集團型企業(yè)的OA辦公平臺知識管理規(guī)劃

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集團型企業(yè)的OA辦公平臺知識管理規(guī)劃（泛普軟件）

未來通過知識管理，將員工個人的知識轉化為集團的組織知識，實現知識在集團內的共享。

4.2.3.1.模板庫管理

將工作中需要用到的所有模板統(tǒng)一分類存放于模板庫中，方便員工使用。

4.2.3.2.知識庫管理

所有的員工將工作中產生的所有文檔，經過審批環(huán)節(jié)后發(fā)表到知識庫中，便于其他人查看和學習。

4.2.3.3.工具方法庫管理

將工作中需要用到的所有工具和工作方法統(tǒng)一分類存放于工具方法庫中，方便以后使用。

4.2.3.4.文檔管理

通過該平臺實現文檔分類管理與維護，支持各類文檔(如規(guī)范制度、工作總結、經驗案例等)的獲取、存儲、搜索、學習、版本控制、點評、推薦等，促進企業(yè)文檔知識的沉淀、共享、學習、應用和創(chuàng)新。

• 定義知識分類

在文檔上傳時需明確文檔的分類，如人力資源福利制度則屬于規(guī)章制度類。領導可以查看文檔的分類是否正確，并有權將文檔移到正確的分類中。

• 定義知識屬性

文檔的屬性包括創(chuàng)建者、創(chuàng)建時間、文檔的類型、文檔是關于什么行業(yè)的，與哪個產品或項目有關等。

• 文檔創(chuàng)建

可以在平臺上直接打開文檔模板進行文檔的編輯，也可以直接將word、excel等版本的文檔直接上傳到該平臺。文檔未經過提交時將自動保存為初稿，只有創(chuàng)建者本身能夠看到，文檔提交后其他人才能查看。

• 文檔審批

部分文檔或信息的發(fā)布需要經過審批之后才能發(fā)布到文檔的共享平臺，根據不同類型的文檔自動流轉到不同的審批節(jié)點。

• 文檔發(fā)布

經過審批后的文檔，系統(tǒng)自動發(fā)布到該共享平臺上，而且系統(tǒng)根據設置的規(guī)則，自動給該文檔進行編號。
系統(tǒng)支持對不同類型文檔進行不同規(guī)則的編號，如公文編號、合同編號及一般文檔的編號等。

• 文檔瀏覽

員工根據權限可以查閱和下載附件。不在權限范圍內的文檔系統(tǒng)自動過濾，不顯示在桌面上。

4.2.3.5.知識地圖

所謂的知識地圖，是指以圖形方式來顯示各種知識的來源的儲存地點，專家所在的位置，任務與知識的關系，知識與產品/服務的關系，知識的結構等等。簡單的說，知識地圖就是經由專家整理的一種知識索引。如人力資源部可以將所有新員工需要學習的知識整理成一個知識地圖，新員工只需要打開“新員工學習知識地圖”，就能夠學習所有他應該了解的知識。

4.2.3.6.知識快報

知識管理員定期可以將知識庫、知識社區(qū)等系統(tǒng)模塊中有價值的信息編輯成知識快報，以電子郵件的形式發(fā)送給所有的員工，同時將其上傳到知識管理平臺中。

4.2.3.7.全文檢索

員工對文檔（包括文公、制度、通知等）可以進行全文搜索，也可以按照文檔屬性（作者、類別、描述、關鍵字、標題、發(fā)布時間等）進行多重組合搜索，搜索結果可以按相關度、按時間順序等進行排列。

4.2.3.8.知識統(tǒng)計與報表

通過知識平臺可以統(tǒng)計知識員工對平臺的使用情況以作為考核的參考。如該平臺可以記錄如下信息：登陸的次數、瀏覽的次數、發(fā)布文檔的數目、搜索的關鍵字、發(fā)表評論的次數、訂閱的內容及下載的知識紀錄。系統(tǒng)可以自動評選出“下載次數最多的文檔”、“被回復次數最多的文檔”、“發(fā)布知識文檔最多的員工”等。

4.2.3.9.知識社區(qū)

知識社區(qū)用戶提供了一個共享知識信息的平臺，通過建立一個友好的、使用方便的討論區(qū)，企業(yè)內部的員工可以就自己關心的話題如工作上的疑問等進行討論交流。系統(tǒng)管理員可以對最符合員工提問的答案篩選出來并發(fā)布為最佳答案。

4.2.3.10.檔案管理

對于已經走完整個流程的公文，可以自動地轉化為檔案并管理起來。
員工可以在系統(tǒng)中申請借閱檔案，實現檔案借閱流程的電子化管理。
通過該平臺，員工在經過審批后可以通過該平臺查詢自己需要的檔案的電子版，如果需要看紙質版的檔案可以再走文檔借閱流程。

4.2.3.11.考試系統(tǒng)

通過在該平臺中發(fā)布不同類型考試的題目，測試員工對相關知識的了解程度。員工可以抽任何時間進行測試而不用耽誤工作，測試完畢后系統(tǒng)自動將分數發(fā)到員工的郵箱中。而且第一次不通過時，還可以方便進行第二次、甚至第三次的測試，直到通過為止。
如果是選擇題，系統(tǒng)可以自動為測試對象評分，節(jié)約了閱卷者的時間。

4.2.3.12.專家黃頁

專家黃頁是一個特定的員工名單目錄，記錄了各個方面的專家信息，包含他們擅長的工作和知識領域，通過查詢促進內部某個領域、某個特點知識點的員工與需要該知識的員工之間的交流，從而促進知識在組織內部得到傳播和共享。如某員工有法律方面的問題要咨詢，可以直接在法律專家黃頁中查找具體專家的聯系方式，就相關問題進行咨詢。