OA系統(tǒng)的發(fā)文管理、收文管理與檔案管理簡(jiǎn)介

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　　OA系統(tǒng)的發(fā)文管理、收文管理與檔案管理簡(jiǎn)介

　　泛普軟件推出的OA系統(tǒng)中發(fā)文管理主要處理上級(jí)來文和內(nèi)部制發(fā)的公文。在發(fā)文管理中進(jìn)行擬稿處理，然后將文件提交給經(jīng)辦人，由經(jīng)辦人選擇流程，此公文將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束后，可以直接進(jìn)行文件登記和歸檔處理。

　　收文管理主要是對(duì)外來公文進(jìn)行登記和處理。登記收文過程一般提供了四種方式(附加、引入、掃描、內(nèi)部文本，登記完后將文件提交給經(jīng)辦人，由經(jīng)辦人選擇流程，此公文將根據(jù)所選的發(fā)文流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)，流程結(jié)束后，可以進(jìn)行歸檔處理。

　　檔案管理對(duì)發(fā)送過來的文件進(jìn)行接收，也可以進(jìn)行獨(dú)立歸檔，將公文進(jìn)行組卷移卷(將某案卷中的文件移至其他案卷)。對(duì)案卷可以進(jìn)行封卷，拆卷。對(duì)封卷的案卷或未封卷的案卷都可以進(jìn)行借閱管理。

　　以往的OA系統(tǒng)一般注重的是完成辦公事務(wù)與行政事務(wù)的處理流程，其文檔管理顯然存在以下不足之處:第一，不注重從文件中提取作為自動(dòng)化管理的數(shù)據(jù)，即使有，也基本限于《檔案著錄規(guī)則》的內(nèi)容與形式特征的信息，另外，數(shù)據(jù)提取也基本上由檔案人員完成;第二，公文處理與檔案管理沒有直接關(guān)系，缺乏一體化管理思想，文件管理與檔案管理是獨(dú)立的，很少存在關(guān)聯(lián)，前者很難為后者創(chuàng)造條件;第三，對(duì)電子數(shù)據(jù)(電子文件)保管不夠重視，多數(shù)系統(tǒng)繼續(xù)利用紙質(zhì)文件解決檔案管理問題;第四，OA系統(tǒng)一般由辦公自動(dòng)化部門開發(fā)，檔案部門較少參與，文檔管理流程欠合理。

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