管理部門，在審批通過后，由系統(tǒng)自動將該材料予以發(fā)布。

內(nèi)容更新機(jī)制

在知識爆炸的時代，如果知識倉庫不經(jīng)常維護(hù)，就會降低知識倉庫的有序性。在企業(yè)中需要設(shè)定知識主管來判斷知識的有效性，同時軟件的結(jié)構(gòu)也需要支持這種機(jī)制。

知識倉庫中的知識分為兩種，靜態(tài)知識和動態(tài)知識，對于靜態(tài)知識，如企業(yè)的歷史，成型的規(guī)章制度等，這些知識的生命周期很長，知識主管只需要對其進(jìn)行準(zhǔn)確分類即可。